рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты - раздел Право, Персональные данные. Оформление. Обработка. Защита Общие Требования При Обработке Персональных Данных Работника И Гарантии Их За...

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты.

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной тайне. Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их или по истечении 75 – лет срока хранения, если иное не определено законом. Персональные данные содержатся в документации отдела кадров.

Это: документы, связанные с подбором персонала; документы, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.); материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с кандидатами на должность; трудовые договоры, соглашения, уста­навливающие взаимоотношения сторон; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки сотрудников; дела, содержащие основания к приказам по личному составу; дела, содержащие материалы по повыше­нию квалификации и переподготовке со­трудников, их аттестации, служебным рас­следованиям и т.п.; справочно-информационный банк дан­ных по персоналу - учетно-справочный ап­парат (картотеки, журналы, базы данных и др.); подлинники и копии отчетных, аналити­ческих и справочных материалов, переда­ваемых руководству предприятия, руково­дителям структурных подразделений и служб; копии отчетов, направляемых в государ­ственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управле­ния, муниципальные и другие учреждения. При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите: личная ответственность руководства предприятия и работников отдела кадров за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также о носителях этой информации; разбиение (дробление) персональных данных между разными руководителями предприятия и работниками отдела кадров; наличия четкой разрешительной системы доступа руководства предприятия и работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные; проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных.

Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров.

Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров.

Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела.

Для этого первый руководитель предприятия должен издать приказ о закреплении за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях. Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник отдела кадров мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был закреплен за определенной группой персонала предприятия и выполнял весь объем функций от подбора кандидата на вакантную должность до хранения документации. В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируется характер изменений, их срок и дополнения к документам, делам и базам данных. Следует соблюдать следующие особенности обработки и хранения документов.

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров, а не в делопроизводственной службе. Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников.

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику. Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное дело также с грифом строгой конфиденциальности.

В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые исправленные документы помещаются с ранее подшитыми. Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников.

Личные дела могут выдаваться только на рабочие места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного разрешения – работнику отдела) под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений в дело других документов или их подмены.

Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается. Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел – карточками формы Т-2 (Приложение 1)) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно- информационному банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются.

Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия вправе ознакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального учета сотрудников). Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи с Тим первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно – определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф «конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров обязатель­но остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после мино­вания в них надобности возвращались в от­дел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

В структурных подразделениях пред­приятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные: журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотруд­ников (находится у работника, ведущего табельный учет табельщика), штатное расписание (штатный форму­ляр) подразделения, в котором может до­полнительно указываться, кто из сотрудни­ков занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руково­дителя подразделения), дело с выписками из приказов по лично­му составу, касающимися персонала под­разделения (находится у табельщика). Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием ос­новных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожи­тельство, домашний телефон и др.). Все пе­речисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в но­менклатуру дел и имеющих гриф ограниче­ния доступа.

Не реже одного раза в год ра­ботники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях, их комплект­ность, правильность ведения и уничтоже­ния. В отделе кадров дела, картотеки, учет­ные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металли­ческих запирающихся и опечатываемых шкафах.

Работникам не разрешается при любом по продолжительности выхо­де из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или остав­лять шкафы незапертыми. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек.

Трудовые книжки хранятся в сейфе. Оставлять на рабочем столе в не­рабочее время документы, картотеки, служебные записи и другие материалы категорически запрещается. Помимо операций с документами работ­ники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго рег­ламентирован, т.к. посетители могут пред­ставлять определенную угрозу информа­ционной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отде­ла. Приемные часы должны быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не вхо­дящих в эту категорию.

В часы приема по­сетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с при­емом, вести служебные и личные перегово­ры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. Не до­пускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу.

Ответы на правомер­ные письменные запросы других учрежде­ний и организаций даются в письменной форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональ­ных сведений. Подбор персонала для работы в отделе кадров ведется с учетом требований, кото­рые разработаны для должностей, связан­ных с владением и обработкой конфиден­циальных сведений и документов. Здесь: анализ личностных и моральных качеств претендентов на должность; подписание обязательства о неразглашении защищае­мых сведений; оформление приказом пер­вого руководителя предприятия допуска к конфиденциальной информации; обуче­ние правилам защиты конфиденциальной информации и регулярное инструктиро­вание по отдельным вопросам защиты; контроль соблюдения действующих инст­рукций по работе с конфиденциальными до­кументами.

Иными словами, порядок функциониро­вания отдела кадров должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от раз­ного рода злоумышленников4.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Персональные данные. Оформление. Обработка. Защита

Основной объект на сегодняшний день – это информация. В наше время общество всецело зависит от получаемых, обрабатываемых и передаваемых данных. По… Особой ценностью обладает информация, несущая в себе данные о личной,… В повседневной жизни человека сохранность информации о его жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация,…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Работа кадровой службы с персональными данными
Работа кадровой службы с персональными данными. В силу специфики своей деятельности обработкой персональных данных в организации занимается отдел кадров. Именно здесь "оседает" весь объем св

Передача персональных данных работников
Передача персональных данных работников. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом. Рабо

Глава II
Глава II. Порядок оформления, составления личных дел. Личные дела составляются и ведутся на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятия комиссией.

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги