Порядок хранения документов на предприятии

Порядок хранения документов на предприятии Введение Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренними (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (в организации). Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: - Документы, поступающие из других организаций (входящие), - Документы, отправляемые в другие организации (исходящие), -Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние). Документы, поступающие на предприятие, проходят: - Первичную обработку, -Предварительное рассмотрение, - Регистрацию, - Рассмотрение руководством, - Передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления с целью распределения поступивших документов на: направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без рассмотрения руководителем передаются по назначении документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение вязи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры.Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами. Регистрация документов Регистрация документов- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические , бухгалтерские, финансовые и т.д.) регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются в соответствующих подразделениях.

В службе ДОУ на этих документах ставится дата поступления.Перечень документов, не подлежащих регистрации в службу ДОУ: -Письма, присланные для сведения(копии) -Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок -Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию -Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня -Графики, наряды, заявки, разнарядки -Сводки и информация, присланные сведения -Учебные планы, программы -Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций - Прейскуранты -Технические условия -Претензии -Нормы и нормативы расходов материалов -Поздравительные письма -Пригласительные билеты -Документы по заключению коллективных договоров -Бухгалтерские документы -Планово-финансовые документы -Печатные издания (книги, журналы, биллютени) -Формы статистической отчетности -Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично» - Объяснительные записки -Арбитражные и исковые документы Регистрация документов должна быть только однократной.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он должен регистрироваться повторно.Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно: 1.Приказы по основной деятельности 2.Приказы по личному составу 3.Акты ревизий 4.Протоколы заседаний 5.Отчеты 6.Докладные записки и т. д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Для внутренних документов обычно применяется простая нумерация. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационные карточки (РРК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.

Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видам документов.

Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены РРК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации.РРК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку.

При соблюдении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки – шахматки, для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: 1. Автор (корреспондент) 2. Название документа 3. Дата документа 4. Индекс документа 5. Дата поступления документа (для входящих документов) 6. Индекс поступления документа (для входящих документов) 7. Заголовок документа или его краткое содержание 8. Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата) 9. Срок исполнения 10. Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа) 11. Номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть должен следующим: -Исполнители -Расписка исполнителя в получении документа - Ход исполнения -Приложения и др. Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов.

Документу – ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Методы учета и сокращения документооборота Чтобы выявить проблему совершенствования взаимодействия, надо определить, как взаимодействуют службы при каждом из видов документооборота. Для этого составляется карточка-анкета связей всех подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий, для определения баллов связей.Данная карточка-анкета составляется по каждому типу контактов, участвующих в процессе документооборота.

Под «прямой связью» понимается поток документов, передаваемых подразделением другой службе, под «обратной связью» - документы, поступающие от службы в рассматриваемое подразделение. Каждый отдел самостоятельно формулирует типы контактов, указываемые в карточке-анкете. Предприятие также самостоятельно может определить количество контактов «прямой» и «обратной» связей.Каждый контакт между подразделениями оценивается на основе опроса руководителей и конкретных исполнителей данных подразделений в баллах от 1 до 10. Балльная шкала может формироваться самим предприятием, в качестве примера предлагается следующая: - Систематические налаженные связи - 7 - 10 баллов; - Периодические слабо налаженные связи - 4 - 6 баллов; - Редкие не налаженные связи - 1 - 3 балла.

После того, как каждому типу контакта присвоен балл, происходит их суммирование по каждому виду связей.Принимая условие, что каждый тип контактов может быть оценен максимум в 10 баллов, необходимо определить максимально возможное количество баллов по каждому виду связей.

Эта сумма будет равна количеству типов контактов по каждому виду связей в отдельности, умноженному на 10 баллов. После этого необходимо определить вес каждой связи, отражающего организационную структуру по каждому типу документооборота. Иначе говоря, определим долю фактически сложившихся баллов карточки-анкеты в общей сумме баллов.Далее полученные значения веса каждой связи наносятся на спроектированные схемы документооборота и выявляются наиболее проблемные участки, тормозящие процедуру документооборота.

Далее полученные схемы и рекомендации «накладываются» друг на друга и дается итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их реализации.Таким образом, особенность именно такого подхода к оценке состояния документооборота на предприятии заключается в следующем: - анкетный опрос работников (даже с учетом балльной оценки) не дает целостного представления о не налаженных связях в движении документов между отделами, в то время как путем составления итоговой организационной структуры по предлагаемой нами методике наглядно видны «проблемные» участки;.