Функции документа. Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции.
Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций. Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные. Главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве.
Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации. Общие функции - информационная, коммуникативная, кумулятивная - характерны для всех документов, независимо от их типа и вида. Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе.
Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР-статья - монография - учебник - энциклопедия: документы расположены по степени увеличения информационной емкости). Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др. Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности.
Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. Кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества.
К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции. Управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. официальные и деловые документы). Познавательная или когнитивная функция- способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.
Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т.е. научные документы). Правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.
Общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.). Мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому.
Эта функция свойственна документам - памятникам (артефактам), обладающим особой социально- культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы). Гедоническая функция - это способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.). К специальным функциям документа можно также отнести: статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.
Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой.
Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.
Глава 2. Документная коммуникация. Документ. Книга 2.1.