Журналы регистрации документов. Журнал регистрации входящих документов (приложение № 1): 1) Дата документа 2) Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией - получателем 3) Автор (корреспондент) 4) Дата документа, присвоенная организацией - автором 5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией - автором 6) Заголовок 7) Резолюция 8) Срок исполнения полученного документа 9) Исполнитель 10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения 11) Номер дела (куда будет подшит документ после подписания) Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. Эти данные вносятся после рассмотрения документа руководством.
Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся в процессе, и после исполнения документов. 2. Журнал регистрации исходящих документов (приложение № 2): 1) Название подразделения подготовившего документ 2) Исходящий номер документа 3) Дата документа 4) Адресат 5) Краткое содержание документа 6) Фамилия исполнителя подготовившего документ 7) Контрольная дата ожидаемого ответа 8) Ссылка на входящий документ, если документ является ответом 9) Номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригинал Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки и др. 3. Журнал регистрации внутренних документов (приложение № 3): 1) Порядковый регистрационный номер, присвоенный документу 2) Дата документа 3) Краткое содержание документа 4) Наименование структурного подразделения, подготовившего документ 5) Исполнитель документа 6) Срок исполнения 7) Отметка об исполнении 8) Номер дела, в которое подшивается документ 7.