НОУ МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЮРИСПРУДЕНЦИИ Специальность 032001: «Документоведение и документационное обеспечение управления» Курсовая работа По дисциплине: «Организация и технология документационного обеспечения управления» На тему: «Организация регистрации документов» Выполнила студентка 3 курса, Группа 1Д-4310-ОЗ Кошелева Татьяна Владимировна Проверил: старший преподаватель Карпычева Елена Вячеславовна Москва 2006 СОДЕРЖАНИЕ Введение… 3 стр. Глава 1 Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации… 6 стр. Глава 2 Формы и порядок регистрации документов … 10 стр. Глава 3 Индексация докумекнтов… 13 стр. Глава 4. Формы автоматизации регистрации документов… 15 стр. Глава 5. Организация справочно-информационной работы… 20 стр. Глава 6. Журналы регистрации документов… 22 стр. Глава 7. Контроль за сроками исполнения документов… 24 стр. Заключение… 25 стр. Список использованных источников и литературы…. 27 стр. Приложение № 1… 28 стр. Приложение № 2… 29 стр. Приложение № 3… 30 стр. Приложение № 4… 31 стр. Введение Цель моей курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов (учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам). В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.
Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений.
Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.
Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.
Использование компьютерных технологий ускоряет до¬кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистра¬ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.
Задачи регистрации документов: 1. Раскрыть понятие; 2. Выявить все преимущества и освоить мало известные стороны данной темы; 3. Показать важность регистрации документов. Использованная литература: 1. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах (Басаков М.И.) – книга носит характер практического пособия и может быть полезной менеджерам всех уровней, секретарям-референтам и тем специалистам, кто по роду своей деятельности сталкивается с разработкой и оформлением деловой документации.
Предназначена для студентов экономических вузов и колледжей. 2. Делопроизводство (Басаков М.И.) – учебное пособие излагает основные сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов.
Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приводятся тщательно отработанные образцы основных видов управленческих документов. Излагаются важнейшие положения по оформлению деловой корреспонденции на английском, французском и немецком языках. Пособие соответствует Государственному образовательному стандарту Министерства образования Российской Федерации.
Может быть полезным студентам вузов и практическим работникам. 3. Н Белов А.А.) – в книге обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Отдельные главы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, документам по финансово-расчетным операциям, договорам. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией.
Для преподавателей и студентов вузов, а также для самого широкого круга читателей: руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников делопроизводственных и архивных служб, юристов, бухгалтеров, работников финансовой и налоговой службы. 4. Делопроизводство (Кузнецов И.Н.) – книга содержит информацию, необходимую для делопроизводителей, секретарей, о правилах составления документов по действующим стандартам.
Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, договоров, кадровой документации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации.
Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя. Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб делопроизводства, студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации», а также все интересующихся подобной тематикой. 1.
Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения... На документы, не подлежащие регистрации, состав¬ляется специальный пер... Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящи... Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нах... Работа по контролю за исполнением документов вклю¬чает в себя проверку...
В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистр... Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плот... Так, индеек 01-05/89 входящего документа включает: 01 – индекс структу... Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваива... К индексам приказов по личному составу допускается добавления буквы «л...
Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, поз... Резуль¬таты поиска информации по группе документов выводят¬ся на экран... Сведения по неисполненному документу или по ис¬полненному соответствен... Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компью... 5.
. При необходимости получения информации по конкретному документу на экр... Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-... Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственн... Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполне...
Журнал регистрации входящих документов (приложение № 1): 1) Дата докум... . 2. Журналы регистрации документов. Журнал регистрации исходящих документов (приложение № 2): 1) Название ...
Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления ... При установлении срока исполнения учитываются практические возможности... Контроль за сроками исполнения документов. Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов... После исполнения документ снимается с контроля. Право сделать это имее...
Заключение Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота.
Помимо собственно регистрационно–учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки.
И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы.
Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора.
В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.
Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ. Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.
Список использованных источников и литературы 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М Госстандарт 2003. 2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М Госстандарт 1998. 3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2006. 4. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд перераб.
И доп М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004 336 с. ISBN 5-94798-453-9 5. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд перераб. И доп.// Серия «Учебники и учебное пособие»- Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2000 320 с. ISBN 5-222-01097-Х 6. Белов, А.Н Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот.
Учебное пособие М.: Изд-во Эксмо, 2005 624 с. – (Образовательный стандарт XXI). ISBN 5-699-11246-4 7. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005 504 с. ISBN 5-94798-527-6 8. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы док. С коммент 3-е изд стер Москва: Омега-Л, 2006 319 с (Библиотека типовых документов). ISBN 5-365-00265-2 ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 Журнал регистрация входящих документов Дата документа Вход. Рег. № автор Дата док-та (организ.
Автора) Рег. № (организ. Автора) заголовок резолюция Срок исполнения исполнитель Ход и результат исполнения док-та № дела ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 Журнал регистрация исходящих документов Название подразделения подготовив.
Док-т Исходящий № док-та Дата док-та адресат Краткое содержание док-та Фамилия исполнителя Контрольная дата ожидаемого док-та Ссылка на вход. Док-та № дел ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 Журнал регистрация внутренних документов Порядковый Рег. № Дата док-та Краткое содержание Наименование структурного подразделения исполнитель Срок исполнения Отметка об исполнении № дела ПРИЛОЖЕНИЕ № 4 Форма регистрационной карточки УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (00.00.2006) Вид документа ОТ КОГО: Город Организация Подписал Дата поступления Гриф Индекс Входящий № Исходящий № Содержание: Резолюция: Срок исполнения: Дата исполнения Исполнители: Исполнено: Дата: Исходящий номер ответа:.