ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

СОДЕРЖАНИЕ 1. ВВЕДЕНИЕ 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИЯХ 2.1 Признаки заведения дел 2.2 Основные требования к формированию дел 2.3 Основные принципы расположения документов в деле 2.4 Систематизация в делах отдельных видов документов 2.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела 2.6 Нумерация листов дела 2.7 Составление листа-заверителя дела 3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ 4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. ВВЕДЕНИЕ В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий.

Как же упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве организации? На помощь в этом случае приходит номенклатура дел. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации.

Однако документами пользуются не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе текущей деятельности, и через много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему. В этих целях их сначала группируют (формируют) в первичные комплексы - дела. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе". При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.

Чтобы избежать этого, каждому специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле. 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ, НА ПРЕДПРИЯТИЯХ 2.1 Признаки заведения дел Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Документы формируются в дела по следующим признакам: 1. Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия", "Акты проверок кассы". 2. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание.

Например: "Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)", "Анализы финансово-хозяйственной деятельности предприятия". 3. Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия", "Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия", "Правила внутреннего трудового распорядка предприятия", "Планы предприятия по труду". 4. Хронологический - формирование в деле документов за определенный период.

Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год", "Штатное расписание предприятия на 2002 год". 5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования.

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются. "Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей", "Переписка по вопросам основной деятельности". При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно:"Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве", "Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета". При формировании в деле переписки с одним - тремя корреспондентами они все перечисляются в заголовке: "Переписка с Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь о применении налогового законодательства". 6. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией:" Отчеты предприятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-поставщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Москве (переписка, программы, обзоры и др.)". Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака.

В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками.

В организации в дело сформированы такие документы, как отчеты.

Сразу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период? Если при формировании документов в дела используется авторский признак (чьи отчеты?), предметно-вопросный (о чем?), хронологический (за какой период?), то сформированное дело и его заголовок позволят получить более пол¬ное представление о составе и содержании этих отчетов.

Так будет выглядеть заголовок дела, сформированного по номинальному признаку в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками:"Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов". Чем больше вышеназванных признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и результативнее вся последующая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.

Это связано с тем, что в архив передаются дела структурных подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводстве дела в последующем включаются в архиве в соответствующие описи дел без дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности. 2.2 Основные требования к формированию дел При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила. 1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы). 2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела. Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами.

В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам. Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности" - постоянно, ст. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (далее - Перечень 2001 г.), "Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам" - 5 л ст. 16.2 Перечня 2001 г. Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года). Например: "Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перемещение, увольнение, поощрение, премирование, длительные и зарубежные командировки)" -75 лет, ст. 16.4 Перечня 2001г "Приказы директора о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках" -3г. после проведения налоговой проверки, ст. 16.3 Перечня 2001 г. Приказы по личному составу разных сроков хранения должны в этих целях регистрироваться в отдельных регистрационных формах, им присваиваются порядковые номера отдельно по каждой группе приказов в пределах делопроизводственного (календарного) года. При этом к их порядковым номерам добавляются буквенные обозначения: " К" - для приказов, срок хранения которых 75 лет (1 -К, 2-К) и "Л" - для приказов, срок хранения которых 3 года (1-Л, 2-Л). В этих же целях при формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организаций, рекомендуется отдельно группировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения. С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий.

В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документов.

Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу.

Копии". Это правило относится и к приказам по основной деятельности.

Так, например, в канцелярии организации может формироваться дело с подлинниками приказов (их срок хранения - "постоянно" или " 10 лет"), а в структурных подразделениях номенклатурой дел предусматривается формирование дел с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по основной деятельности.

Копии" - 3 г. ст. 16.1 Перечня 2001г. С учетом этого требования годовые планы и отчеты формируются отдельно от квартальных и месячных планов и отчетов.

Например: "Годовые планы предприятия по труду" - 10 лет, ст. 123.1 Перечня 2001г "Квартальные планы предприятия по труду" - 3 г ст. 123.2 Перечня 2001г. В порядке исключения допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел. 3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела. В соответствии со ст. 20 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного 15 августа 1988г. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР (далее - Перечень 1988г.), предусмотрен срок хранения проектов приказов - 1 год. Например: "Проекты приказов директора предприятия по основной деятельности" — 1 г. ст. 20. Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов. 4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.

Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату. 5. В деле формируются документы только одного делопроиз¬водственного (календарного) года. Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения.

Например: "Журнал регистрации входящих документов", "Книга учета проверок (ревизий)", "Книга учета инструктажа по технике безопасности" и др. Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса.

Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации.

При формировании переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Примечания" делается отметка "переходящее". Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года/итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архив организации учесть количество заведенных переходящих дел. Эти данные затем будут необходимы для включения таких дел в описи дел, так как переходящие дела включаются в описи дел по году заведения.

Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2000 по 2001 год, оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2000 год. 6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм. В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел. Например: Дело №3-4. Т, 1 Переписка о защите прав потребителей Начато 02.01.2005 Окончено 30.08.2005 Дело №3-4. Т. 2 Переписка о защите прав потребителей Начато 01.09.2005 Окончено 31.12.2005 По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.). 7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся.

Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело. 8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов, в том числе СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов", который введен в действие с 1 июля 2005 г. Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов.

Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями. 9. В дела должны формироваться только исполненные документы.

Для этого на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-95 оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Эта отметка проставляется исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: запись "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя; дату. Например: В дело 2-3. . Подготовлен ответ.

Исх: № 2-3/128 от 25.01.2005 Ветров 25.01.2005 В том случае, если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении. При формировании документов в деле следует учитывать, что до¬кументы внутри дел располагаются в определенном порядке. 2.3

Основные принципы расположения документов в деле

Не допускается обратный хронологический порядок расположения документо... По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что об... В таком случае их заголовки могут быть следующими: Дело № 5-6. Т. 2 Лицевые счета работников с буквы "Л" по букву "Я" на выдачу заработн...

Систематизация в делах отдельных видов документов

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.... Т. (как правило, более двухсот по каждому виду приказов), их целесообразн... В инструкции по делопроизводству организации должен отражаться существ... Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения испол...

Нумерация листов дела

Нумерация листов дела. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, пред... Подшитый в дело документ с собственной нумерацией листов может сохраня... Например, если при нумерации листов в деле два из них имеют порядковый... В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел. Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятель¬ности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель). Работа по формированию дел состоит из следующих операций: раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка; расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление дел. Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре.

На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы.

По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа.

Одновременно должна быть оформлена и об¬ложка заведенного дела. В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано.

В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях фор¬мирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю.

Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций.

Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел. Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении. 4.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Паневчик В. В.Делопроизводство. – Минск: Вышэйшая школа, 3-е изд. – 2004. 2. Давыдова Э.Н Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Минск: ТетраСистемс, 2003. 3. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. – Минск: Книжный Дом, 2004. 4. Давыдова Э. Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях //Архивы и делопроизводство. 2006. № 1. С. 26 – 35. 5. Давыдова Э. Оформление дел при подготовке к передаче в архив: нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела // Архивы и делопроизводство. 2006. № 3. С.22 – 26. Приложение 1 Форма листа-заверителя дела Лист-заверитель дела № В деле подшито и пронумеровано листов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы пропущенные номера + листов внутренней описи Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи Дата.