Документи первинного обліку в провоохоронних органах.

З метою приведення у відповідність з чинним законодавством України системи обліку злочинів, осіб, які їх вчинили, кримінальних справ, а також удосконалення інформаційного забезпечення діяльності правоохоронних органів спільним наказом Генеральної прокуратури, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки, Державної податкової адміністрації та Міністерства юстиції України від 26.03.2002 затверджено та введено в дію з 1 квітня 2002 року інструкції «Про єдиний облік злочинів» та «Про порядок заповнення та подання документів первинного обліку злочинів, осіб, які їх учинили, руху кримінальних справ».

Єдиний облік злочинів полягає в первинному обліку, реєстрації та введенні у статистичну звітність виявлених злочинів і осіб, які їх учинили.

Єдина система обліку злочинів та осіб, які їх учинили, визначає такі форми облікових документів:

- статистична картка на виявлений злочин (форма № 1);

- статистична картка про наслідки розслідування злочину (форма № 1.1);

- статистична картка про результати відшкодування матеріальних збитків та вилучення предметів злочинної діяльності (форма № 1.2);

- статистична картка на особу, яка вчинила злочин (форма № 2);

- статистична картка про рух кримінальної справи (форма № 3);

- статистична картка на злочин, за вчинення якого особі пред’явлено обвинувачення (форма № 4);

- довідка про наслідки розгляду кримінальної справи судом (форма № 6).

Правила єдиного обліку злочинів поширюються на органи прокуратури (включаючи й військові прокуратури), органи внутрішніх справ, податкової міліції, Служби безпеки України.

Статистична картка на виявлений злочин за формою № 1 є підставою для реєстрації і взяття на облік за територіальним принципом кожного злочину, що став у звітному періоді відомим прокурору, слідчому або працівнику дізнання, незалежно від того, коли цей злочин учинено і встановлено чи не встановлено осіб, які його вчинили. Злочин вважається обліковим, коли його поставлено на централізований облік в обліково-реєстраційному підрозділі і включено до статистичної звітності. Картка форми № 1 може бути основною (складається на злочин, виявлений уперше) та додатковою (складається з метою внесення в облік і звітність необхідних змін про раніше вчинений злочин та його наслідки). Додатковою слід вважати також картку, яка складається на виявлений у ході розслідування за основною справою інший, раніше не зареєстрований злочин, якщо розслідування об’єднано в одній справі.

Основна картка складається у випадках: порушення кримінальної справи; направлення справи прокурором відповідно до ст. 430 КПК України; звільнення особи, що вчинила злочин, у разі направлення справи (матеріалу) до суду від кримінальної відповідальності внаслідок акта амністії; прийняття до провадження кримінальної справи, порушеної судом, а також справи, що надійшла зі Служби безпеки України, підрозділів податкової міліції і військової прокуратури або навпаки; прийняття до провадження кримінальної справи, що надійшла в установленому законом порядку за територіальною підслідністю з органів прокуратури або внутрішніх справ інших областей, АР Крим, інших держав, за місцем учинення злочину або УМВС на транспорті, якщо злочин, розслідуваний у даному звітному періоді, раніше був зареєстрований і поставлений на облік; виділення справи про злочин з іншої кримінальної справи.

Додаткова картка складається у випадках: приєднання до розслідуваної справи іншої справи або матеріалу про інший, раніше не зареєстрований злочин; виявлення у ході розслідування справи про основний злочин додаткового, раніше не зареєстрованого злочину, якщо розслідування об’єднано в одній справі; поновлення провадження за раніше закритою кримінальною справою, із зняттям злочину з обліку; перекваліфікації під час розслідування вчиненого діяння з менш тяжкого на більш тяжкий злочин, із більш тяжкого на менш тяжкий злочин; необхідності повного відображення у звітності кількості осіб, які загинули в результаті вчиненого злочину, якщо хто-небудь із потерпілих помер у процесі розслідування кримінальної справи, після її порушення.

Статистична картка про наслідки розслідування злочину (ф. № 1.1) є підставою для відображення в обліку і звітності відомостей про наслідки розслідування злочинів: для обліку злочину, коли вона подається за закінченою розслідуванням справою, одночасно зі статкарткою ф. № 2 на особу, яка вчинила злочин; для обліку злочину, коли вона подається у разі винесення постанови про зупинення слідства за не розшуком або не встановленням особи, яка підлягає притягненню як обвинувачений та захворювання обвинуваченого; для зняття злочину з обліку, коли вона подається у разі закриття справи за відсутністю події, складу злочину або за інших підстав, що виключають оцінку діяння як злочинного.

Статистична картка ф. № 1.1 може бути тільки основною. Картки ф. № 1.1 на злочини у багатоепізодних кримінальних справах складаються на кожний зареєстрований у ній злочин із зазначенням у п. 4 порядкового номера злочину у справі. По об’єднаних кримінальних справах картки складаються на кожний злочин у такій справі і за тим номером справи, яка була приєднана до тієї, що розслідується.

У разі винесення постанови про зупинення слідства за вказаними підставами особа, яка веде розслідування кримінальної справи, того самого дня складає і підписує статистичні картки ф. № 1.1 і 3, в яких відображаються відповідні дані про прийняте рішення щодо злочину у справі.

Відомості про матеріальні збитки та їх відшкодування, вилучення предметів злочинної діяльності відображаються у статистичній картці ф. № 1.2 всіма органами розслідування щодо кожного злочину, за наслідком якого заподіяно матеріальні збитки або вилучено предмети злочинної діяльності за справами, закінченими розслідуванням, направленими до суду. Статистична картка ф. № 1.2 виставляється як додаток до статистичної картки ф. № 1.1.

Статистична картка на особу, яка вчинила злочин, ф. № 2є підставою для реєстрації і постановки на облік таких осіб і відображення у статистичній звітності показників, що характеризують осіб, які вчинили злочини.Картка ф. № 2 може бути тільки основною. Вона складається у випадках, коли щодо винних осіб приймається одне з таких процесуальних рішень: а) прокурором затверджено обвинувальний висновок і кримінальну справу направлено до суду (ст. 232 КПК); б) прокурором складено обвинувальний висновок і кримінальну справу направлено до суду відповідно до ст. 430 КПК; в) кримінальну справу закрито щодо померлого обвинуваченого або направлено до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності за однією з таких підстав:унаслідок акта амністії; унаслідок зміни обставин; у зв’язку з дійовим каяттям; у зв’язку з примиренням обвинуваченого з потерпілим, із застосуванням до неповнолітнього примусових заходів виховного характеру, з передачею особи на поруки; із закінченням строків давності.

Статистична картка про рух кримінальної справи (ф. № 3)є підставою для відображення в обліку і звітності даних про рух кримінальних справ у процесі розслідування.

Картка складається після прийняття за кримінальною справою (матеріалом) одного із таких рішень: а) про порушення кримінальної справи, в) про об’єднання кримінальних справ згідно зі ст. 26 КПК; г) про виділення із кримінальної справи іншої справи у самостійне провадження відповідно до статті 26 КПК; е) про направлення до суду та закриття справи; з) про повернення справи на додаткове розслідування прокурором або судом будь-якої інстанції й) при пред’явленні для ознайомлення матеріалів справи обвинуваченому та його захиснику.

У випадках прийняття до провадження кримінальної справи після повернення її на додаткове розслідування із суду будь-якої інстанції, якщо вона раніше направлялась до суду в поточному році, складається статистична картка за ф. № 3. Усі злочини по цій справі мають бути виключені з розслідуваних до моменту повторного закінчення справи.

Облік злочинів, за вчинення яких особам висунуто обвинувачення, здійснюється на підставістатистичної картки ф. № 4.Картка заповнюється особою, яка провадить розслідування кримінальної справи після висунення обвинувачення в порядку ст. 140 КПК України особі (особам), щодо якої винесено постанову про притягнення як обвинуваченого за даними злочинами. Картка складається на кожний злочин.

До обліку приймаються тільки ті злочини, за вчинення яких особам висунуто обвинувачення, що вказано в постанові про притягнення як обвинуваченого.

У разі винесення постанови про притягнення особи як обвинуваченої, місце перебування якої не встановлено, статистична картка ф. № 4 не складається. Статистичну картку ф. № 4 підписує прокурор (заступник прокурора) за умови представлення до прокуратури копії постанови про висунення особі обвинувачення та коли впевниться, що справді за злочином висунено обвинувачення в його вчиненні вказаній у картці особі (особам). Прокурор або його заступник крім підпису на статистичній картці ф. № 4 повинен ставити печатку прокуратури «Для пакетів». Обліково-реєстраційні підрозділи правоохоронних органів зобов’язані прийняти для обліку статистичні картки ф. № 4 тільки з розбірливим підписом прокурора або його заступника і печаткою прокурора «Для пакетів». У разі неналежного оформлення картки ф. № 4 або з нерозбірливим підписом прокурора (заступника прокурора) необхідно з’ясувати у відповідній прокуратурі її достовірність.

Підставою для відображення в обліку та звітності про злочинність результатів розгляду кримінальної справи судом є Довідка про наслідки розгляду справи судом за ф. № 6 (додаток 7). При направленні прокурору кримінальної справи з подальшим її переданням до суду слідчий заповнює п. 1—14 довідки за ф. № 6 на кожного обвинуваченого і приєднує їх до справи. Після набрання вироком, постановою про закриття справи, постановою (ухвалою) про застосування примусових заходів медичного характеру законної сили секретар суду заповнює відповідні пункти про результати розгляду справи та подає на підпис судді. Перевіривши достовірність результатів розгляду справи, суддя підписує дану довідку.

У разі одержання із суду довідки за ф. № 6 працівник з обліково-статистичної роботи органу вносить відомості про судимість у журнал обліку злочинів і не пізніше трьох робочих днів з дня надходження довідок пересилає їх до обліково-реєстраційного підрозділу для використання цих документів у статистичному і оперативно-довідковому обліку осіб, які вчинили злочини.

Первинним документом для складання статистичних звітів за вироками (постановами, ухвалами) суду, які набрали законної сили, порядок роботи з ними від моменту заповнення до передання їх до архіву є статистична картка на підсудного(обвинуваченого). Статкартка даної форми заповнюється тільки стосовно осіб, які після набрання вироком (постановою, ухвалою) законної сили будуть обліковуватися за статтею КК України. Статкартка заповнюється тільки стосовно осіб, щодо яких до суду на розгляд надійшли кримінальні справи з обвинувальними висновками або з постановами про застосування примусових заходів медичного характеру чи стосовно яких судом порушено кримінальну справу в порядку, визначеному ст. 27 Кримінально-процесуального кодексу України.

Суддя, який головує в судовому засіданні, особисто заповнює статкартку на засудженого; виправданого; особу, справу стосовно якої закрито; особу, визнану неосудною, до якої застосовано примусові заходи медичного характеру. На кожного підсудного (обвинуваченого) заповнюється окрема статкартка.

Статкартка складається з п’яти розділів:

I. «Відомості про підсудного (обвинуваченого) на момент учинення злочину».

II. «Відомості про злочин».

ІII. «Відомості про вирок (ухвалу, постанову) суду».

IV. «Відомості про результати розгляду апеляції».

V. «Відомості про результати розгляду справи в касаційній інстанції»

Обліково-статистична картка на цивільну справу за ф. № 5 (додаток 10) заводиться в день надходження до суду позову, а далі в ній відображаються процесуальні дії, строк і наслідки розгляду позову, оскарження в касаційній інстанції. Друга половина картки містить відомості про сторони в цивільному процесі: позивача і відповідача, ухвалу суду, надходження до виконання, розгляд за протестом у наглядовій інстанції.

Обліково-статистична картка на справу про адміністративне правопорушення за ф. № 7 (додаток 11) заповнюється на кожну особу і відображає демографічні характеристики правопорушника, місце роботи, характер правопорушення, суму заподіяних збитків, результати розгляду справи та її наслідки для правопорушника.

Обліково-статистична картка на справу в порядку виконання вироку, ухвали, постанови за ф. № 9 (додаток 12) також заповнюється на кожну особу залежно від результатів зміни судового рішення. У ній подається характеристика підсудного, яким судом і коли був засуджений, за якою статтею Кримінального кодексу, до якої міри покарання, чи має минулу судимість, ким порушено питання про перегляд справи і результати розгляду.

Окремо обліковуються неповнолітні правопорушники. Наприклад, в обліково-статистичній картці на неповнолітнього, до якого застосовано примусові заходи виховного характеру за ф. № 11 (додаток 13) у разі винесення ухвали про закриття кримінальної справи у суді. Картка поділяється на дві частини, в одній з яких відображаються відомості про строк і результати розгляду справи, а в другій — про особу неповнолітнього та потерпілих.

В обліково-статистичних картках на кримінальну касаційну справу за ф. № 27 (додаток 14) та на цивільну касаційну справу за ф. № 28 (додаток 15) фіксуються такі відомості: підстава для провадження в касаційній інстанції, рух справи і наслідки її розгляду касаційною інстанцією.

У нотаріальних установах статистичне спостереження здійснюється у списковій формі. Усі нотаріальні дії чітко фіксуються у спеціальних журналах. Найважливішим документом, який веде кожний нотаріус, є журнал реєстрації нотаріальних дій. У ньому чітко відображається дата, реєстраційний номер та вид нотаріальної дії. Правильність ведення цього журналу контролюється управліннями юстиції. Важливими документами є також журнали вхідної та вихідної інформації. Саме завдяки журналу реєстрації вхідної кореспонденції можна встановити, які документи надійшли до нотаріуса, що мають певне юридичне значення для здійснення нотаріальних дій, та чи був нотаріус поінформований важливою інформацією для вчинення нотаріальних дій. Ведеться також «Журнал обліку спадкових справ», який відображає, де і коли вчинялися спадкові нотаріальні дії, кому видане свідоцтво про спадщину і т. ін., та «Журнал обліку накладених заборон», з якого чітко можна побачити, за які саме дії було накладено заборони.