рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Организация совещаний

Организация совещаний - раздел Право, Современные технологии секретарской деятельности (диплом) Организация Совещаний. Как Известно, В Настоящее Время Задачи Управления На В...

Организация совещаний. Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все более сложными и комплексными.

Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией. Самое важное в работе секретаря по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность.

Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений. На этом этапе работы секретарь обязан: своевременно подобрать необходимые материалы; позаботится о размножении собранных материалов, для чего он обязан воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и уметь обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов и, если совещание проводится лишь узким кругом специалистов, отпечатать для него материалы; проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам.

Совершенно иные, чисто организационные задачи должен выполнять секретарь при подготовке конференций или широких, совещаний с участием представителей других, часто, иногородних предприятий и учреждений. В этом случае секретарь обязан: по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов; организовать заказ и рассылку пригласительных билетов.

Если круг участников совещания точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который в последствии служит для регистрации прибывших на совещание. Секретарь обязан оформить места в гостинице. Накануне дня совещания секретарь обязан: а) если совещание будет стенографироваться, уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографисток; б) вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана, исправность аппаратуры (микрофонов, магнитофонов); в) проверить, изготовлено ли объявление с указанием в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в места регистрации участников совещания.

В день проведения совещания, примерно за час до его начала, секретарю необходимо: а) проверить, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регистрации; б) проверить состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры, наполнить графин водой, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовить кнопки для прикрепления чертежей.

Перед самым началом совещания секретарь самостоятельно или с помощью других сотрудников проводит регистрацию участников совещания.

В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регистрацию по спискам, заранее отпечатанным по форме № 8. № п/п Фамилия Имя Отчество Должность Учреждение, предприятие Почтовый индекс, телефон Этот список используется и для рассылки материалов и пригласительных билетов. Во время совещания секретарь обязан проследить, чтобы все документы совещания - протокол, решения - были оформлены правильно, в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами на формы этих документов, разработанными в настоящее время у нас в стране.

После окончания совещания секретарь: а) перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания; б) контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной записи; в) устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или принять участие в исполнении некоторых решений совещания; г) организует заказ на размножение материалов в множительном бюро или типографии; д) согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания; е) организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания. 2.3.3. Прием посетителей Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретарей. Порядок организации приема граждан определяется Законом Украины «Об обращении граждан» [1, с. 9] и «Инструкцией по ведению делопроизводства с обращениями граждан». [2, с. 5] Личные контакты с людьми, где секретарь выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря. Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями.

Поэтому, прежде чем записать на прием, секретарь должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного учреждения. Организуя прием сотрудников своего учреждения, секретарь обязан: а) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время; б) довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия), если сотрудник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем руководителю.

Секретарь согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику. При приеме работников других учреждений и организаций секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.

Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.

В противном же случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику. Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данного руководителя, секретарь докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сроке.

Секретарь при этом обязательно должен записать дату и час приема, а так же фамилию и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так же телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти. Секретарь называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для срочных справок или сообщений. C особым вниманием и тщательностью секретарь должен относится к организации приема. От умелой и четкой работы секретаря зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа секретаря по организации приема граждан заключается в следующем: а) секретарь в специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено; б) секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста, ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы; в) в соответствующих графах карточек или журнала секретарь делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону; г) секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан. 2.3.4.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Современные технологии секретарской деятельности (диплом)

Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример»,… Они служат основанием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, информационной работы, способом…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Организация совещаний

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

История секретарской деятельности и делопроизводства
История секретарской деятельности и делопроизводства. Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в.

Классификация секретарей
Классификация секретарей. В настоящее время в любой организации или на предприятии есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – человек (чаще всего – девушка), работающий на т

Личные и деловые качества секретаря
Личные и деловые качества секретаря. В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые и личные качества: а) Профессиональное мастерство. Это качество подразу

Основные принципы ведения делопроизводства
Основные принципы ведения делопроизводства. Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих

Обработка входящих документов
Обработка входящих документов. Входящие документы (т. е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработк

Обработка внутренних документов
Обработка внутренних документов. Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их под­готовка и оформление осуществляются в

Осуществление контроля за исполнением документов
Осуществление контроля за исполнением документов. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполне

Работа с конфиденциальными документами
Работа с конфиденциальными документами. Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный но

Подготовка служебных командировок
Подготовка служебных командировок. Как показали исследования, многие работники и специалисты расходуют на служебные командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени. Кроме того,

Оформление деловой документации
Оформление деловой документации. Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведутся преддоговорные переговоры, вы

Концепция электронного офиса
Концепция электронного офиса. Документационное обеспечение управленческого труда реализу­ется путем делопроизводственного обслуживания деятельности ап­парата управления. Осуществление докуме

Основные технические средства осуществления секретарской деятельности
Основные технические средства осуществления секретарской деятельности. Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секре­тарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принт

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги