Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации. В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подхо¬дов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив¬ному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий со¬здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь¬зования информации.
Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов.
Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу¬ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.
Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа¬ющая в организацию. Регистрируют документы, поступа¬ющие из вышестоящих федеральных и местных государ¬ственных органов и направляемые им в их адрес. Регист¬рируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложе¬ния, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспон¬денция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения.
Регистри¬руется ценная и заказная корреспонденция. На документы, не подлежащие регистрации, состав¬ляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, со¬ставляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации. На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов: - централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ¬бе ДОУ или у секретаря-референта; - децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз¬делениях секретарями подразделений; - смешанная, сочетающая в себе элементы цент¬рализованной и децентрализованной систем. Практика показывает, что наиболее эффективной сре¬ди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система.
При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельнос¬ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за¬писки и др.), а также предложения и жалобы граждан.
Специализированную документацию регистрируют в соответ¬ствующих структурных подразделениях. Важнейшим принципом регистрации документов яв¬ляется однократность. Каждый документ должен регис¬трироваться в организации только один раз. В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку¬ментов - журнальная и карточная.
Журнальная форма может быть использована эффек¬тивно в организациях с небольшим объемом документо¬оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен¬тов; документов конфиденциального характера.
Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо¬гут учитываться в журналах учета приказов по организа¬ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п. При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор¬ме усложнен, поскольку инициативный документ, напри¬мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом.
Журнальная форма негибка для справочной рабо¬ты в архиве. Использование автоматического дублирования тради¬ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур¬налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистра¬ции. Карточная регистрация всех категорий документов осу¬ществляется на единой по форме регистрационной карточ¬ке. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролировать¬ся. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудо¬емкость процесса регистрации по сравнению с журналь¬ной формой.
Условием успешной деятельности службы ДОУ (сек¬ретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки рас¬положены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой, стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе нахо¬дится конкретная информация по нужному вопросу.
Карточки группируют в картотеке по признакам, кото¬рые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.
Контроль за исполнением документов и принятых ре¬шений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов вклю¬чает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых докумен¬тов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюде¬нии за их фактическим исполнением, в принятии мер, спо¬собствующих своевременному исполнению. Под текущим контролем понимают ежедневную под¬готовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.
Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис¬полнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о не¬обходимости решения порученного ему вопроса.
Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывает¬ся руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя. Документы с длительным сроком исполнения (напри¬мер, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную кар¬точку. Документ считается исполненным, если решены по¬ставленные в нем вопросы, выполнены поручения, кор¬респонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удос¬товеренная подписью ответственного исполнителя, и кар¬точка поступила секретарю-референту или в подразделе¬ние службы ДОУ, осуществляющее контроль.
В регист¬рационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по но¬менклатуре, в которое подшит исполненный документ. Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации.
Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом. 2.