Организация документов в учреждении

ПЛАН. 1. Движение документов. 2. Контроль документов. 3. Технологический процесс. Литература. 1. Движение документов. Делопроизводство в управлении составляет полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.При этом объем документооборота исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних докумен¬тов, как правило, за год: входящий - документ, поступивший в учреждение; исходящий - документ, созданный в данном учреждении и отправленный адресату; внутренний - документ, созданный данным учреждением и предназначенный для его собственных потребностей.

Работа с этими документами осуществляется в учреждении по следующей технологии. Входящие документы в каждом учреждении оформляются централизованно в экспедиции, где осуществляется их пер¬воначальная обработка, а именно: фиксируется факт по¬ступления, правильность и целостность вложений, осуще¬ствляются штемпелевание и сортировка.

Все поступившие в учреждение конверты вскрываются, за исключением лич¬ных писем и почты общественных организаций. В соответ¬ствии с перечнями регистрируемых и нерегистрируемых документов они проходят сортировку, при этом направ¬ляются по назначению нерегистрируемые документы, а также документы, направленные в адрес общественных органи¬заций, и личные письма. Все регистрируемые документы должны быть зарегистрированы и переданы на исполнение (рис. 1). Документы на имя руководства учреждения передаются в канцелярию, а в адрес структурных подразделений — непо¬средственно в структурные подразделения, где производится предварительное рассмотрение документов.

При этом специ¬ально уполномоченный компетентный работник (референт, помощник) устанавливает, подлежат ли поступившие доку¬менты обязательной передаче руководству или же непосредст¬венному исполнителю. Остальные документы передаются руководителям струк¬турных подразделений или непосредственным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

В экстренных случаях исполнителям могут быть Переданы документы, под¬лежащие рассмотрению руководством, с последующим докла¬дом о них руководителю учреждения; Как правило, вся кор¬респонденция должна передаваться на рассмотрение в день поступления. Документы после предварительного рассмотрения регист¬рируются. Можно регистрировать документы после рассмот¬рения должностными лицами. При этом одновременно с за¬полнением регистрационной карточки туда переносится и резолюция должностного лица, а также проставляется индекс подразделения-исполнителя.

Движение исходящих документов реализуется в следую¬щем порядке: подготовка проекта документа и его изготов¬ление; согласование и визирование документа; подписание; регистрация; отправка (рис. 2). Для ускорения согласования и визирования документа он может быть размножен оперативными средствами и передан заинтересованным лицам. Исполнитель обязан проверить пра¬вильность составления и оформления документа, наличие виз и приложений.

Подготовленный и подписанный документ представляется со всеми сопутствующими материалами, в соответствии с которыми он готовился. Для ускорения подго¬товки и оформления документов необходимо шире практи¬ковать их отправку за подписью руководителей структурных подразделений. Подписанный документ должен поступать в экспедицию полностью оформленным и иметь пометку о виде почтового отправления. Экспедиция производит технические операции: сортировку, адресование, конвертование, маркировку и отправку корреспонденции для сдачи в почтовое отделение.

Движение внутренних документов включает, как правило, подготовку, оформление, согласование и исполнение. К внут¬ренним документам относятся: приказы, протоколы, акты, инструкции, положения, правила, докладные записки, объяс¬нительные записки, заявления, представления, распоряжения, указания, справки. Проекты приказов и других внутренних управленческих документов после их подготовки и согласования с заинтере¬сованными подразделениями передаются юристу для провер¬ки соответствия проекта действующему законодательству.

Пере

Движение документов

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внут... В графе "Индекс" проставляется индекс регистрируемого входящего, исход... На таких кар¬тах ставится условный контрольный знак "К" или слово "Кон... Основные ОРД юристы признают нормативными актами, поскольку эти акты о... Учетные карточки располага¬ются по хронологическому принципу.

Литература. 1. Документационное обеспечение управления. Документоведение. Аннотированный библиографический указатель литературы за 1976-1985 гг. М.: Главархив СССР, 1990. 2. Единая государственная система документационного обеспечения управления.

Общие требования к документам и службам документа¬ционного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1988. 3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специ¬алистов и служащих. М.: Госкомтруд СССР, 1989. 4. Комплектование Центральных государственных архивов СССР документами отраслевых автоматизированных систем управления. М.: Главархив СССР, 1985. Рис 1. Прохождение входящих документов внутри министерства. Рис 2. Прохождение исходящих документов внутри министерства.