Систематизация в делах отдельных видов документов

Систематизация в делах отдельных видов документов. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.) формируются в дела по видам и по хронологическому принципу с относящимися к ним приложениями. Так, если приказами были утверждены инструкции, положения, правила, они формируются в деле с приказами руководителя по основной деятельности вслед за этими приказами.

Протоколы заседаний располагаются в делах в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при значительном их количестве формируются в отдельные дела и систематизируются в деле по номерам протоколов заседаний. Заголовок такого дела может быть сформулирован следующим образом: "Приложения к протоколам заседания Совета директоров объединения". Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. В этих целях номенклатурой дел в организации предусматривается формирование дела в том или ином структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Хранение документов и формирование обращений у исполнителей в различных структурных подразделениях запрещается.

При этом предложения граждан по улучшению работы данной организации хранятся постоянно и, соответственно, формируются в отдельное дело. Обращения граждан по личным вопросам, срок хранения которых "5 лет ЭПК", также формируются отдельно. Плановые и отчетные документы формируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от даты их составления или поступления.

Например, план на 2002 год, составленный в 2001 году, должен быть отнесен к 2002 году, а отчет за 2001 год, составленный в 2002 году к 2001 году. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия.

Отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Переписка формируется в дела за период делопроизводственного (календарного) года. В дело с перепиской помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может формироваться, например, в пределах учебного года, срока полномочий и т. д. При формировании личных дел документы располагаются в них в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности.

При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов.

В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года. Личные карточки работников (форма Т-2) группируются в отдельной картотеке и систематизируются по алфавиту. После увольнения работников их личные карточки из картотеки изымаются и систематизируются в отдельном деле в алфавитном порядке по фамилиям уволенных работников.

Например: "Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) с буквы "Д" по букву "Ю"". Если личные карточки формируются в дела, состоящие из нескольких томов, заголовки последних могут быть, например, следующими: Дело № 5-6. Т. 1 Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) с буквы "А" по букву "Л" Дело № 5-6. Т. 2 Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) с буквы "О" по букву "Ш" При большом объеме приказов по личному составу, касающихся приема на работу, увольнения, перевода, командирования, премирования и т. п. (как правило, более двухсот по каждому виду приказов), их целесообразно формировать в самостоятельные дела. При этом осуществляется порядковая нумерация в пределах календарного года по каждой группе приказов.

Документы, явившиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников, на которых эти дела заводятся.

Эти же документы образуют самостоятельные дела, если они не подлежат включению в состав личных дел в соответствии с требованиями Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2. Для этого в номенклатуру дел необходимо включить дело "Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел". Срок хранения такого дела - 3 года (ст. 492 Перечня 1988 г.). В инструкции по делопроизводству организации должен отражаться существующий порядок формирования дел - централизованный, децентрализованный, смешанный.

При централизованном порядке дела формируются службой документационного обеспечения управления - ДОУ (в канцелярии, у секретаря руководителя организации). Такой порядок формирования дел используется в организациях с небольшим объемом документооборота. В организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота формирование дел может осуществляться в децентрализованном порядке, в пределах каждой структурной части.

Применяя смешанную систему, документы формируют как в структурных подразделениях, так и в службе ДОУ. Следует иметь в виду, что в любом случае распорядительные документы и переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности группируются в дела в службе ДОУ. Организационно-методическое руководство и контроль за правильностью группировки документов осуществляет служба ДОУ организации (канцелярия, секретарь и др.). В работе по контролю за правильностью формирования дел в структурных подразделениях организации принимает участие заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Формирование дел в строгом соответствии с номенклатурой дел поможет заведующему архивом в последующем обеспечить прием документов в архив, их учет и составление описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с действующими требованиями. 2.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том числе дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации.

По окончании делопроизводственного года эти дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении в делопроизводстве.

Оформление дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел организации.

Для этого в номенклатуре дел в графе 5 "Примечание" могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел. Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя; составление в необходимых случаях внутренней описи документов; подшивку или переплет дел; оформление реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса дела по номенклатуре дел, крайних дат дела, заголовков дела). Документы подшивают и хранят в твердых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую.

При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так как архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологическому.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним, — в конце подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен. Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими устройствами (замками), которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы.

Таким образом, появляется возможность «соединения» нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве. 2.6