Подотчетными суммами называются ден. авансы, выдаваемые работникам орг-ции из кассы на мелкие хоз. расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи ДС под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.
Порядок оформления и учета команд. расходов на тер-рии РФ регул-ся Инструкцией Минфина СССР №62 «О служебн. командировках в пределах СССР», а по загран. командировкам «Правила об условиях труда советских работников за границей», утвержд. Постан. Госкомтруда СССР от 25.12.74г №365. Приказ Минфина РФ от 13.08.99 №57н с 01.09.99г норма возмещения в РФ:
найм жилого помещения - по факт. расходам, подтвержденным соотв-щими док-тами но не более 270 руб. в сутки, без документов 7 руб. в сутки; суточные- 55 руб. за каждый день нахождения в командировке, расходы по проезду к месту командировки и обратно по факт. расходам по документам.
Разрешается рук-лем орг-ции производить доп. выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Доп. выплаты относятся на себ-ть, но для целей н/о затраты принимаются в установленных пределах. Командировочные расходы, выплачиваемые сверх норм, вкл. в доход работников и облагаются подоходным налогом и на эти суммы начисляются страх. взносы в гос. внебюдж. фонды. Для выдачи суммы аванса под отчет составляется предварит расчет всех расходов по командировки. Полученные деньги разрешается расходовать подотч. лицам только на цели, на которые они выданы. Отчет о командировки должен быть представлен в течение 3-х дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса возвращаются в кассу. Новый аванс подотч. лицам выдается после полного расчета по ранее выданному авансу. Отчет проверяется в бухгалтерии и утверждается рук-лем.
Подотчетные суммы учитывают на акт. синт. сч. 71.
Выдача денег подотчетному лицу Дт 71 Кт 50.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списываются с Кт 71 в Дт 10,26 и др. в зависимости от характера расходов.
Возврат неиспользованных сумм - Дт 50 Кт 71.
Аналитический учет расходов с подотч. лицами ведут по каждой авансовой выплате.