Касові правили

Усі підприємства, які здійснюють операції з готівкою в національній валюті та мають поточні рахунки в установах банків, можуть тримати у своїй касі на кінець дня готівку в межах, лімітів каси встановлених їм обслуговуючими установами банків. Такий ліміт визначається з потреб самого підприємства і закріплюється при укладанні договору на розрахунково-касове обслуговування з банківською установою. Клієнт повинен подати до установи банку заявку-розрахунок у двох примірниках для встановлення загального ліміту каси (з урахуванням потреби його відокремлених підрозділів), строків та порядку здавання готівкової виручки. Така заявка-розрахунок є невід'ємною частиною договору на проведення розрахунково-касового обслуговування. Протягом року встановлений ліміт залишку касової готівки може переглядатися за ініціативою підприємства. Ліміт каси для кожного підприємства визначається установами банків з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його еквівалентності від установи банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, встановлених строків і порядку здавання готівкової виручки, тривалості операційного часу установи банку, наявності домовленості підприємства з установою банку на інкасацію та здавання готівкової виручки у вечірню касу банку тощо:

- для підприємств, які мають готівкову виручку зі строком здавання її в банк щодня у день надходження до каси підприємства, - у розмірах, що потрібні для забезпечення їх роботи ранком наступного дня;

- для підприємств, які мають готівкову виручку зі строком здавання її наступного дня,

- у межах середньоденної готівкової виручки;

- для підприємств, що мають готівкову виручку з іншим строком здавання її в банк,

- у розмірах, що залежать від установлених строків здавання виручки та її суми;

- для підприємств, ліміти каси яким установлюються згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів),

- у межах середньоденної видачі готівки.

Ліміт каси підприємствам (крім підприємств торгівлі, громадського харчування та послуг) встановлюють установи банків за погодженням із керівниками підприємств на підставі розрахунку середньоденного надходження готівкової виручки або середньоденної видачі готівки.[22,95]

Слід зазначити, що Державному казначейству, його територіальним органам, бюджетним установам та організаціям, що утримуються за рахунок коштів державного та/або місцевих бюджетів і обслуговуються органами Державного казначейства, ліміт каси установою банку не встановлюється. Державне казначейство самостійно визначає порядок встановлення такого ліміту в його касі, касах бюджетних установ та організацій, які воно обслуговує.

Самостійно визначають розмір готівки, що постійно перебуває в їх касах, селянські (фермерські) господарства, повідомляючи про нього обслуговуючим установам банків. Готівку понад визначені розміри вони мають здавати до установ банків. Ліміт каси для підприємств грального бізнесу, включаючи гральні будинки, казино, ігрові автомати з грошовим виграшем тощо, встановлюється з урахуванням особливостей діяльності та режиму роботи цих закладів відповідно до переліку та правил ведення азартних ігор та затвердженого підприємством положення про призовий фонд у межах середньоденної видачі готівки, але не більше максимально можливого виграшу відвідувача.

Також ліміти каси установи банків не встановлюють для фінансових установ (кредитних спілок, ломбардів, лізингових компаній, довірчих товариств, страхових компаній, установ накопичувального пенсійного забезпечення, інвестиційних фондів тощо) та підприємств поштового зв'язку. Зазначені установи самостійно встановлюють ліміт каси. Не встановлюється також ліміт каси фізичним особам - суб'єктам підприємницької діяльності та самим банкам.

Чинне законодавство встановлює, що у разі невстановлення лімітів каси підприємствам відповідальність покладається на банки лише тоді, коли за наявності поданої підприємством заявки-розрахунку ліміт каси не був установлений. Банки не несуть відповідальності за неповідомлення підприємством своїм відокремленим підрозділам розміру встановленого банком ліміту каси, порядку і строків здавання готівкової виручки.[23,231]

Для отримання готівки зі своїх поточних рахунків підприємства та підприємці повинні зазначити у грошовому чеку цільове призначення і чітко сформулювати суть операцій, що здійснюватимуться. Установи банків зобов'язані ідентифікувати клієнтів, які проводять значні та/або сумнівні операції, та відповідно до вимог законодавства України повідомляти про ідентифікацію осіб, які їх здійснили, відповідним органам згідно з законодавством, що регулює питання боротьби з організованою злочинністю.
Для забезпечення наявності у касах банківських установ готівкових ресурсів у необхідній кількості банки повинні одержувати від підприємств (включаючи установи та організації, що їх обслуговують органи Державного казначейства України) календар видачі заробітної плати, до якого підприємство включає основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Строки видачі стипендій установлюються керівниками відповідних навчальних закладів. Для регулювання касових ресурсів установи банків складають зведений календар видачі заробітної плати щодо всіх підприємств, які вони обслуговують. Крім того, у договорі на розрахункового-касове обслуговування підприємців, як правило, передбачається, що, якщо клієнт забажає отримати певну суму готівкою (наприклад, 5000 грн. і більше), він повинен повідомити про це установу банку напередодні.

Порядок здійснення розрахунків та ведення касових операцій регламентується Положенням Національного банку України про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 19 лютого 2001 р.
Для поступового переведення розрахунків у площину безготівкових та підвищення контролю за обсягом готівки законодавство встановлює обмеження максимальної суми готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси (каси банків, інших фінансових установ, які надають послуги з переказування грошей, та підприємств поштового зв'язку), що має не перевищувати 10 тисяч гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад встановлену граничну суму проводяться виключно у безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується. Слід зазначити, що до 2003 року максимальна сума визначалася у розмірі 3 тисяч грн. Зазначені обмеження на готівкові розрахунки не поширюються на розрахунки підприємств (підприємців) між собою при закупівлі сільськогосподарської продукції за встановленим законодавством переліком.

Для забезпечення додержання фінансової дисципліни при проведенні касових операцій використовуються відповідні фінансово-розрахункові документи. Згідно з законодавством розрахунки готівкою підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо. Крім того, підприємства мають забезпечувати постійну наявність у своїх касах банкнот і монет різних номіналів для видачі здачі громадянам.

Підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, що одержана в установі банку, для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад встановлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися у їх касах понад встановлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Готівка, одержана в установі банку на інші виплати, має видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, одержані в установі банку і не використані за призначенням протягом встановлених вище строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку та підприємства або можуть залишатися в його касі (у межах встановленого ліміту) і видаватися на ті самі цілі.[19,234]

Видача готівки з кас підприємств проводиться виключно під звіт за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт. Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки: а) за відрядженнями - протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження; б) на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини (крім металобрухту), - протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт; в) на всі інші виробничі (господарські) потреби - наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі у населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження. У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти у вищезазначеному порядку.

Уся готівка, що надходить до кас підприємств, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися в їх касах. Для обліку операцій з готівкою підприємці використовують книгу обліку доходів і витрат, форма та порядок заповнення якої встановлені Державною податковою адміністрацією України.

За порушення правил ведення касових операцій до посадових осіб застосовуються штрафні санкції, визначені ст. 164 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

До підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції згідно з чинним законодавством України за: перевищення встановлених лімітів каси; неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) у касах готівки; перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівки під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів; витрачання готівки з виручки на виплати, що пов'язані з оплатою праці, за наявності податкового боргу; використання одержаних в установі банку готівки не за цільовим призначенням; проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджував би сплату покупцем готівки. Для забезпечення здійснення розрахунків готівкою підприємство повинно мати касу, а його керівники мають обладнати касу та забезпечити надійне зберігання у ній готівки. Якщо з вини керівників не було створено належних умов для забезпечення цілості коштів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому чинним законодавством України порядку. Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється. Усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства враховуються у касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена наказом Мінстату).

Операції через касу здійснює касир. Чинне законодавство передбачає, що керівник підприємства водночас із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його з ним під розписку. Згідно з договором касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.
На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира. У разі відсутності касира (у зв'язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб. На підприємствах, де штатним розписом не передбачено посаду касира, виконання його обов'язків може покладатися відповідно до письмового розпорядження керівника підприємства на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.