Организация управления в наши дни невозможна без применения компьютерных технологий. Практически все работники сферы управления в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах используют в своей деятельности компьютеры, но далеко не все имеют достаточное представление о возможностях современных компьютерных технологий, умеют максимально их использовать.
Нормативно-правовую основу по организации делопроизводства составляют:
· Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".
· Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ ''Об информации, информатизации и защите информации''.
· Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ ''О бухгалтерском учете''.
· Основы законодательства Российской Федерации от 7 июля 1993 г. № 5341-1 ''Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах''.
· Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".
· Постановление Совета Министров-Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве".
· Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
· Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 "О первичных учетных документах".
· Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
· ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1984.
· ГОСТ 6.10.4-84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985
· ГОСТ Р-1.5-92. Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. - М.: Госстандарт, 1992.
· ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., Госстандарт России, 1997.
· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.
· Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. - М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 1998.
· Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72).
· Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152).
· Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.
· Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. - М., 1989.
· Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.
· Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М., 1980.
Сегодня компьютер является основным средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации и служит для упрощения и ускорения подготовки документов, возможности хранения и обработки больших объемов информации.
Рассматривая компьютеризацию делопроизводства, прежде всего необходимо определить, что же такое делопроизводство.
В ГОСТе 16.487-83 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) сказано,. Что делопроизводство - "деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами", т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами, с их созданием и обработкой.
Обратимся к понятию "документ". В этом же стандарте находим определение: документ - "материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве". Определение документа дано также и в Законе "Об информации, информатизации и защите информации": "Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
Вместо термина "делопроизводство" последнее время все чаще используют термин "документационное обеспечение управления" (например, Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации). Единая государственная система делопроизводства в новой редакции получила название Государственной системы документационного обеспечения управления.
Более широкий термин, который также можно сегодня встретить, - информационно-документационное обеспечение управления - включает в свое понятие помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, в том числе работу с базами данных.
Итак, делопроизводство - это процесс создания документа и последующей работы с ним, а документ - это носитель информации. Информация, согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации", - это "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления". Таким образом, в конечном счете все сводится к обработке информации, а компьютер - только более удобное средство для работы с ней.
С конца 1960-х гг. на базе больших ЭВМ (мэйнфреймов [mainframe], примером которых являются использовавшиеся в нашей стране вычисли-тельные машины серии ЕС) начинают внедряться автоматизированные систе-мы управления (АСУ).
Эти системы позволяли производить централизованную обработку данных масштаба отрасли или крупного предприятия. АСУ-контроль, АСУ-кадры и другие системы активно внедрялись в сферу управления.
Работа с документом всегда требовала больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать страницу или даже весь большой документ в случае внесения в него незначительных исправлений. Появление электронных пишущих машинок, снабженных запоминающим устройством на несколько страниц текста, частично решало эту проблему. Но только появление персональных ЭВМ позволило кардинально изменить процесс подготовки документов и делопроизводства в целом.
Персональные компьютеры быстро получили распространение в сфере управления, в первую очередь в качестве текстовых редакторов - своеобразной электронной пишущей машинки с практически неограниченным объемом памяти. С начала 1990-х гг., с появлением графического интерфейса, поддерживающего принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get - что вы видите - это то, что вы получите, или другими словами - что на экране, то и на бумаге), и с дальнейшим развитием возможностей компьютеров, они прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса. Их появление было обоснованным. Если с начала века благодаря научно-технической революции производительность труда в промышленности поднялась в десятки и сотни раз, то прогресс в сфере управления был едва заметным. Значительное возрастание сложности управления требовало кардинальных решений. Сегодня мы являемся свидетелями информационной революции. Компьютер дал возможность кардинально реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием ее нормального функционирования.
Документ многофункционален. Его главное назначение - запечатлеть, зафиксировать информацию, чтобы ее можно было передать на расстояние и использовать во времени. Поэтому первая задача в сфере управленческого труда, на решение которой был использован персональный компьютер, - это создание документов, т.е. фиксация информации.
Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации компьютеры связывают между собой - создаются локальные сети; появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи, позволяющие быстро переслать документ в другую страну или даже часть света. Коммуникативная функция, т.е. передача документа на расстояние - это второе направление использования компьютера.
Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистри-ровать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполне-ния - третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.
И, наконец, четвертая задача - сохранение и быстрый поиск информации, т.е. организация хранения документов и информационно-справочная работа. Компактность хранения, быстрый поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике - все это достигается путем создания электронного архива.
Процесс документационно-информационного обеспечения управления традиционно состоит из следующих этапов:
создание документов и их оформление;
прием-передача документов;
организация движения документов внутри организации;
регистрация и контроль исполнения;
информационно-справочная работа;
хранение документов.
Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий претерпел значительные изменения, которые и будут рассмотрены в данной книге.
Для решения вышеуказанных задач на компьютере во всех организациях, учреждениях, фирмах используются следующие типы программного обеспечения:
операционная система (ОС), т.е. базовая программа, под управлением которой работает компьютер;
текстовый редактор;
электронная таблица;
СУБД (система управления базами данных);
коммуникационные программы для работы с факсами, обмена сообщениями и доступа в Internet;
утилиты (вспомогательные программы, оптимизирующие работу компьютера и предотвращающие сбои в работе).
Как правило, используются также программы:
OCR (Optical Character Recognition System - преобразование образа машинописного бумажного документа в символьное представление), т.е. программы оптического распознавания текстов для ввода документов в компьютер с использованием сканера;
электронные словари и переводчики - при работе с текстами на иностранных языках.
Естественно, что конкретные программы, используемые в организациях, фирмах могут отличаться друг от друга, поэтому в данной главе показаны современные технологии ведения делопроизводства с использованием компьютера без привязки к какому-либо программному продукту одного из производителей систем автоматизации процесса документационно-информационного обеспечения управления.
Таким образом, внедрение компьютеров в делопроизводство создает новые качественные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет поставить делопроизводственную деятельность на современный уровень научно-технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.