Регистр населения определяется как совокупность персональных регистрационных данных граждан, однозначно идентифицирующих личность, и данных учета граждан, сбор которых регламентирован государственными нормативными правовыми актами.
Задача создания регистра населения характеризуется следующими аспектами:
- отсутствие нормативно-методической базы на федеральном и республиканском уровнях;
- огромный объем разнородных данных;
- необходимость интеграции и взаимодействия различных ведомственных информационных систем;
- повышенные требования к защите данных.
В состав информации регистрационного учета входят следующие реквизиты: персональный идентификационный номер; фамилия; имя; отчество; пол; национальность; гражданство; дата рождения; место рождения; реквизиты документа, удостоверяющего личность; адрес места жительства (постоянного); семейное положение (в браке состоит (не состоит), разведен(а), вдов(а)); дата прибытия к месту жительства; причины прибытия; откуда прибыл; дата выбытия с места жительства; причины выбытия; куда выбыл.
Персональный идентификационный номер используется для идентификации граждан и организации обмена информацией между ведомственными системами. В качестве такого номера целесообразно использовать идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН), присваиваемый каждому гражданину налоговыми органами, поскольку он соответствует необходимым для этого требованиям (не-изменность на протяжении всей жизни гражданина, минимально возможная длина, помехоустойчивость, возможность автоматического формирования в децентрализо-ванном режиме). ИНН подобен номеру и серии паспорта гражданина, но при утере паспорта выдается новый паспорт с новыми реквизитами (номер, серия), а ИНН остается прежним.
ИНН применяется в качестве единственного ключевого реквизита во всех базах данных и подсистемах регистра населения, в которых необходима ссылка на физическое лицо. Компьютерная обработка информации с документов начинается с ввода ИНН – в этом случае при «опознавании» гражданина по ИНН все другие учетные данные о нем (Ф.И.О., год рождения, адрес и др.) могут не вводиться, а только визуально сверяться с автоматически показываемыми на мониторе. Обнаружение несоответствия между данными, выдаваемыми компьютером, и данными на документе сигнализирует о некорректном его заполнении или необходимости внесения изменений в базу данных.
Во всех ведомственных системах к основной идентификационной информации о человеке добавляется специфическая для соответствующего органа исполнительной власти функциональная информация (сбор налогов, социальное обеспечение, борьба с преступностью и пр.).