На сегодняшний день в промышленной эксплуатации применяется большой перечень программных средств, используемых для автоматизации офисной деятельности. Среди них можно отметить такие программные продукты как Office 97/2000 компании Microsoft, SmartSuite 97 компании Lotus Development, "Русский Офис" компании Арсеналъ и т.д. Однако наличие подобной линейки продуктов приводит к возникновению проблемы несовместимости входных и выходных форматов данных, ими используемых, а применение механизма импорта/экспорта информации не всегда приносит желаемый эффект, так как часть функциональности, присутствующей в одной из систем не всегда удается воспроизвести в другой системе. В этой связи особое значение приобретает технология корпоративных стандартов, когда определяется набор инструментальных средств, поддерживающих высокую степень интеграции друг с другом, и перечень необходимых действий для поддержания единой информационной системы. Поэтому, в качестве основополагающего элемента системы автоматизации офисной деятельности, предлагается использование комплекса программных средств, отвечающего всем требованиям, предъявляемым к данным системам со стороны пользователей программного обеспечения, обладающего высокой степенью интеграции составляющих его компонентов, ставшего "де-факто" стандартом автоматизации офисной деятельности продукта компании Microsoft - Office 2000.
В качестве системного программного обеспечения, используемого при построении системы электронного документооборота, предлагается использовать специально ориентированный программный продукт Lotus Notes Domino 4.6.
Исходя из изложенного, электронная система документооборота должна удовлетворять следующим требованиям:
Формирование архивов и картотек документов любой сложности с разграничением прав доступа.
· Сбор разнородной информации о клиентах и партнерах, планирование и учет связанных с ними событий и контактов.
· Унификация ведущейся переписки и простота составления документов, путем использования типовых форм и образцов (письма, контракты, счета, ...).
· Автоматизация пересылки документов в электронном виде (в рамках Lotus Notes, по факсу, E-mail).
· Выдача поручений и организация согласования документов с оперативным сбором полной информации о ходе их выполнения.
· Надлежащий уровень корпоративной защиты информации как при ее передаче, так и при ее хранении.
Технология электронного документооборота должна строиться на основе универсальных блоков, интегрированных между собой: