Анализ состояния системы оценки и отбора персонала и недостатки при найме в ООО Магазин

Анализ состояния системы оценки и отбора персонала и недостатки при найме в ООО Магазин. Служба управления персоналом в ООО Магазин 17 определяет вакантные рабочие места, которые необходимо заполнить, на основании сравнения плана по человеческим ресурсам с численностью персонала, уже работающего в организации. Если такие места существуют, начинается процесс приема на работу, состоящий из нескольких стадий детализации требований к вакантному рабочему месту и к кандидату на его занятие, подбора кандидатов, отбора кандидатов и приема на работу.

Алгоритм приема новых сотрудников в ООО Магазин 17 изображен на рисунке 2. Рисунок 2.Схема приёма на работу новых сотрудников в ООО Магазин 17 Под привлечением персонала понимаются все меры, которые принимаются для своевременного удовлетворения потребностей кредитного учреждения в персонале подходящими сотрудниками.

Для этого необходимо пройти многоступенчатый процесс планирования. Механизм определения будущей потребности в персонале представлен на рисунке 3. Рисунок.3. Планирование персонала в ООО Магазин 17 После того, как определена будущая качественная потребность в персонале, необходимо определить требования квалификацию, знания, способности, поведение и т. п которым должны отвечать сотрудники для того, чтобы они могли выполнять свои задачи.

Этот процесс также называют определением профиля требований замещаемых рабочих мест Прием на работу начинается с детального определения того, кто нужен организации. В основе этого процесса в фирме Магазин 17 лежит подготовка должностной инструкции, т.е. документа, описывающего основные функции сотрудника, занимающего данное рабочее место. Должностная инструкция подготавливается службой управления персонала совместно с начальником подразделения, в котором существует вакантная должность начальник службы управления персоналом вносит свое знание процесса создания должностной инструкции, а начальник подразделения - требования к конкретному рабочему месту.

Для облегчения подбора и оценки кандидатов создана квалификационная карта, которая описывает основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности. Карта подготавливается начальником подразделения и работниками службы управления персоналом на основе должностной инструкции и представляет собой набор квалификационных характеристик общее образование, специальное образование, специальные навыки - знание иностранных языков, владение компьютером, умение рисовать и т.д которыми должен обладать идеальный сотрудник, занимающий эту должность.

Пример приведен в приложении 1. Использование квалификационной карты дает возможность структурированной оценке кандидатов по каждой характеристике и сравнения кандидатов между собой.

В настоящее время подбором персонала занимается заместитель директора совместно с руководителями подразделений, нуждающихся в новых сотрудниках. Определив требования к кандидату, сотрудники службы управления персоналом приступают к привлечению кандидатов, используя несколько методов 1. Поиск внутри организации. Прежде чем выйти на рынок труда, сначала пробуют искать среди своих сотрудников, обращаясь к начальникам подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализируя личные дела с целью подбора сотрудников с требуемыми характеристиками. 2. Объявления в средствах массовой информации.

Для привлечения кандидатов размещает объявления в специализированных газетах и рубриках. Преимуществом данного метода является широкий охват населения при относительно низких первоначальных издержках. А недостатком является обратная сторона преимущества огромный наплыв кандидатов, большинство из которых не обладает требуемыми характеристиками.

Но не существует универсального метода подбора кандидатов, поэтому сотрудники службы управления персоналом используют различные методы в зависимости от вакантной должности. Таким образом, совокупность источников подбора персонала в ООО Магазин 17 представлена в таблице 6. Таблица 6. Источники привлечения персонала ООО Магазин 17 Внешние источники Внутренние источники ѕ Учебные заведения различных ступеней и уровней подготовки ѕ коммерческие учебные центры ѕ посреднические фирмы по подбору персонала ѕ центры обеспечения занятости биржи труда ѕ профессиональные ассоциации и объединения ѕ родственные организации ѕ свободный рынок труда. ѕ Высвобождение персонала в связи с изменениями номенклатуры и объемов производства ѕ механизацией и автоматизацией технологических процессов ѕ снятие продукции с производства ѕ переподготовка персонала ѕ перемещение персонала с участков работы.

Подбор кандидатов является основой для следующего этапа - отбора будущих сотрудников организации, который начинается с анализа списка кандидатов с точки зрения их соответствия требованиям организации к будущим сотрудникам.

Задача первичного отбора и оценки состоит в определении ограниченного числа кандидатов, с которыми организация могла бы работать индивидуально. На этом этапе сотрудники службы управления персоналом проводят индивидуальные собеседования с отобранными кандидатами. Цель этих собеседований заключается в оценке степени соответствия кандидата портрету идеального сотрудника, его способности выполнять требования должностной инструкции, способности адаптироваться в организации и т.д. На основе собеседований с сотрудником службы управления персоналом, а затем с начальником подразделения выбирают кандидата, который наиболее подходит для этой должности.

После этого выбранного сотрудника принимают на работу с испытательным сроком от 1 до 3-х месяцев, давая возможность руководству оценить кандидата непосредственно на рабочем месте без принятия на себя обязательств по его постоянному трудоустройству.

Если по истечении испытательного срока у руководства нет претензий к новому сотруднику, он принимается на постоянную работу. В данный момент подбор персонала для ООО Магазин 17 актуален, так как предприятие расширяется, открываются новые направления, для обслуживания которых требуются новые сотрудники, также по причине постоянно существующей текучки кадров в магазине. Самые распространенные вакансии - менеджеры, поскольку специалисты данного профиля составляют основу персонала магазина.

Поиск менеджеров и другого персонала фирмы производится главным образом посредством СМИ При отборе и оценке кандидатов для работы в магазине проводится всего один этап собеседования с заместителем директора, который, как отмечалось выше, частично выполняет функции менеджера по персоналу. Собеседование носит неформальный характер и длится примерно 15 минут. В ходе собеседования выясняются личные данные кандидата, опыт его работы, причину увольнения с последнего места работы.

Особое внимание уделяется внешнему виду претендента и умению грамотно и дружелюбно общаться. Анкетирование или тестирование не проводится. Также не производится анализ вопросов соискателя. Рекомендации с предыдущего места работы не требуются. Изредка замдиректора звонит на предыдущее место работы соискателя для выяснения его характеристик. По результатам личного впечатления администратора от собеседования принимается решение о выходе сотрудника на работу или в отказе ему. В случае если кандидат удовлетворяет предприятие по требованиям, предъявляемым к вакантной должности, производится оформление на работу - осуществляется процесс найма.

Анализ эффективности используемых предприятием методов набора персонала. Экономическая эффективность оценивается с помощью соизмерения затрат и результатов. Эффективность системы набора может характеризовать ее экономичность, т. е. достижение определенного результата с минимальными затратами.

Поэтому минимизация затрат как критерий эффективности системы набора должна рассматриваться применительно к достижению конкретных количественных и качественных параметров трудового потенциала, к использованию тех или иных методов набора при условии достижения поставленных перед ними целей. Этапы оценки экономической эффективности методов набора. 1. Определение прямых и косвенных затрат на набор персонала при использовании методов. К прямым затратам следует отнести затраты на рекламные объявления и публикации, оплату услуг консультационных фирм, специальных рекрутерских агентств и других агентств по трудоустройству включая центры занятости и биржи труда, плату за пользование интернетом и т. д. К косвенным затратам - затраты на процедуры подбора и отбора, проведение тестирований, включая оплату работы специалистов, приглашенных извне, также можно включить затраты на первичную адаптацию работников, подготовку участию в производственном процессе, обучение в период испытательного срока и оформления на работу, на содержание службы, в функции которой входит организация набора персонала включая заработную плату сотрудников службы. Косвенные затраты распределяются пропорционально количеству работников, проходящих процедуры отбора по определенному методу. 2. Определение качества набора.

Данные для расчета показателя качества набора могут быть получены при проведении аттестации работников, которая проводится непосредственно при приеме на работу, в конце испытательного срока или в течение последующего периода работы сотрудников.

Набор оцениваемых показателей может быть различным и зависит от кадровой политики предприятия и условий его функционирования, а также от характеристик профессиональной группы работников.

При этом, если оценка аттестация производится при приеме на работу, набор оцениваемых показателей может отличатся от показателей оцениваемых в последующих периодах, т.е. в первом случае производится оценка качеств работника квалификация личные качества, образование, профессиональные навыки совместимость с окружением и т. п во втором - оценка результатов его работы в течение определенного периода деятельности качество работы, производительность дисциплина. При оценке качества набора может пользоваться наиболее приемлемый для предприятия подход.

Так если при выборе методов набора руководство ориентируется прежде всего на сотрудничество со специализированными кадровыми агентствами, более рационально использование оценки результатов работы, поскольку большая часть работы по предварительному отбору в том числе оценки потенциала работника осуществляется непосредственно агентством.

Коэффициент качества набора Кк рассчитывается следующим образом Кк К1 К2 К3 Ч, где K1 - коэффициент качества выполняемой работы набранными работниками по результатам аттестации К2 - коэффициент новых работников, продвинувшихся по службе в течение одного года К3 - коэффициент новых работников, оставшихся работать по прошествии одного года Ч - общее число показателей, учтенных при расчете Управление персоналом под ред. С. И. Самыгина Ростов н Д. Феникс, 2004 298 с К1 , где Оц средняя оценка по всем показателям группы работников, набранных с помощью i-ro метода, балл Оц max - наивысшая из возможных оценок, балл. 3. Расчет затрат, произведенных на единицу труд Зед.тр. Зед.тр Зн.пр Зн.косв ЧпринЧКк, где Зн.пр и Зн.косв -прямые и косвенные затраты на набор персонала, рублей Чприн. -численность работников, принятых на работу Управление персоналом в организации под ред. А. Я. Кибанова М. ИНФРА-М, 2005 275 с 4. Анализ эффективности используемых предприятием Магазин 17 методов набора персонала В табл. 7 представлены исходные данные для расчета показателей эффективности различных методов набора, полученные посредством ведения статистики движения персонала предприятия.

Таблица 7. Исходные данные для расчета показателей эффективности различных методов набора персонала в ООО Магазин 17 Методы набора персонала Государственные центры занятости Размещение объявлений в местной газете Рекрутское агентство Объявление о наборе по радио Использование интернета Количество работников, набранных с помощью указанного метода, чел. 12 3 9 9 4 Из них работников, уволившихся в течение одного года 9 0 7 5 3 Количество работников, продвинувшихся по службе в течение одного года 0 1 0 3 0 Прямые затраты ООО Магазин 17 , а также количество обратившихся с целью занятия должности, при использовании различных методов набора известны и представлены в табл. 8, а затраты на проведение процедур подбора и отбора за анализируемый период составили 199,6 тыс. руб. Таким образом в таблице 8 представим данные о косвенных затратах по каждому методу и рассчитаем коэффициент качества набора по следующей методике.

Таблица 8. Эффективность различных методов набора персонала Магазин 17 в 2006 году. Метод набора Прямые затраты, тыс.руб. Количество обратившихся, чел. Косвенные затраты, тыс.руб. Численность работников, нанятых при использовании метода Коэффициент качества набора Затраты на единицу труда, тыс.руб. 1 2 3 4 5 6 7 Объявления в газете 12 52 87,9 12 0,32 26,0 Рекрутское агентство 45 3 5,1 3 0,76 21,9 Объявление по радио 108 28 47,4 9 0,31 55,7 Интернет 7,2 15 25,4 9 0,57 6,35 Гос.центы занятости и биржи труда - 20 33,8 4 0,31 27,3 Всего - 118 199,6 37 Косвенные затраты распределяются пропорционально количеству работников, проходящих процедуры отбора по определенному методу.

Так для объявлений в газете косвенные затраты нужно считать так Зн.косв.1 199,6 1180 52 87,9 тыс.рублей.

Таким образом в таблице 8 представим данные о косвенных затратах по каждому методу и рассчитаем коэффициент качества набора используя данные таблицы 4,6 .Таблица 9 основана на данных о квалификации, обучаемости и других аспектах практической работы.

По каждому методу привлечения сотрудников персонал был оценен по пятибалльной шкале, на основании оценок определяется средний балл по каждому методу набора.

То есть в таблице 9 представлены оценки, полученные недавно принятыми работниками после прохождения аттестации.

Таблица 9. Исходные данные для расчета показателей качества набора. Показатель Средняя оценка группы работников, набранных с помощью метода, балл 1 2 3 4 5 1 Квалификация 3,4 4,8 3,4 4,5 3,3 2 Знание работы 3,5 4,9 3,8 4,7 3,5 3 Обучаемость 3,4 4,5 3,5 4,8 3,4 4. Дисциплина 3,5 4,7 3,6 4,7 3,5 5. Психологическая совместимость с группой 4,0 4,4 4,0 4,9 4,0 6. Адаптированность к специфике работы 3,3 5 3,3 4,6 3,3 Сумма средних оценок 21,2 28,3 21,7 28,4 21,0 Расчет коэффициента качества набора К1.1 0,71 К2.1 0 К3.1 0,25 Кк1 0,32 К1.2 0,94 К2.2 0,33 К3.2 1 Кк2 0,76 К1.3 0,72 К2.3 0 К3.3 0,22 Кк3 0,31 К1.4 0,95 К2.4 0,33 К3.4 0,44 Кк4 0,57 К1.5 0,7 К2.5 0 К3.5 0,25 Кк5 0,31. Далее рассчитаем затраты на единицу труда Зед.тр.1 12 87,9 12 0,32 26,0 тыс.руб. Аналогично считаются затраты и по остальным методам.

После того, как заполнена таблица 8 можно производить анализ методов набора.

Исходя из данных таблицы 8 можно сделать вывод о том, что наиболее эффективными методами набора персонала в условиях ООО Магазин 17 является использование Интернета и рекрутских агентств, поскольку в первом случае затраты на единицу труда составили 26 тыс.руб а во втором всего 6,35 тыс.рублей. Наиболее неэффективным методом набора на фирме исходя из выполненных расчетов является размещение объявлений по радио.

В данном случае затраты на единицу труда составили 55,7 тысяч рублей. Недостатки в действующей системе найма персонала В результате анализа действующей системы найма персонала в ООО Магазин 17 автором работы были отмечены следующие недостатки, препятствующие развитию компании 1.В компании отсутствует менеджер по набору персонала, в настоящее время набором персонала занимается заместитель директора совместно с начальниками подразделений, которые и нуждаются в новом сотруднике. 2. Основу системы отбора претендентов на вакантную должность составляет одноэтапное собеседование. 3. На фирме отсутствует анкетирование и тестирование. 4. В качестве критерия отбора не применяется практика работы с рекомендациями с предыдущих мест работы, отсутствие проверки претендентов службой безопасности. 5. Если обращаться к анализу качественного состава персонала, то, исходя из образовательного уровня, можно сделать вывод о том, что в магазине за все время превалируют специалисты со средним специальным образованием, причем их удельный вес в 2006 году вырос по сравнению с 2005 годом, в то время как в целом по стране наблюдается тенденция на увеличение удельного веса тех работников, кто имеет высшее образование. 6. Следует отметить и тот факт, что в 2006 году по сравнению с предыдущим годом увеличился удельный вес специалистов, имеющих незаконченное высшее и высшее образование, но этот рост был незначительным и явно недостаточным для планомерного укрепления позиции фирмы на рынке оптовой торговли. 7. В условиях ООО Магазин 17 средний показатель количества работников, которые не соответствуют требованиям занимаемой ими должности составляет 3 человека, главным критерием данного несоответствия послужили недостаточный уровень профессиональной подготовки уровень образования.

Тот факт, что 3 человека не соответствуют занимаемой должности говорит о том, что необходимо искать пути подбора новых людей на эти должности.

А то обстоятельство, что 3 человека из 18 сотрудников, то есть 16,7 от общей среднесписочной численности работников, не соответствуют требованиям, предъявляемым к ним, говорит о том, что процесс управления подбором персонала имеет явные недостатки и нуждается в определенного рода корректировках 8.В ходе анализа системы найма персонала в ООО Магазин 17 автором было установлено, что наименее эффективным методом набора на фирме исходя из выполненных расчетов является размещение объявлений по радио.

В данном случае затраты на единицу труда составили 55,7 тысяч рублей, в то время как затраты при использовании таких методов набора персонала как Интернет и рекрутские агентства обошлись фирме в 26 тыс.руб 6,35 тыс.рублей соответственно.

Тем не менее использование именно СМИ на данный момент руководством службы подбора персонала является главным источником привлечения кандидатов на работу. 9. Следует также отметить и тот факт, что СМИ, в частности объявления по радио в местных газетах являются источником привлечения тех сотрудников, которые увольняются менее, чем через год работы в магазине. Это говорит о том, что данный канал отбора персонала является лишь причиной текучки кадров, что, несомненно, отрицательно сказывается на работе всей компании.

Таким образом, действующая система отбора персонала в ООО Магазин 17 требует принятия корректирующих мер, принятие которых позволит значительно улучшить эффективность найма работников. заключение Конкретной задачей любого анализа трудовых ресурсов предприятия является нахождение слабых мест, связанных с использованием рабочей силы, а его целью - выработка таких рекомендаций, которые не позволят организации снизить объема предоставляемых услуг.

Проанализировав методы и принципы ведения кадровой политики ООО Магазин 17 можно сделать вывод, что на предприятии применяются не все методы набора и отбора персонала, а оценка кандидатов на вакантные должности не достаточно эффективна. Поиск менеджеров и другого персонала фирмы производится главным образом посредством СМИ При отборе кандидатов для работы в магазине проводится всего один этап собеседования с заместителем директора, который, как отмечалось выше, частично выполняет функции менеджера по персоналу.

Собеседование носит неформальный характер и длится примерно 15 минут.

В ходе собеседования выясняются личные данные кандидата, опыт его работы, причину увольнения с последнего места работы. Особое внимание уделяется внешнему виду претендента и умению грамотно и дружелюбно общаться.

Анкетирование или тестирование не проводится. Также не производится анализ вопросов соискателя. Рекомендации с предыдущего места работы не требуются. Для эффективного управления персоналом предприятие нуждается в целостной системе работы с кадрами, позволяющей управлять ими от момента приема на работу до завершения карьеры. Определив требования к кандидату, сотрудники службы управления персоналом приступают к привлечению кандидатов, используя несколько методов 1. Поиск внутри организации.

Прежде чем выйти на рынок труда, сначала пробуют искать среди своих сотрудников, обращаясь к начальникам подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализируя личные дела с целью подбора сотрудников с требуемыми характеристиками. 2. Объявления в средствах массовой информации. Для привлечения кандидатов размещает объявления в специализированных газетах и рубриках. Преимуществом данного метода является широкий охват населения при относительно низких первоначальных издержках.

А недостатком является обратная сторона преимущества огромный наплыв кандидатов, большинство из которых не обладает требуемыми характеристиками. В ходе написания работы автором было установлено, что наиболее эффективными методами набора персонала в условиях ООО Магазин 17 является использование интернета и рекрутских агентств, поскольку в первом случае затраты на единицу труда составили 26 тыс.руб а во втором всего 6,35 тыс.рублей. Наиболее неэффективным методом набора на фирме исходя из выполненных расчетов является размещение объявлений по радио.

В данном случае затраты на единицу труда составили 55,7 тысяч рублей. В результате анализа действующей системы найма и оценки персонала в ООО Магазин 17 , произведенного во второй главе, автором работы были отмечены следующие недостатки, препятствующие развитию компании 1.В компании отсутствует менеджер по набору персонала, в настоящее время набором персонала занимается заместитель директора совместно с начальниками подразделений, которые и нуждаются в новом сотруднике. 2. Основу системы отбора претендентов на вакантную должность составляет одноэтапное собеседование. 3. На фирме отсутствует анкетирование и тестирование. 4. В качестве критерия отбора не применяется практика работы с рекомендациями с предыдущих мест работы, отсутствие проверки претендентов службой безопасности. 5. Если обращаться к анализу качественного состава персонала, то, исходя из образовательного уровня, можно сделать вывод о том, что на фирме за все время превалируют специалисты со средним специальным образованием, причем их удельный вес в 2006 году вырос по сравнению с 2005 годом, в то время как в целом по стране наблюдается тенденция на увеличение удельного веса тех работников, кто имеет высшее образование. 6. Следует отметить и тот факт, что в 2006 году по сравнению с предыдущим годом увеличился удельный вес специалистов, имеющих незаконченное высшее и высшее образование, но этот рост был незначительным и явно недостаточным для планомерного укрепления позиции фирмы на рынке оптовой торговли. 7. В условиях ООО Магазин 17 средний показатель количества работников, которые не соответствуют требованиям занимаемой ими должности составляет 3 человека, главным критерием данного несоответствия послужили недостаточный уровень профессиональной подготовки уровень образования.

Тот факт, что 3 человека не соответствуют занимаемой должности говорит о том, что необходимо искать пути подбора новых людей на эти должности.

А то обстоятельство, что 3 человека из 18 сотрудников, то есть 16,7 от общей среднесписочной численности работников, не соответствуют требованиям, предъявляемым к ним, говорит о том, что процесс управления подбором персонала имеет явные недостатки и нуждается в определенного рода корректировках 8. Следует также отметить и тот факт, что СМИ, в частности объявления по радио в местных газетах являются источником привлечения тех сотрудников, которые увольняются менее, чем через год работы в магазине.

Это говорит о том, что данный канал отбора персонала является лишь причиной текучки кадров, что, несомненно, отрицательно сказывается на работе всей компании.

При отборе кандидатов для работы в фирме необходимо проводить два этапа собеседования.

На первом этапе необходимо оценить уровень стрессоустойчивости - важнейшее качество, необходимое для работы в сфере услуг. Второй этап собеседования должен проводить начальник службы, в которую устраивается новый сотрудник, и его будущий непосредственный руководитель. Они оценивают профессиональные навыки Наряду с этим руководству ООО Магазин 17 целесообразно внедрять новые методы эффективного отбора персонала 1. Групповое собеседование 2. Тестирование которое позволит выявить уровень агрессии кандидата, склонность к алкоголю, наличие материальных проблем, проблемы сексуального характера, отсутствие интереса к работе и пр. Должна быть разработана анкета, включающая следующие разделы ь Общая информация ь Информация о перспективах работы в компании ь Информация об образовании ь Информация об опыте работы ь Информация о рекомендациях ь Информация о хобби, увлечениях ь Информация о самооценке ь Маркетинговая информация ь Информация о прохождении собеседований и принятии на работу.