Социальные документно-коммуникационные системы. Документной коммуникацией (ДК) будем называть коммуникацию, опосредованную документом, построенную на обмене документами между двумя или более людьми. ДК является подсистемой социальной коммуникации. В процессе социальной документной коммуникации явно скрыто присутствуют три основных элемента: коммуникант, коммуникант и реципиент.
В основе ДК лежит коммуникационный акт, в котором выделяются следующие составные части: 1) тот, кто передает документную информацию, коммуникант - лицо или организация, генерирующие сообщение (автор документа, документной информации, сообщения); 2) тот, кому предназначена документная информация реципиент - это лицо или группа лиц, принимающих сообщение (потребитель документной информации, читатель, слушатель, зритель); 3) способ или канал передачи информации - коммуникант - это документ в форме книги, журнала, газеты, фильма, дискеты и т. п.; 4) содержание передаваемой информации, зафиксированной на материальном носителе; 5) код - правила языка, на котором зафиксировано сообщение; 6) контекст - в нем сообщение обретает всю полноту своего смысла.
Таким образом, документ является средством (каналом) передачи информации, если его рассматривать как элемент коммуникационного процесса в целом. С позиции реципиента документ является источником информации. ДК является одной из основных подсистем социальной коммуникации, т. е. системой обмена информацией между двумя и более людьми.
В зависимости от канала передачи сообщений социальные коммуникации принято делить на неформальные и формальные. Неформальные коммуникации устанавливаются между отправителем и потребителем непосредственно - путем личных контактов, встреч, бесед, формальные - через специально созданные обществом организации и учреждения: систему печатных изданий, библиотеки, информационные службы и др. По форме представления информации социальные коммуникации делятся на документные и недокументные. Документоведение изучает документные системы, т. е. системы, состоящие из документов, имеющие отношение к документам как таковым.
Документная коммуникационная система (ДКС) - это подсистема социальной коммуникации, обеспечивающая создание, обработку, хранение и распространение документной информации в обществе. В документно - коммуникационной системе выделяют три исторически сложившиеся подсистемы: атрибутивную, функциональную и управленческую.
Документная коммуникация соответствует коммуникационной деятельности только в случае непосредственной переписки между коммуникантом. В документально - коммуникационную систему входят институты документной коммуникации и документные каналы. В книговедческой и библиотечно-библиографической литературе документально - коммуникационную систему называют «Система книга - читатель». Основными институтами документной коммуникации, существующими в настоящее время, являются: архивы, библиографические службы, библиотеки, издательства и типографии, книжная торговля.
Существующие функции не исчерпывают область практического применения предмета: они дополняются прикладными функциями. Прикладные функции - это те свойства предмета, которые не обязательно ему присущи, а привнесены извне. Прикладные функции - результат приспособления данного предмета к потребностям момента.