Должностные инструкции

СОДЕРЖАНИЕ. 1. Тарифно-квалификационные характеристики и должностные инструкции. стр.3 Список используемой литературы. стр.17 Приложение. стр.1. Тарифно-квалификационные характеристики и должностные инструкции. Служебная должность - первичный элемент структуры управ¬ления, отражающий сложившуюся систему разделения и коопе¬рации труда внутри организации.Эффективность труда каждого работника во многом зависит от того, насколько четко определены его должностные обязанности, права, ответственность, служебные взаимоотношения.

Все эти сведения отражаются в соответствую¬щем документе - должностной инструкции. Должностные инструкции - необхо¬димое и действенное средство управления.Наличие должностных ин¬струкций позволяет: • исключить дублирование при выполнении определенных видов работ; • обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные дол¬жности, при решении производст¬венных и управленческих задач; • дать объективную оценку дея¬тельности работника; • обосновать необходимость наложения взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него обя¬занностей.

При разработке должностных ин¬струкций используются названия долж¬ностей, предусмотренные в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), из¬данном Министерством труда России в 1995 г а также должностные квалифи¬кационные характеристики, содержащиеся в сборнике Министерства труда России "Тарифно-квалификаци¬онные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих" (1996 г.), разработаном во испол¬нение постановления Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992 г. №785 "0 дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Еди¬ной тарифной сетки". Перечень общеотраслевых должностей, на которые разра¬ботаны тарифно-квалификационные характеристики, содержит наиболее типичные для бюджетных отраслей должности, та¬рификация которых является сквозной в бюджетной сфере.

В перечень включены характеристики должностей руководите¬лей, характеристики должностей специалистов и характе¬ристики должностей технических исполнителей.

По ряду должностей руководителей, предусмотренных в перечне (начальник отдела, главный специалист, руководи¬тель учреждения, организации, предприятия), содержание выполняемых работ и требования к знаниям должны быть определены особо для каждой из отраслей бюджетной сферы.

В основу подготовки тарифно-квалификационных харак¬теристик положены действующие в настоящее время харак¬теристики квалификационного справочника должностей, до¬работанные с учетом происходящих изменений в содержа¬нии труда и требующейся квалификации работников. В связи с введением поразрядной системы дифферен¬циации оплаты труда осуществлен переход от квалификаци¬онной к тарифно-квалификационной характеристике посред¬ством включения в ее состав раздела "Требования к квали¬фикации по разрядам оплаты труда", исходя из которых должна проводиться тарификация служащих.

Приведенные по общеотраслевым должностям служащих требования к квалификации по разрядам оплаты, установ¬ленные в соответствии с принятыми критериями, следует ис¬пользовать в качестве аналога при разработке соответствую¬щих требований по специфическим отраслевым должностям руководителей, специалистов и других служащих, с тем чтобы соблюсти единые методические подходы, предусмот¬ренные ЕТС. В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 20 января 1994 г. № 7 тарифно-квалификационные ха¬рактеристики должностей служащих (руководителей, специалистов и технических исполнителей) являются нормативными документами, способствующими обеспе¬чению рационального разделения труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, единства в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Тарифно-квалификационные характеристики служат ос¬новой при разработке должностных инструкций для испол¬нителей и содержат три раздела.

В разделе "Должностные обязанности" перечислены ос¬новные функции, которыми могут быть полностью или час¬тично наделены работники, занимающие конкретные долж¬ности. В разделе "Должен знать" содержатся основные требо¬вания, предъявляемые к работнику в отношении специаль¬ных знаний, а также знаний законодательных актов, по¬ложений, инструкций и других руководящих и норматив¬ных документов, методов и средств, которые работник дол¬жен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе "Требования к квалификации по разрядам оплаты определены уровень профессиональной подготов¬ки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы, диф¬ференцированные по каждому разряду или диапазону раз¬рядов.Дифференциация требований к квалификации по разря¬дам оплаты обусловлена различиями в сложности выполняе¬мых работ, исходя из уровня ответственности, разнообразия функций и других факторов, определяющих сложность вы¬полняемых должностных обязанностей.

В тарифно-квалификационных характеристиках приво¬дится перечень основных, наиболее часто встречающихся работ исходя из сложившегося в отраслях экономики разде¬ления и кооперации труда. Конкретный перечень должност¬ных обязанностей работников устанавливается должностны¬ми инструкциями, которые разрабатываются и утверждают¬ся в установленном порядке.При необходимости обязаннос¬ти, включенные в характеристику по той или иной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мер по увеличению объема выполняемых работ, сокращению чис¬ленности персонала возможно расширение круга обязаннос¬тей работников по сравнению с установленными соответст¬вующей характеристикой.В этих случаях работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками для других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение кото¬рых не требует иной специальности, квалификации, измене¬ния должностного наименования.

Отнесение к разрядам оплаты руководителей предпри¬ятий, учреждений, организаций, структурных подразделе¬ний, находящихся на бюджетном финансировании, осущест¬вляется на основе группировки по оплате труда руководите¬лей исходя из масштаба и сложности руководства.Группы по оплате труда для руководителей устанавлива¬ются в зависимости от технико-экономических показателей, характеризующих их работу, а также от таких факторов, влияющих на труд руководителя, как численность подчи¬ненного персонала, техническая вооруженность и др. Показатели для отнесения учреждений, организаций, предприятий и структурных подразделений, находящихся на бюджетном финансировании, к группам по оплате труда руководителей устанавливаются соответствующими минис¬терствами и ведомствами.

Тарифно-квалификационные характеристики распро¬страняются на работников учреждений, организаций, пред¬приятий независимо от их ведомственной принадлежности.

В них представлены наиболее характерные для той или иной должности виды работ. Поэтому при разработке долж¬ностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в кон¬кретных организационно-технических условиях.Одновре¬менно определяются требования к необходимому профилю подготовки работников.

Должностные обязанности, требования к знаниям и ква¬лификации специалистов, а также заместителей руководите¬лей подразделений определяются на основе соответствую¬щих тарифно-квалификационных характеристик.Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям тарифно-квалифи¬кационных характеристик определяется аттестационной комиссией согласно действующему положению о порядке проведения аттестации руководителей, специалистов и дру¬гих служащих учреждения, организации, предприятия.

Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации по разрядам оплаты, но обладающие достаточным практичес¬ким опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомен¬дации аттестационной комиссии могут быть в порядке ис¬ключения назначены на соответствующие должности.Им допустимо устанавливать разряд оплаты в пределах предус¬мотренного диапазона разрядов для данной должности на¬равне с лицами, имеющими специальную подготовку и стаж работы.

Разрабатывая должностные инст¬рукции, важно соблюдать единый под¬ход к их построению, формулировке содержания разделов, последова¬тельности изложения текста. Инст¬рукции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий ра¬ботника в кратких и четких фор¬мулировках с однозначным толкова¬нием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации.Как нор¬мативный документ должностная ин¬струкция определяет организа¬ционно-правовое положение работ¬ника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия.

Инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст ин¬струкции составляет специалист, зани¬мающий данную должность, соответ¬ственно он и подписывает.Должностные инструкции относят¬ся к документам, подлежащим утверждению, и, как правило, утверж¬даются руководителем организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы.

Во многих организациях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что следует признать положительной практикой, позволяю¬щей существенно улучшить качество данного документа и привести его в соответствие с действующим законо¬дательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения ра¬ботника под расписку.Унифицированная форма должно¬стной инструкции содержится в "Сбор¬нике плакатов и учебных форм основ¬ных организационно-распорядитель¬ных документов", являющемся состав¬ной частью Государственной системы документационного обеспечения уп¬равления (1991г.). Инструкция офор¬мляется на общем бланке органи¬зации с угловым расположением рек¬визитов.

К реквизитам бланка долж¬ностной инструкции относятся: наиме¬нование вышестоящей организации (при наличии у предприятия ведомственной подчиненности), наименова¬ние организации (предприятия), назва¬ние вида документа (должностная инструкция), дата регистрации инструкции, регистрационный индекс (номер), место составления документа.

Порядок расположения реквизи¬тов организационно-распорядительных документов и правила их офор¬мления закреплены ГОСТОМ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Систе¬ма организационно-распоря¬дительной документации.Тре¬бования к оформлению доку¬ментов". Согласно ГОСТУ, дата в документах пишется тремя парами арабских цифр (при¬мер: 01.10.97), а реквизит "Место составления докумен¬та" это название местности, где расположена организация, с учетом административно-территориального деления, например: Москва, г. Рязань, г. Красногорск Московской обл п. Строитель Мытищинского района Московской обл. В графе утверждения дол¬жностной инструкции, прос¬тавляемой в правом верхнем углу листа документа, указыва¬ется должность руководителя, утвердившего документ, и дает¬ся расшифровка его личной подписи (два инициала перед фамилией без скобок). Руко¬водитель, утверждающий инст¬рукцию, должен не только рас¬писаться в графе утверждения, но и поставить от руки дату ут¬верждения документа.

В левом верхнем углу лис¬та документа, под реквизитами бланка, располагается рекви¬зит "Заголовок к тексту", ко¬торый показывает, на какую долж¬ность составлена инструкция, т.е. назы¬вает эту должность (категорию служащего). В унифицированной форме долж¬ностной инструкции, согласно ГСДОУ, отражена струк¬тура текста этого документа, включаю¬щая следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Функции. 3. Должностные обязанности. 4. Права. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения.

Связи по должности.

В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки степени выполнения работником своих функций и обязанностей, исполь¬зования прав и т.д. Основными критериями при этом являются качество работы и своевременность ее выполнения, а качество работы опре¬деляется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника в должностной инструкции.

Раздел «Общие положения» дол¬жен содержать: основные сведения о должности; наименование подразделения, в котором работает сот¬рудник, занимающий данную долж¬ность; его непосредственную подчиненность; порядок приема на работу и порядок увольнения; порядок заме¬щения сотрудника при его отсутствии; перечень законодательных, норма¬тивных и методических материалов, которыми сотрудник должен руко¬водствоваться в своей деятельности; квалификационные требования к претенденту на данную должность, т.е. требования к уровню образования и стажу работы.

В разделе «Функции» опреде¬ляются основные направления деятельности работника, тот участок работы, за который он несет ответственность.В разделе «Должностные обя¬занности» перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, ука¬зывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, ут¬верждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, кон¬тролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д. В разделе «Права» описы¬ваются полномочия работника, необходимые для выполнения предписанных ему действий.

Здесь указываются такие пра¬ва работника, как право при¬нятия решений, получения ин¬формации, необходимой для работы, право визирования документов и участия в их подго¬товке и обсуждении и т.п. Ра¬ботник должен быть наделен правом требовать от других сотрудников организации своевременного и качественного исполнения определенных дей¬ствий.Виды и формы ответствен¬ности должностного лица за результаты и последствия сво¬ей деятельности, а также за не¬принятие своевременных мер по определенным вопросам служебной деятельности, если они относятся к кругу его обязанностей, описываются в разделе «Ответственность». Нап¬ример, специалист по работе с кадрами несет ответственность за: нарушение действующего законодательства при приеме, переводе и увольнении сотруд¬ников; нарушение инструкции по ведению трудовых книжек при их заполнении; несвоевремен¬ную выдачу трудовых книжек работникам при увольнении; бестактное, грубое отношение к работникам организации и гражданам, обращающимся в кадровую службу.

Раздел «Взаимоотношения» дол¬жен четко показывать служебные вза¬имосвязи сотрудников, и прежде всего взаимный обмен документацией меж¬ду должностными лицами внутри ор¬ганизации, а также между должност¬ным лицом и сторонними организаци¬ями. Данный раздел лучше пред¬ставлять в табличной форме, включа¬ющей три графы: первая графа: круг должностных лиц, структурных подразделений и сторонних организаций, с которыми обменивается документацией сотрудник; вторая графа: что получает сот¬рудник от других должностных лиц, структурных подразделений и сто¬ронних организаций; третья графа: что передает сот¬рудник другим должностным лицам, структурным подразделениям и сто¬ронним организациям. При необходимости во второй и третьей графах таблицы могут быть указаны дополнительные характе¬ристики процессов обмена инфор¬мацией: периодичность представления сведений, объем подготавливаемой документации, вид носителя информации и т.д. Раздел «Организация работы и критерии оценки деятельности» помимо организационных вопросов (режим или график работы сотрудника, по¬рядок контроля за его деятельностью, совмещение разных видов работ и т.п.), должен содержать параметры оценки результатов труда сотрудника для объективной его характеристики как специалиста.

Только качественно составленный перечень критериев оценки деятельно¬сти работника может служить основой для решения вопросов профессио¬нальной пригодности работника, его соответствия занимаемой должности и служебного роста, а также для применения на практике к некачественно работающему специалисту соответ¬ствующих статей КЗоТ РФ для осво¬бождения его от занимаемой должно¬сти (например, п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ обнаружившееся несоответствие ра¬ботника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие не¬достаточной квалификации). После утверждения должностной инструкции она в обязательном по¬рядке доводится до сведения работ¬ника, занимающего данную должность.

Этот факт фиксируется с помощью от¬метки "С инструкцией ознакомлен" и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознаком¬ления.

Приказ о внесении изменений издается при необходимости перерасп¬ределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тек¬сту фамилию и инициалы бывшего работника. Распределение должностных обязанностей между руководящими ра¬ботниками организации устанавливается распорядительным документом - приказом директора.

Список используемой литературы. 1. Государственная система документационного обеспечения управлением.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. 2. В.И.Андреева. «Делопроизводство в кадровой службе». 3. «Книга работника кадровой службы».