Стилистические особенности деловых писем. Отличительная особенность делового письма - официально-деловой стиль изложения его содержания.
Специфическими чертами данного стиля являются подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей адресантов и получателей адресатов деловых писем устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов лексическое и композиционное единообразие содержания письма исключительно нейтральный тон изложения точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.
Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности.
Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки.
Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных а также, отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения архаизмы, отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов.
Следует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п. излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление, как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов.
Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа Предлагаю внимательно изучить не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова Срочно , Незамедлительно , В возможно более короткие сроки. Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении не следует содержанием или подтекстом документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так Прошу изучить и решить вопрос положительно или Прошу утвердить эту кандидатуру в том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа - нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.