Для обеспечения безусловного и своевременного исполнения и контроля за поручениями вышестоящих органов власти и управления в организациях различных форм собственности необходимо создавать специальное подразделение (далее – “отдел контроля”) или поручить одному из сотрудников, с отражением в должностных обязанностях, на которых будет возложена обязанность регистрации и контроля за прохождением всех документов.
На документы вышестоящих органов власти и управления, содержащие поручения контроля ставится штамп ''Контроль'' в верхнем правом углу первого листа.
Копии документов со штампом "Контроль" в обязательном порядке поступают в отдел контроля для непосредственного осуществления контрольных функций. Документы с пометками "Весьма срочно" или "Срочно" обрабатываются в первую очередь и доводятся до соответствующих должностных лиц немедленно.
В отделе контроля документы, содержащие поручения, регистрируются и вводятся в базу данных. На каждое поручение заполняется карточка, в которой отражаются наименование документа, его номер и дата, содержание поручения, срок исполнения (если такового не имеется, то проставляется установленный срок исполнения в соответствии с требованием руководства или с требованием нормативных документов). Заполненная карточка направляется в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем данного документа.
Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.
Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
Вносимые в необходимых случаях предложения о продлении сроков исполнения поручений необходимо представлять не позднее, чем за 7 дней до их исполнения.
Срок исчисляется в календарных днях с момента подписания поручения.
Ответ на запрос депутата Государственной Думы или члена Совета Федерации должен быть дан в 15-дневный срок, а ответ на обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы должен быть дан в 20-дневный срок со дня поступления его в Министерство. Если обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор должен быть письменно извещен об этом в
3-дневный срок с момента поступления обращения.
Поступившие в структурные подразделения поручения вышестоящих органов в соответствии с указаниями руководителя передаются непосредственному исполнителю. В журнале, контрольной карточке или электронной базе данных делается соответствующая отметка, когда и кому поручение передано на исполнение, а также установленный срок исполнения поручения.
Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ несет обусловленную заданием информацию, дает ответ на все поставленные вопросы, изложен кратко, ясным, не допускающим двойственного толкования языком, содержит в необходимых случаях ссылки на действующие законы или другие нормативные правовые акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер и другие реквизиты.
После выполнения поручения и подготовки итогового документа контрольная карточка возвращается в отдел планирования, организации и контроля с соответствующими отметками об исполнении, включая исходящий номер итогового документа. Сотрудник отдела, осуществляющий контроль, делает соответствующие отметки о выполнении поручения.
Целью исполнения документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат:
· поручения Президента Российской Федерации;
· протоколы заседаний Правительства Российской Федерации в части, касающейся заинтересованного ведомства;
· поручения Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей;
· обращения депутатов Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации;
· решения коллегий;
· приказы и распоряжения руководства предприятия или организации;
· планы работ предприятия или организации.
Контроль за исполнением документов осуществляется руководителями службы контроля, ответственными исполнителями, специалистами, которым поручено в соответствии с должностными обязанностями вести контроль.
Контроль за исполнением документов строится на основе банка регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизи-рованных баз регистрационных данных.
Контрольная картотека или автоматизированная база регистрационных данных должна быть систематизирована по:
· срокам исполнения документов;
· по исполнителям документов;
· группам документов (например: поручения Президента РФ, поручения Председателя Правительства РФ, приказы, решение коллегий и др.)
Контроль за исполнением документов осуществляется на основе сроков исполнения. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направляющей документ, или сроков, установленных законодательством (например, по обращениям депутатов Федерального Собрания РФ). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Срок исполнения документов с неуказанной датой исполнения - месяц. Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок. Изменение сроков обязательно документируется: проставляются новые сроки, дата изменения, вносятся необходимые изменения в регистрационные картотеки и базы данных. Приостановка исполнения документов, а также их отмена осуществляется только вышестоящими органами - авторами документа.
Документы с пометками "Весьма срочно" или "Срочно" обрабатываются в первую очередь и немедленно доводятся до соответствующих должностных лиц.
Организация контроля за исполнением документов, в частности, предусматривает:
· систематическую (промежуточную и по истечении срока окончательную) проверку исполнения работниками структурных подразделений полученных ими документов;
· обсуждение на оперативных совещаниях хода выполнения приказа (распоряжения) в части, касающейся деятельности структурного подразделения.
Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ несет обусловленную заданием информацию, дает ответы на все поставленные в поручении вопросы, изложен ясным, не допускающим двойного толкования языком, содержит в необходимых случаях ссылки на действующие законы или другие нормативные правовые акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства реквизиты: подпись, дату, регистрационный номер.