Если человек хочет снять номер в гостинице, он либо бронирует номер заранее по телефону, либо напрямую приходя в гостиницу. При этом, придя в гостиницу ему необходимо сообщить свои данные (ФИО, номер паспорта, адрес проживания, номер кредитной карточки (если он будет оплачивать услуги по ней)), также он уточняет свои пожелания по номеру (какой номер ему нужен, нужны ли ему дополнительные услуги, которые может предоставить гостиничный комплекс).
На ресепшене проверяются все данные, которые предоставил клиент. Для этого гостиничный комплекс связывается с банком для проверки платежеспособности клиентской карты, после чего человек может быть размещен в гостиницы.
Гостиница не в состоянии сама предоставить все услуги проживающим, поэтому администрация гостиничного комплекса подписывает соответствующие договора с организациями, предоставляющими дополнительные услуги. В договоре указываются название фирмы, сроки действия, а также стоимость услуг. В свою очередь гостиничный комплекс оповещает эту организацию о необходимости тех или иных услуг своевременно.
Распределение денег заключается в том, чтобы оплачивать услуги, предоставленные специальной организацией, составлять счета клиентов, также переводить деньги в банк.
Также в гостиничном комплексе должен существовать контроль за предоставлением услуг, который непосредственно связан с организацией предоставляющей дополнительные услуги и клиентом.
Процесс функционирования гостиничного комплекса представляется на диаграмме потоков данных (см. рис.1.1)