Электронный документооборот: предпосылки внедрения, определение,основные фунции, выгоды от внедрения. Документы в наше время выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс – работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации.Один из способов решения проблемы – использование специального программного обеспечения – систем электронного документооборота(СЭД). Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.Пользователями систем автоматизации делопроизводства являются сотрудники таких структурных подразделений как управление делами, секретариаты, канцелярии (10-15% сотрудников); пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы -40-50% сотрудников организации; пользователями электронного документооборота – до 80% сотрудников.
Характеристики СЭД : -масштабируемость системы -поддержка различных программно-аппаратных платформ -гибкость управления доступом ко всему спектру документов -интегрируемость с другими информационными системами -наличие нескольких типов интерфейсов рабочих мест - наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота Возможности электронного документооборота В СЭД можно осуществлять весь цикл работы с документами.
Группировка и сортировка документов может осуществляться такими методами как: -хронологиеский -предметно-вопросный Алфавитный -нумерационный -номинальный -корреспондентский Регистрация и хранение документов в СЭД обеспечивает возможность учета и сохранности документов, быстрого их поиска.
Создание в системе электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним. В СЭД можно отследить текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с документами, статистику их выполнения.Вывод: в целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.