КЛЮЧЕВЫЕ ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ

КЛЮЧЕВЫЕ ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ. Ключевые цели Управления муниципальных закупок прописаны в мис-сии организации: обеспечение прозрачного, эффективного, экономичного и целевого использования бюджетных средств города Воронежа; пресечение злоупотребления муниципальных служащих своим служебным положением при закупках продукции для муниципальных нужд; развитие конкуренции в городе Воронеже и расширение налогооблагаемой базы. Эти цели удовлетворяют следующим требованиям.

Они выделены из миссии, следовательно известны сотрудникам организации (так выполняется требование «согласованность»). Если они согласованны с сотрудниками – значит они им понятны («понятность»). Так как Управление муниципальных закупок создано для достижения этих целей, следовательно цели реальны («реалистичность»). Однако перечисленные цели не соответствуют таким требованиям как гибкость, конкретность и своевременность.

Они являются ключевыми, то есть они не могут быть гибкими (не могут видоизменяться). Гибкими явля-ются цели, стоящие ниже в «дереве целей». Так же как и миссия, цели не должны нести в себе конкретных указаний того, что и в какие сроки следует делать организации, следовательно, цели не могут удовлетворять этим усло-виям конкретности и своевременности. 5. Социальные цели по созданию нормальных условий труда Соблюдение эргономических условий труда.

Данные условия регули-руются различными ГОСТами, Сан ПиНами - Санитарными правилами и нормами и другими документами, которые фиксируют: физические факторы (шум и вибрацию, микроклимат, электромагнитное излучение), тяжесть и на-пряженность труда, биологический фактор, травмобезопасность, средства индивидуальной защиты.

Также раз в четыре года проводится аттестация рабочих мест по условиям труда. Обеспеченность социальной инфраструктуры состоит из следующих блоков: коммунально-бытовое обслуживание (не проводится); восстановле-ние и сохранение физического здоровья (проводятся субботники, а также ра-ботникам даются дотации на санаторно-курортное лечение); общественно–политическая и интеллектуально-культурная деятельность (не поощряется, а даже запрещается «Законом о муниципальных служащих»). Техническая вооружённость труда.

В отделе контроля исполнения му-ниципальных закупок технические средства труда следующие: столы; стулья; три компьютера; различного рода лампы. Здоровый психологический климат. Здоровый психологический климат достигается через создание корпоративного духа организации, путём соблю-дения следующих условий: предоставление сотрудникам такой работы, кото-рая позволяла бы им общаться; проведение с подчинёнными периодических совещаний; обеспечение обратной связи с достигнутыми результатами; при-влечение подчинённых к коллективной выработке решений; поощрение у подчинённых творческих способностей.

Правовая защищённость. Деятельность Управления защищена доку-ментами: Конституцией РФ; Федеральными законами РФ; Указами прези-дента РФ; постановлениями Правительства РФ; законами и иными норма-тивными актами Воронежской области; Уставом города Воронежа; поста-новлениями Воронежской городской Думы; постановлениями администра-ции города Воронежа; распоряжениями главы города Воронежа. 2. Организационная структура 2. 2.1. Организационная структура 2.1. Анализ организационной структуры Управление муниципальных закупок является структурным подразде-лением администрации города Воронежа.

Структура администрации города Воронежа представлена в "Приложении 1:.Структура администрации города Воронежа". В соответствии с "Положением об Управлении муниципальных заку-пок" Управление подчиняется непосредственно Главе города Воронежа.

Управление возглавляет начальник Управления, который назначается на должность и освобождается от нее распоряжением Главы города. На период отсутствия начальника Управления исполнение его обязанностей возлагается на одного из двух заместителей начальника Управления (1-й и 2-й замести-тель), которые также назначаются на должность и освобождаются от нее рас-поряжением Главы города. Управление состоит из трех подразделений: Отдела конкурсных проце-дур, Отдела реестров и плана муниципальных закупок и Отдела контроля ис-полнения муниципальных закупок.

Каждое подразделение Управления во главе с их начальниками подчиняются непосредственно начальнику Управ-ления. Назначение и освобождение от должности начальников Отделов про-водится распоряжением руководителя аппарата администрации города Воро-нежа по согласованию с начальником отдела кадровой работы и муници-пальной службы. Начальники Отделов осуществляют общее руководство От-делами, дают предложения по назначению и освобождению от должности работников вверенных им подразделений.

На период отсутствия начальника исполнение его обязанностей возлагается на главного специалиста соответ-ствующего Отдела. Штат Управления включает в себя семнадцать человек: начальник Управления, два заместителя, три начальника подразделения, восемь главных специалистов, два ведущих и один инспектор. Главные, ведущие специали-сты и инспектор подчиняются непосредственно начальникам соответствую-щих отделов.

Прием и увольнение с работы осуществляется приказом руко-водителя аппарата администрации города по предоставлению начальника Управления, по согласованию с начальником отдела кадровой работы и му-ниципальной службы. Таким образом, структуру Управления муниципаль-ным заказом можно представить в виде схемы (см. " Приложение 2: Структу-ра Управления муниципального заказа"). Как видно из схем структура адми-нистрации города Воронежа - линейно-функциональная, а структура Управ-ления - линейная.

В администрации города Главе города подчиняются как линейные ру-ководители (заместители по городскому хозяйству, по социально-экономической политике и т.д.), так и функциональные (начальник юридиче-ского управления, начальник управления по охране окружающей среды го-рода и т.д.). Линейные руководители управляют только подвластным им му-ниципальным подразделениям и Управлениям, а функциональные имеют право на контроль всех муниципальных подразделений и Управлений.

Тен-денция чрезмерной централизации, которая свойственна данной ОСУ, вполне оправдана, так как для нормального управления такой большой организацией необходим постоянный контроль муниципальных подразделений и Управле-ний через функциональных управляющих. Структура Управления муниципальным заказом также эффективна. Для линейной структуры управления характерны оперативность принятия управ-ленческих решений; четко закрепленная и ясно выраженная личная ответст-венность; единство и четкость распорядительства.

Недостатки, свойственные данной структуре оправданы. Высокая концентрация власти на высшем уровне необходима для точной и отлаженной работы Управления и админи-страции в целом. Повышенные требования к профессионализму руководите-лей обоснованны, так как Управление Отделами является стратегически важ-ными как для Управления, так и для администрации. Сложности горизон-тальных коммуникаций преодолимы в связи с тем, что подразделения малы по своему количеству и численности работников. Структура Управления - четырехуровневая: 1. Уровень: управление Администрацией города Воронежа. 2. Уровень: управление муниципальным подразделением. 3. Уровень: управление отделами муниципального подразделения. 4. Уровень: исполнители.

Несмотря на эффективность существующей структуры, не совсем ясна необходимость во втором заместителе начальника Управления. Предлагается сократить его полномочия путем распределения его обязанностей между 1-м заместителем, начальником Управления и начальниками отделов. 2.2. Анализ должностных инструкций Для анализа должностных инструкций выбран штат отдела контроля исполнения муниципальных закупок.

Отдел состоит из начальника отдела, двух главных специалистов, одного ведущего и инспектора. Начальник отдела дает указания сотрудникам отдела; определяет поря-док делопроизводства, отчетности и контроля; дает указания руководителям подразделение администрации в рамках своей компетенции, требует и полу-чает от подразделений всю необходимую для деятельности отдела информа-цию и т.д. Другими словами начальник Отдела контроля исполнения муни-ципальных закупок представляет в своем лице работу Отдела посредством его руководства.

Главные специалисты и ведущий работают в команде. Главный специа-лист составляет программы проведения тематических проверок, участвует в проводимых документальных ревизиях, проверяет номенклатуру, объемы и цены закупаемой продукции; проводит контроль исполнения условий муни-ципальных контрактов и т.д. Ведущий специалист обязан участвовать в вы-шеперечисленных работах как в качестве ассистента Главного специалиста, так и в качестве самостоятельного исполнителя.

Специалисты имеют право запрашивать все необходимые для своей деятельности документы; контроли-ровать номенклатуру, объемов и цен закупаемой продукции; контролировать исполнение муниципального заказа и т.д. Инспектор выполняет задачи делопроизводственного характера: осу-ществляет правильный учет входящей и исходящей информации, регистра-цию и передачу исполнителям или руководителю; контролирует исполнение документов и информирует руководство об этом; оформляет документы; дает справки по документам и т.д. Ответственность за деятельность Отдела в целом несет его начальник.

Ответственность за разглашение служебной тайны; достоверность, полноту и качество подготовленных документов; неисполнение или ненадлежащее ис-полнение обязанностей, возложенных на отдельных работников, несет соот-ветствующий сотрудник.

Сотрудники отдела обязаны творчески подходить к выполнению своей работы. В организации имеют место методы взыскания за "бездействие", то есть работники обязаны помимо выполнения своих непосредственных обя-занностей вносить на рассмотрение руководству предложений по усовершен-ствованию работы подразделения. Возможности для творчества четко пропи-саны в должностных инструкциях. Специалисты имеют право выступать инициаторами принятия нормативно правовых документов органов местного самоуправления; готовить предложения по устранению нарушений и препят-ствий исполнения договорных обязательств; проводить семинары и консуль-тации по вопросам Отдела.

Некоторые задачи специалисты могут (должны) выполнять самостоятельно (без ассистента и указаний руководителей). Ин-спектор имеет право вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела. Для определения степени использования предоставленных возможно-стей для творчества было проведено тестирование сотрудников Отдела (см. "Приложение 3: Результаты теста по выявлению возможностей к творчеству сотрудников"). Итоги теста показали, что основные проблемы в творческом подходе к работе заключаются во взаимоотношениях с вышестоящим руко-водством.

В первом случае начальство ограничивает независимость тести-руемого (возможно, используя авторитарный стиль руководства). Это спо-собствует увеличению творческой заинтересованности сотрудника в своей работе. Однако лишение свободы действий не всегда может обеспечить эф-фективный процесс творчества.

Во втором случае, наоборот, тестируемому предоставляется чрезмерная независимость, что тормозит процесс творчества в целом. Итоговые результаты на среднем уровне (между 22 и 49). Это впол-не хороший результат, так как чрезмерная творческая активность (также как и ее отсутствие) могут отрицательно сказаться на деятельности организации. Отдел занимается контролем номенклатуры, объемов и цен закупаемой продукции; контролем исполнения условий муниципальных закупок, реше-ний муниципальной конкурсной и котировочных комиссий и другими зада-чам, связанными с контролем деятельности Управления.

Непосредственно эти задачи выполняют специалисты. Оформлением документации, связанной с деятельностью Отдела (и Управления) занимается инспектор. Координиру-ет работу Отдела начальник Отдела. Все работы распределены между со-трудниками. 3.