КОНТРОЛЬ ДОСТОВЕРНОСТИ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ И ПРИЕМЕ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то сегодня с распространением факсимильных аппаратов и факс-модемных устройств для компьютеров документ может быть отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка. С возможностями факсимильного аппарата сейчас все хорошо знакомы. Остановимся на отличиях при использовании факс-модемной платы компьютера. Факс-модем, как видно из названия, сочетает в себе функции двух устройств: факса и модема (дополнительно может быть функция работы с речевыми сообщениями). Факсимильная часть осуществляет прием сообщений от факсимильных аппаратов на компьютер и передачу сообщений с компьютера на факсимильные аппараты. Особенностью является получение факсимильного сообщения непосредственно в компьютер. В дальнейшем оно может быть распечатано, передано на другие компьютеры, использовано для подготовки ответного сообщения. Отправка факсов может осуществляться как путем сканирования имеющегося документа, так и путем подготовки текста документа непосредственно на компьютере, что исключает необходимость создания бумажного документа. Компьютер'' позволяет осуществлять отправку факсов в заданное время, а также рассылку циркулярных факсов по списку адресов.

Модем (модулятор-демодулятор) - устройство, позволяющее соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям. Использование модема позволяет передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться возможностями электронной почты и подключаться к международной сети Internet, дающей доступ к огромному объему всевозможной информации.

Одно из основных преимуществ передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер - это возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, изображениями и т.п. Сведения из такого документа легко могут быть включены в другие документы. Он может передаваться по сети внутри учреждения.

Современные факсимильные аппараты, печатающие на обычной бумаге, как правило, имеют возможность подключения к компьютеру. Поскольку любой факс имеет сканирующее устройство для считывания изображений документов, печатающее устройство и устройство приема/передачи данных по телефонной линии, то подключение факсимильного аппарата к компьютеру реализует функции сканера, принтера и факс-модема. Если же используется факс-модем, то для передачи в виде факсимильных сообщений традиционных бумажных документов необходимо использовать сканер.

Для поступающих на компьютер факсов рекомендуется установить специально выделенную папку (каталог). С установленной периодичностью (в зависимости от объема получаемой корреспонденции) записанные на жесткий диск компьютера изображения полученных факсов просматриваются, о факсах, пришедших не полностью или содержащих нечитаемые куски текста, сообщается отправителю для повторного получения, ненужные факсы рекламного характера после ознакомления уничтожаются без вывода на печать. Остальные факсы регистрируются, после чего или распечатываются, или направляются получателю по локальной сети.

Факсимильные сообщения поступают в компьютер в виде графического изображения страниц. Обычно факсы, с которыми предполагается дальнейшая работа, преобразуются с помощью программ OCR в текстовые документы, которые занимают гораздо меньше места в памяти компьютера и позволяют работать с ними как с обычным документом, созданным на компьютере.

При распознавании и переводе факса в текстовый формат теряются графические особенности документа - подписи, резолюции, печати и т.п. Однако, поскольку в большинстве случаев факсимильное сообщение не имеет юридической силы ввиду незащищенности от фальсификации, то задача сохранения графических особенностей факса и не ставится. В тех редких случаях, когда это, тем не менее, актуально, факс распечатывается или хранится в памяти компьютера в распространенном графическом формате или в формате поступившего факсимильного сообщения.

Примером одной из наиболее распространенных современных программ для работы с факсами является WinFax PRO 8.0 (8.03) фирмы Symantec. Эта программа позволяет:

отправлять документы MS Word в виде факсов, просто направляя их на печать (при этом в качестве принтера в окне Печать должен быть выбран WinFax);

отправлять документы, имеющиеся в бумажной форме, путем загрузки изображения документа со сканера и последующей отправки в виде факса;

просматривать факсы перед отправкой и при необходимости вносить в факс исправления, добавлять надписи, подписи и т.п.;

использовать адресную книгу для рассылки факсов как отдельным адресатам, так и их группам;

отправлять и принимать факсы как в автоматическом, так и в ручном режиме, передавать факсы в заданное (например, ночное) время.

при работе с модемами, поддерживающими голосовые функции, выступать в качестве автоответчика с записью сообщений в почтовые ящики для разных пользователей.

WinFax 8.0 является многофункциональной программой работы с факсами и имеет множество дополнительных сервисных функций и настроек, например уведомление о поступлении факса по пейджеру, переадресация факсов, автоматический вывод поступивших факсов на печать или передача в программу распознавания текстов, работа с двумя модемами одновременно, добавление подписи в документ, созданный на компьютере и многое другое.

Особенно удобно использование факс-модема вместо факса для отсеивания рекламных сообщений (вызывающих ненужный расход печатных материалов) и для циркулярной рассылки без изготовления многочисленных бумажных копий одного и того же сообщения.

Электронная почта сочетает в себе ряд преимуществ традиционной почты и факсимильных сообщений. Так же как и традиционная почта, электронная опирается на сеть своеобразных "почтовых отделений", осуществляющих передачу сообщения. Так же как и традиционная, электронная почта отличается низкими расценками, фиксированными для внутренних и международных сообщений. Однако в отличие от традиционной, электронная почта осуществляет гарантированную доставку сообщения в срок от нескольких минут до суток. По сравнению с факсом электронная почта не так оперативна, но поскольку для передачи сообщения необходимо соединиться лишь с ближайшим "почтовым отделением", а затем информация передается в сжатом виде по специальным выделенным каналам, то процесс передачи происходит гораздо легче, чем передача факса в другой город или тем более в другую страну, и что немаловажно - гораздо дешевле и с высоким качеством. Это особенно актуально в условиях плохого качества линий связи, когда передача факса в другой город требует упорного дозванивания и не гарантирует читабельности полученного документа. С развитием технологий связи получила распространение передача не только текстовых сообщений, но и фотографий, звуковых посланий и даже видеосообщений и проведение видеоконференций. Некоторые модели компьютеров уже стандартно поставляются с миниатюрной видеокамерой, укрепленной на мониторе. Более низкая стоимость связи по сравнению с расценками на международные разговоры привела в последнее время к массовому использованию Internet для речевой (голосовой) связи вместо телефона.

Наиболее популярная возможность компьютера с факс-модемом - доступ к Internet. Почти ежедневно в прессе появляются статьи о тех или иных возможностях использования Internet. Главное - это возможности коммуникации и доступа к базам данных. Самая распространенная в нашей стране программа просмотра Internet - Microsoft Internet Explorer 4.0, включающая в себя и программу работы с электронной почтой Outlook Express.

Использование факсимильных аппаратов и факс-модемов структурными подразделениями может привести к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря контроля за документооборотом в организации. Это зачастую приводит к чрезмерной автономности подразделений и потере контроля за деятельностью подразделений. Решением этой проблемы являются системы регистрации и контроля.

Формируемая в процессе регистрации база данных используется прежде всего для ведения контроля за исполнением документов.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Автоматизированная система легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задание и требующие исполнения. Также могут при необходимости быть поставлены на контроль и устные поручения и задания руководства.

Таким образом, система позволяет в доступной форме в любой момент иметь данные о том, что подлежит исполнению, над чем работает фирма сегодня. В быстрорастущих фирмах система регистрации документов может стать основным средством, позволяющим руководству быть в курсе всех вопросов, над которыми работают сотрудники.

Контроль за качеством исполнения документов ведет руководство. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации, фирме. Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет в небольшой фирме секретарь, а в крупном учреждении - служба документационного обеспечения управления, в составе которой может быть специальный отдел контроля или выделенный работник.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

· фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

· проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

· корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела "Ход исполнения");

· напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

· информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

· осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;

· внесение данных об исполнении документов;

· анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля "Срок исполнения (Контрольная дата)" в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле - специальный штамп в виде буквы "К", слова "Контроль" или просто делается отметка ярким карандашом К. Это делается для привлечения внимания исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

Контролю подлежат все документы, требующие принятия управленческого решения или выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа. Для распорядительных документов, например приказов, предметом контроля является содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.

"Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов".

Дата, к которой документ должен быть исполнен, проставляется в поле "Срок исполнения (Контрольная дата)". Дата берется непосредственно из документа, если в нем указан срок исполнения. Если срок исполнения в документе не указан, то поле заполняется на основании срока исполнения, указанного в резолюции руководителя. Срок исполнения может устанавливаться (если иное не указано в резолюции руководства) на основании типовых сроков исполнения, которые должны быть даны в инструкции по делопроизводству в организации. Для исходящих документов ставится ориентировочный срок ожидаемого получения ответа на документ.

Можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.

Основным видом контроля является текущий и предупредительный контроль.

Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.

Для этого ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле "Контрольная дата") истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В соответствии с полученным списком ответственные (или секретарь) либо лично (по телефону) напоминают исполнителю об истекающем сроке исполнения документа, либо докладывают руководителю подразделения.

В организациях, использующих систему электронной почты, предуп­реждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно преду-сматриваемая в должностной инструкции секретаря-референта фирмы. Ежедневно просматривая на экране компьютера или распечатывая список документов, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотруднику дается дополнительное время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольший эффект работы службы контроля.

Если при получении документа либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). Если руководитель продляет срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, невозможен в автоматизированных системах в принципе.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле "Ход исполнения" регистрационной карточки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При этом передача документа производится с обязательной регистрацией факта передачи. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки "Движение документа".

В случае появления документов с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии. Для реализации подобного разграничения полномочий предусматривается наличие специальных паролей для доступа к базе данных по документам организации. Система идентификации пользователей позволяет, к примеру, предоставить одной группе сотрудников право на регистрацию документов; более широкому кругу лиц - право на запись сведений в графы "Ход исполнения" и "Движение документа"; только одному ответственному лицу - право на изменение срока исполнения, а в случае обнаружения ошибок - и других основных записей в базе данных организации.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле "Ход исполнения". Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В поле "Связанные документы" устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле "Ход исполнения". Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Система позволяет при необходимости легко получать обобщенные сведения. Они могут быть сформированы в таблицу с данными по всему подразделению и по отдельным исполнителям с указанием количества документов, невыполненных в срок, а также выполненных в срок и с переносом сроков за заданный промежуток времени.

Пример таблицы:

 

Исполнительская дисциплина за период с 00.00.00 по 00.00.00
Подразделение / исполнитель	Всего	Выполнено	Не выполнено
В срок	с нарушением срока	с пере-носом срока	всего	с пере-носом срока
5 дней	>5 дней	>10 дней	>15 дней
Всего по подраз- делению Иванов Петров Сидоров

 

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Итоговый контроль также не представляет затруднений при использовании автоматизированной системы. Он проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т.е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является средством обеспечения выполнения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих. Ведение в организации только последующего контроля исполнения документов не допускается.

Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации или фирмы. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это может быть:

1. Справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные).

2. Справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные).

3. Справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные).

4. Справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно).

5. Справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю).

6. Справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно).

7. Справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно).

8. Справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

 

Название подразделения на 00.00.00

Фамилия исполнителя	Входящий номер	Дата	Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен)	Краткое содержание

 

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых раньше или равен текущей дате.

Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений - по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

Пример формы справки о документах за исполнителями:

 

Исполнитель: Иванов И. И.

Номер исходящего документа и название корреспондента	Дата	На входящий	Дата	Краткое содержание	Дело №, дата исполнения
Всего документов за исполнителем:	Из них исполнено: В работе:

 

Отчет об общем количестве документов за исполнителями:

Название подразделения с 00.00.00 по 00.00.00

Фамилия исполнителя	Всего входящих	Из них исполнено	Всего исходящих	Из них исполнено

 

Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используется при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение 1 традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч., то с использованием автоматизированной технологии - только 0,054 ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 или 0,054 ч., составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч. (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч. – (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч., а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Представляют интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки "К" на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовка сводки документов, неисполненных в срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации.

 

Наименование работы	Единица измерения	Норма времени. ч.
Традиционная технология	Автоматизированная технология
Постановка документа на контроль	1 регистрационная карточка	0.96
Проверка своевременного доведения документа до исполнителя	1 телефонное сообщение	0.03 0.03**
Учет и обобщение результатов контроля исполнения: Снятие с контроля	1 карточка (экранная форма)	0.05 0.03
Подготовка справки для информирования руководства	Справка по 20 документам	1.8 1.0***

*Осуществляется автоматически при заполнении соответствующего поля в регистрационной форме.

*Осуществляется автоматически при использовании и соответствующей настройке электронной почты или программ электронного документооборота.

*Может осуществляться автоматически при соответствующей настройке программы.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и т.п.