Порядок передачи дел в архив. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.
Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило не передаются. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.
Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение. Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.
При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив: - отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; - описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; - историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; - справку о неполной сохранности документов (если какие – либо дела утрачены). Затем дела шифруются.
Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
Практическое задание. Наименование организации Утверждаю Наименование должности руководящей организации Подпись Расшифровка подписи Справка о не полной сохранности документов В фонде архива предприятия обнаружены документы, находящиеся в не полной сохранности: № п/п Опись № Количество листов документов Заголовок единиц хранения Крайние даты Сущность и причины не полной сохранности Итого обнаружено документов, находящихся в не полной сохранности ед. хранения. Перечисленные единицы хранения подлежат хранению в полной сохранности.
Руководитель архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата