Виды и формы документов

Виды и формы документов. Коллежская система делопроизводства придавала особое значение наименованию документов. Твердое именование документа было необходимо для наведения порядка в самом деле, а также охраны документа с момента его «вступления» в коллегию и до его «вершения». Четкость и определен¬ность наименования документа были важны и для его регистрации, при сдаче в архив.

Виды документов, служившие для обмена информацией ме¬жду учреждениями, определялись их соподчиненностью. Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» ус¬тановил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчинен¬ным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные ин¬станции посылали друг другу предложения и сообщения. В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол.

Его назначение, правила составления и оформления подробно из¬ложены в специальной статье Генерального регламента. Частные лица продолжали обращаться в государственные уч¬реждения в форме челобитных. М.Ф. Румянцева, характеризуя прошения частных лиц, пишет, что они по приказной традиции назывались челобитными и всегда подавались на имя царя. В XVIII в с увеличением их количества, законодатель вынуж¬ден был пресечь практику непосредственного обращения с ними в высшую инстанцию, а в последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.

Действительно, поток адресованных царю челобитных был настолько велик, что, по признанию Петра I, с ним «не точию человеку, ниже ангелу» невозможно справиться. Поэтому в XVIII в. власти вынуждены были ограничивать право подданных подавать челобитные непосредственно царю. В XVIII в. активно развиваются другие системы документа¬ции. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокаци¬ях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, до¬говорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранны¬ми государствами пользовались нотами, меморандумами, письма¬ми; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.

Судебная документация включила допросы, клятвенные обеща¬ния, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций.

В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по¬душных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фик¬сировался в «ревизских сказках», на основании которых состав¬лялись губернские сводки.

В XVIII в. активно складывается сис¬тема документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе. Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. В ряде законодательных актов того времени обосновывалось преимущество тетрадной формы ведения дел. При тетрадной форме бумага экономилась не только за счет того, что теперь писали на обеих сторонах листа, а прежде всего потому, что исчезла необходимость заново кратко излагать все дело, поскольку каждый раз разворачивать многометровый стол¬бец с тем, чтобы найти инициативный документ, было неудобно, а работать с тетрадью было довольно просто.

Правда, на практике очень часто в тетрадях, так же как и на столбцах, повторялось содержание предшествующих докумен¬тов, что свидетельствует о консерватизме чиновников.

Медленному изживанию этой традиции способствовала и коллегиальная организация государственного аппарата с четким отделением канцелярии и ее определяющим значением в подго¬товке дел к слушанию и в оформлении решений. Существенные изменения претерпевает и форма документов. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и стано¬вится самостоятельным элементом дата документа, которая теперь пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наимено¬вание документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначе¬ние краткого содержания документа, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголо¬вок к тексту) как норма оформляется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд рек¬визитов, отражающих различные стадии работы над документом: под¬писи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. Подвергся изменениям язык делопроизводственной документации. Как справедливо отмечал В.В. Виноградов, «язык Петровской эпохи характеризуется усилением значения официально-правительственного, канцелярского языка, расширени¬ем сферы его влияния.

Процесс переустройства административной си¬стемы сопровождался насаждением новой терминологии, вторже¬нием потока слов, направляющихся из западноевропейских языков. «Европеизация» русского языка носила ярко выраженный отпечаток правительственного режима». В делопроизводственной документации проявилась тенденция отхода от по¬вествовательности, стремление к однопредметности содержания, что стиму¬лировало ее формализацию и стандартизацию, формирование массовых источников.

В целом изменения в организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы.

Даже рас¬ширенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чинов¬ников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.