ДОКУМЕНТ КАК НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ

 

Термин "документ" (documentum) латинского происхождения и означает доказательство, свидетельство. В словаре русского языка С.И. Ожегова слово "документ" определяется как "деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь". В понятие "документ" в разных сферах деятельности вкладывается различное значение. Так, например, в право-ведении документ может иметь следующую трактовку: ''форма удостоверения юридических фактов''; в бухгалтерском учете ''документ - это письменное свидетельство о фактическом совершении или о праве на совершение хозяйственной операции''; в делопроизводстве – ''средство фиксации в письменном виде сведений о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека»; в информатике – «вид информации». В процессуальном праве термин "документ" понимается как вид источника доказательства.

Разнообразное понимание документа обусловлено прежде всего спецификой предмета и метода исследования конкретной отрасли науки и практики.

Например, бухгалтерский учет ведется на основании первичных доку-ментов, составляемых при совершении той или иной хозяйственной операции. Именно первичные и сводные документы бухгалтерского учета, содержащие фактические данные, служат основой для получения информации необ-ходимой руководителю в процессе управления производственным циклом, а также составления отчетных данных по итогам работы за определенный период времени.

По своей форме документ является письменным актом, в котором находят отражение юридические факты. Поэтому возникает потребность четко раз-личать документы по их признакам.

Давая характеристику документа, принято выделять в нем такие существенные признаки, как форма, содержание и волевой характер.

По форме первичные документы, применяемые в деятельности пред-приятий и организаций и отражающие информацию о совершении или разрешении на совершение каких-либо хозяйственных операций должны отвечать требованиям утвержденных типовых межведомственных форм пер-вичной учетной документации или бланкам специализированных форм, разработанных и утвержденных министерствами и ведомствами.

Документ по своему содержанию всегда является результатом опреде-ленной волевой деятельности составившего его лица. Обязательным рекви-зитом документа, как исходящего от государственной или общественной организации, так и составленного гражданином, является подпись лица, от имени которого он исходит. Исключением из этого правила являются только те документы, форма и содержание которых точно установлены специаль-ными нормативными актами и не предусматривают подписи юридического лица, от которого он исходит (например, избирательные бюллетени, все-возможные билеты и т.п.). Во всех остальных случаях письменные акты любого содержания, в том числе письма, записки, заявления и т. п., не имеющие подписи, документами считать нельзя.

Юридическими фактами, оказывающими влияние на общественные отношения, могут быть как "события", регулируемые правом (например, истечение времени, рождение, смерть и т.п.), так и состояние, т.е. такие обстоятельства, которые существуют в течение длительного периода времени (например, родство, брак и т.п.). Значительную группу юридических фактов составляют правомерные юридические действия (например, хищение, подлог и т.п.). Эти действия отличаются своим волевым характером и определенными юридическими последствиями, наступающими в результате их совершения.

Таким образом, из изложенного выше следует, что основными признаками документа, характеризующими его общее понятие, являются форма документа, его содержание, волевой характер документа.

Следует иметь в виду, что сведения могут быть закреплены не только с помощью письменной формы, но и иными средствами передачи информации (например, с помощью магнитной звукозаписи, кино-, фотосъемки), которые в настоящее время непрерывно расширяются.

Вместе с тем следует помнить о том, что если в деле имеется фотокопия документа, то она будет бесспорна только тогда, когда, как справедливо отмечалось в литературе, отвечает следующим условиям: 1) из материалов уголовного (гражданского) дела видно, откуда поступила фотокопия документа в дело; 2) фотокопия документа должна быть достаточно ясной для того, чтобы можно было без затруднений прочитать все содержание документа; 3) фотокопия документа должна сопровождаться заключением эксперта-криминалиста о том, что фотографированию был подвергнут именно один документ, а не отдельные фрагменты нескольких документов.

Таким образом, поддокументом следует понимать письменный акт, содержащий определенные реквизиты и отражающий хозяйственные операции или хозяйственную операцию и другие факты, с которыми закон связывает наступление экономико-правовых последствий.

В хозяйственной деятельности предприятий (объединений) документы являются носителями как экономической, так и юридической информации.

Носителями экономической информации документы становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация хозяйственных операций. Кроме того, цифровые показатели, сгруппированные и обобщенные по определенной системе и зафиксированные в соответствующих документах, дают возможность оценивать эффективность хозяйственной деятельности, конечные результаты деятельности предприятия (объединений) и т. д.

Следовательно, экономическая информация документа представляет собой сведения о движении материальных ценностей и денежных средств, т. е. в документах отражается динамика собственности.

К документам, отражающим динамику собственности, можно отнести большое количество письменных актов, в том числе и такие как платежное требование, чек, товарно-транспортная накладная, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и др.

Носителями правовой информации документы становятся в силу того, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенной операции и обеспечения их доказательственной силы.

Документ будет иметь доказательственное значение только тогда, когда он облечен в установленную законодательством форму.

К правовой информации следует относить все данные, содержащие проверку анализируемых хозяйственных операций в соответствии с действующими законами и подзаконными актами. К правовой информации относятся также и все нормативные акты, закрепляющие правовые нормы, посредством которых регулируются общественные отношения, в том числе и организация производства судебно-бухгалтерской экспертизы, например Инструкция о производстве судебно-бухгалтерских экспертиз в экспертных учреждениях.

В процессе исследования материалов уголовного (гражданского) дела, представляющих собой различные виды документов, эксперт-бухгалтер должен четко в них ориентироваться. Этому может помочь хорошее знание классификации документов. ''Знание классификаций бухгалтерских документов поможет эксперту-бухгалтеру более осмысленно и логически стройно исследовать операции бухгалтерского учета. Эти классификации способствуют выбору наиболее целесообразного порядка экспертного исследования и в известной мере облегчают эксперту формулирование ответов на поставленные вопросы''.

Важным принципом классификации материалов уголовного (граж-данского) дела для экспертизы является их практическая эффективность (значимость), т. е. классификация должна удовлетворять современным требованиям экспертной практики и работать на ее нужды.

В этой связи все документы, имеющиеся в уголовном (гражданском) деле, с позиции правовой их классификации и значимости (доказательственности) можно подразделить следующим образом: а) доброкачественные, т.е. обеспечивающие доказательственную силу, и недоброкачественные, т. е. не обеспечивающие доказательственную силу; б) бухгалтерские; в) другие материалы дела.

Доброкачественный документ - это документ, который по форме и содержанию соответствует правилам, которые отражены в законодательстве, и обеспечивает доказательственную силу.

В юридической практике исследованием документов занимаются специалисты-эксперты. Исследованием документов по финансово-экономи-ческим вопросам чаще всего занимаются эксперты-бухгалтеры. В дальней-шем в данной работе, как пример работы специалиста-эксперта, занимающегося исследованием документов, будет показана работа эксперта-бухгалтера. Эксперт-бухгалтер исследует только те документы, отражающие хозяйственные и финансовые операции, которые признаны следователем (судом) доказательствами. Доброкачественные документы служат основанием для суждения о реальности и объеме совершенной операции.

Недоброкачественным считается документ, который не отвечает требованиям законодательства и не обеспечивает доказательственной силы.

В свою очередь, недоброкачественные документы принято подразделять на недоброкачественные по форме и недоброкачественные по существу отраженных в них операций (подложные). К недоброкачественным по форме документам принято относить неоформленные и неправильно оформленные, но при условии, что и те и другие отражают реальные операции в неискаженном виде и объеме. Такого рода документы, если эксперт-бухгалтер на основании других данных установит их недоброкачественность лишь по - форме, также принимаются как бесспорные доказательства совершения отраженной в них операции.

К подложным относятся документы, неправильно отражающие произведенные операции, они подразделяются на две группы: фальсифицированные и документы, содержащие ложные сведения. Фальсифицированными являются те документы, в которых имеются подчистка и другие искажения (чек с поддельной подписью, платежная ведомость с подложной распиской в получении по ней денег и т. п.). В этих случаях фальсификации подвергался материал документа, такую фальсификацию устанавливает эксперт-криминалист. Если подобные документы следователь предъявляет эксперту-бухгалтеру, последний должен быть осведомлен об их подложности.

Документы, содержащие ложные сведения, - это такие документы, которые оформлены правильно, но содержат ложные сведения о характере, объеме и подробностях операции (счет организации с указанными в нем завышенными ценами или платежная ведомость с увеличенной суммой заработной платы, начисленной и выданной организатору хищения или его сообщнику, и т. п.).

В свою очередь, подложные документы, содержащие заведомо ложные сведения, принято подразделять на бестоварные и безденежные.

Бестоварным документом следует признать такой документ, которым оформлено движение материальных ценностей, их поступление или расход, в то время как они не поступили или израсходованы по иному назначению, чем указано в документе, или же остались без движения (например, счет лица за выполненную им работу, представленный при авансовом отчете, в то время как работа не выполнена, деньги не выплачены, а присвоены кассиром, который сфабриковал безденежный документ).

В литературе и на практике часто подложные документы называются фиктивными. Процессуальный закон говорит о подложном документе. Документ может отражать несуществующую (фиктивную) операцию, но сам от этого не становится фиктивным, а является подложным.

Объектами судебно-бухгалтерской экспертизы (СБЭ) согласно п. 5 Инструкции о производстве СБЭ являются первичные и сводные документы бухгалтерского учета, содержащие фактические данные, необходимые для дачи заключения.

Документы бухгалтерского учета - это письменные акты, фиксирующие совершенные хозяйственные операции в соответствии с требованиями правил, закрепленных в нормативных правовых актах, к примеру в "Положении по ведению бухгалтерского учета в РФ", утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34-н.

Бухгалтерские документы в работе предприятий (объединений) служат средством обоснования учетных записей. Кроме того, они используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, т. е. используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям. На основе бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных операций, ведется текущий анализ выполняемой работы, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т. е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Важное значение бухгалтерские документы имеют в борьбе за сохранность собственности. При помощи документов наблюдают за правильностью действий материально-ответственных лиц. Это достигается путем проверки юридической обоснованности получения и выдачи ими товарно-материальных ценностей. С помощью бухгалтерских документов вскрывают случаи злоупотреблений с материальными ценностями.

Правовое значение бухгалтерских документов проявляется в том, что с их помощью подтверждается правильность зарегистрированных в учете фактов, и тем самым они служат доказательством при спорах, возникающих между предприятиями (объединениями), организациями, учреждениями. Их используют органы следствия, суды, арбитраж при решении вопросов о различных претензиях, исках, проверках полноты выполнения обязательств и т. д. Однако необходимую правовую силу документы получают только тогда, когда они составлены и оформлены в соответствии с требованием законодательства.

Кроме того, эксперт-бухгалтер составляет заключение на основании главным образом исследованных им бухгалтерских документов, имеющихся в уголовном (гражданском) деле.

К бухгалтерским документам принято относить такие документы, как, например, платежные требования, платеж­ные поручения, чек, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, ведомость на выдачу заработной платы, накладная, калькуляция, отчеты, учетные регистры, акты на списание ценностей и др.

Рассмотрим некоторые характерные признаки, присущие бухгалтерским документам.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета (документах по установленной типовой форме) являются первичные документы.

Первичные документы могут быть как разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, так и накопительными (групповыми), предназначенными для оформления ряда однородных хо­зяйственных операций за определенный период.

Правильно оформленные первичные документы характеризуются тем, что они составлены своевременно и содержат все предусмотренные реквизиты для данного вида документов.

Реквизиты - это установленная законодательством совокупность элементов, обеспечивающих экономическую, юридическую и другую информацию. Так, согласно Федеральному закону от 21.11.96 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: а) название (приходный ордер, расходный ордер, накладная, наряд, маршрутный лист, акт и пр.); б) дату составления; в) содержание хозяйственной операции и ее основание; г) измерители операций (в количественном и ценностном выражении); д) подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления. В необходимых случаях в документе должны быть приведены его номер, название и адрес предприятия (организации) и указаны стороны, участвовавшие в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом (например, в накладной, акте о приемке материалов и т. п.), а также дата записи в накопительный документ хозяйственной операции в тех случаях, когда дата составления и дата записи в него хозяйственной операции не совпадают (к примеру, в лимитно-заборной карте и др.). Другие реквизиты определяются характером документируемых хозяйственных операций.

Все документы имеют соответствующую форму. В словаре русского языка слово ''форма'' означает ''внешнее очертание, наружный вид предмета''. Стало быть, форма документа - это внешние особенности материального объекта. Особенности документа проявляются в размере документа, его конфигурации, способе изготовления (печатный, машинный, ручной) и реквизитах.

Среди вышеназванных элементов, составляющих особенности документа, ведущее значение имеют реквизиты, поскольку они обеспечивают доказательственность совершения финансовых и хозяйственных операций.

В этой связи и рассмотрим сущность реквизитов, т. е. с позиции их доказательственного процессуального значения.

Название документа - это словесное обозначение конкретного объекта материального мира, указывающее на область его применения. Например, такое название документа, как приходный ордер, говорит о его области применения, в частности в сфере оформления принятия денег и товарно-материальных ценностей; название документа - авансовый отчет - указывает на то, что он применяется для оформления произведенных денежных расходов конкретным работником предприятия, учреждения, организации.

Следующим реквизитом документа является дата его составления. Этот реквизит указывает на время, когда он (документ) был оформлен (например, год, месяц, число). Юридическое значение даты оформления документа со­стоит в том, что если дата не указана, то такой документ является бездоказательным с вытекающими отсюда правовыми последствиями.

Важным реквизитом документа является содержание, характеризующееся совершенной финансовой или хозяйственной операцией. К примеру, в авансовом отчете содержанием являются произведенные расходы денежных сумм на билеты, проживание в гостинице и т.д. со ссылкой на первичные документы, которыми расходы были оформлены. В приходном ордере содержанием является зафиксированное принятие денег и товарно-материальных ценностей. Юридическое значение этого реквизита состоит в том, что он свидетельствует о совершенной операции, а поэтому приобретает доказательственную силу.

Что касается такого реквизита, как измерители в документах, то он представляет собой показатели количественной и качественной характери-стики денежных, товарных и других операций (например, указываются в рублях, тоннах, метрах, литрах и т. д.).

Следующим важным реквизитом является подпись лица в документе, которая представляет собой волевое действие лица. Например, согласно п. 25 Инструкции о порядке приемки продукции производственно-техническо­го назначения и товаров народного потребления по коли­честву ''акт должен быть подписан всеми лицами, участвующими в приемке продукции по количеству''. Другой пример: в соответствии с ''Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации'' ''прием наличных денег кассами предприятий, организаций и учреждений производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным (старшим) бухгалтером или лицом, им уполномоченным''.

В зависимости от назначения бухгалтерские документы принято подразделять на распорядительные, оправдательные, комбинированные; по степени обобщения - на первичные и сводные; по количеству отраженных в них операций - на разовые и накопительные; по месту составления - на внутренние и внешние.

Распорядительные документы - это такие документы, которые содержат распоряжение (указание) о выполнении финансовой или хозяйственной операции. Например, чеки на получение наличных денег из банка, приказ на отпуск материалов со склада магазина.

''Оправдательные - это документы, составляемые в момент совершения операции или тотчас же после ее совершения и служащие доказательством того, что данная хозяйственная операция была произведена. К примеру, расходная накладная, выписанная на отпуск материалов со склада во исполнение распорядительного документа - требования и т.п.''.

Комбинированные документы - это такие документы, которые включают элементы распорядительного и исполнительного документа. Таким документом является, например, расходный кассовый ордер, в верхней части которого содержится распоряжение о совершении операции, а в нижней - отметка о выплате наличных денег из кассы.

Документы бухгалтерского оформления - это такие документы, с помощью которых оформляются операции, отраженные ранее в первичных документах. К примеру, справка бухгалтерии о списании распределяемой прибыли, расчет о начислении амортизации, калькуляции, учетные регистры.

Первичные документы - это такие документы, в которых впервые оформляются финансовые или хозяйственные операции. К первичным документам относят материальное требование, составленное кладовщиком при отпуске материалов со склада, кассовые ордера, чеки, квитанции, расписки, акты и т. д.

Юридическое значение первичных документов состоит в том, что они впервые отражают финансовую или хозяйственную операцию, а потому являются одним из источников доказательств, если изложенные в них факти­ческие данные имеют значение для уголовного или гражданского дела.

Сводные документы - это такие документы, которые составляются на основе первичных документов в целях их обобщения. Например, материальный отчет склада, составленный кладовщиком на основании приходных и расходных документов, приложенных к отчету; авансовый отчет, к которому прилагаются документы (проездные билеты, квитанции об уплате за проживание в гостинице и др.).

Разовые документы-это документы, в которых фиксируется одна финансовая или хозяйственная операция. К разовым документам относят такие документы, как платежные требования, кассовые ордера, приходные ордера и т. п.

Накопительные документы - это документы, в которых оформляются однородные операции, совершенные в разное время (например, за неделю, декаду и т. д). К таким документам относят лимитно-заборные карты, в которых делают отметки об отпуске в течение месяца материалов со склада в цех; табель учета рабочего вре­мени; ведомость выполненных работ и т. д.

Внутренние документы - это документы, которые применяются внутри одного предприятия. К примеру, приходная накладная склада готовой продукции, составленная при поступлении продукции из цеха.

Внешние документы - это документы, оформляющие финансовые или хозяйственные операции между двумя предприятиями. К таким документам относят, например, платежное требование поставщика, счет-фактуру и т. д.

Среди документов бухгалтерского учета особое значение имеют учетные регистры.

Учетными регистрами называются документы аналитического (син-тетического) учета, в которых в соответствии с законодательством осуществляется группировка данных о наличии товарно-материальных ценностей, денежных средств и операциях с ними, зафиксированных первичными документами. К учетным регистрам относят бухгалтерские книги, карточки, ордера, по форме которых в организации принято вести бухгалтерский учет, группировочные (сводные) листы (ведомости). Такое подразделение учетных регистров обусловливается формой.

Учетные регистры имеют особую значимость для эксперта-бухгалтера в силу того, что позволяют (к примеру, с помощью бухгалтерских книг и др.) вскрыть (установить) злоупотребление, возникшее на основе изменения уже сделанных учетных записей, поскольку страницы в книгах нумеруются, а на обороте последней страницы книги за подписью главного (старшего, если он исполняет функции главного) бухгалтера или лица, им на то уполномоченного, делается надпись: ''В настоящей книге всего пронумеровано «___» страниц (листов)''. Это обеспечивает сохранность каждого листа и не допускает замены одного листа другим. А если будет допущена замена листа или же его вырвут из книги, то это будет легко установить (обнаружить).