Юридическая служба коммерческих организаций

Правовой основой деятельности юридических служб коммерческих организаций являются международные договоры, законодательство РФ, иные правовые акты и многочисленные внутренние документы, разработанные и принятые самой организацией в порядке локального нормотворчества. В рамках локального нормотворчества компетентными органами организации в соответствии с законодательством (т.е. в рамках диспозитивных законодательных норм и не вопреки императивному запрету) могут быть приняты любые документы, обеспечивающие эффективность юридического сопровождения предпринимательской деятельности этой организации. К числу таких документов следует отнести положения "О юридической службе", "Об организации договорно-правовой работы", "Об организации претензионно-исковой работы", "Об организации корпоративного управления" и др. - в зависимости от специфики деятельности конкретной организации. Указанные документы как правовые акты внутреннего (локального) нормотворчества, принятые в соответствии с законодательством полномочными органами управления организации, имеют обязательный характер не только для сотрудников юридических служб, но и для других структурных подразделений и должностных лиц организации.

Структура юридических служб определяется направлениями деятельности, масштабами и задачами конкретной организации. В современных крупных хозяйствующих субъектах юридические службы имеют организационно обособленные секторы: договорно-правовой, претензионно-исковой, корпоративный, внутреннего нормотворчества, правового обеспечения трудовых отношений. В других случаях указанные направления деятельности имеются в юридических службах не как структурно обособленные, а представляют собой внутреннее функциональное распределение обязанностей между сотрудниками службы. В штате юридических служб состоят в основном юрисконсульты, как правило, с высшим или средним профессиональным образованием, а также экономисты, бухгалтеры, делопроизводители, отвечающие за конкретные составляющие правовой работы.

Внутренне не противоречащие друг другу, взаимообусловливающие и взаимодополняющие друг друга функции юридических служб можно сгруппировать по следующим направлениям:

локальное (внутреннее) нормотворчество и обеспечение законности организационно-распорядительной документации;

договорно-правовая работа;

претензионно-исковая работа;

правовое обеспечение функционирования организационно-правовой формы коммерческой организации (условно-корпоративная работа);

обеспечение правовыми средствами качества выпускаемой продукции (работ, услуг);

обеспечение социального партнерства в организации, контроль за соблюдением трудового законодательства, участие во взаимодействии с представительными органами работников;

формирование правовой культуры организации.

С точки зрения локального (внутреннего) нормотворчества юридическая служба осуществляет предварительную проверку соответствия действующему законодательству и интересам организации и/или принимает участие в разработке внутренних документов организации, касающихся различных сфер ее деятельности: корпоративной, трудовой и др.

Юридическая служба осуществляет контроль за соответствием требованиям законодательства и внутренним документам организации организационно-распорядительной документации: приказов, распоряжений, инструкций, других нормативных актов, изданных руководителями организации, и принимает меры к изменению актов, принятых с нарушениями действующего законодательства или внутренних документов организации, либо к отмене актов, утративших силу.

Юридическая служба оказывает помощь структурным подразделениям коммерческой организации в части правового обеспечения подготовки этими подразделениями внутренних документов и организационно-распорядительной документации. Одной из форм такой правовой помощи является составление юридических заключений с предложением о законном порядке решения рассматриваемых вопросов. Интересно вспомнить, что во времена плановой социалистической экономики на начальника юридического отдела, юрисконсульта возлагалась обязанность сообщать в вышестоящую организацию о фактах нарушения руководителем предприятия законодательства вопреки заключению юридических служб*(942). В настоящее время начальник и сотрудники юридической службы в случае обнаружения нарушений законности и интересов организации должны доложить о соответствующих фактах руководителю организации для принятия необходимых мер по их устранению. Если локальные нормативные или организационно-распорядительные документы, представляемые для проверки в юридическую службу, противоречат действующему законодательству, уставу, внутренним документам организации, то начальник или сотрудники юридической службы не визируют их, а составляют юридическое заключение с предложениями по устранению соответствующих нарушений.

Важной частью работы по локальному нормотворчеству является систематизация, учет и поддержание в актуальном состоянии внутренних документов организации. Одним из эффективных способов решения этой проблемы является применение в организации номенклатуры дел*(943), утверждаемой приказом руководителя в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Договорно-правовая работа независимо от экономического уклада (плановая или рыночная экономика) является существенной составляющей правового обеспечения хозяйственной деятельности организации любой организационно-правовой формы.

Договорно-правовая работа коммерческой организации должна обеспечивать:

своевременное и качественное заключение предпринимательских договоров различных видов с контрагентами организации на условиях, максимально удовлетворяющих ее экономические интересы;

строгий контроль за исполнением договорных обязательств самой организацией и ее контрагентами;

анализ причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров в сфере предпринимательства, а также разработку мероприятий по устранению этих причин.

В части организации договорно-правовой работы на юридические службы или специально создаваемые в их составе договорно-правовые секторы возлагается координация договорной работы, организация учета и контроля за исполнением договорных обязательств, анализ практики заключения и исполнения предпринимательских договоров.

В договорно-правовой работе организации участвует не только юридическая служба, но и другие структурные подразделения организации в силу возложенных на них функциональных обязанностей: службы маркетинга и сбыта, материально-технического обеспечения, отдел капитального строительства и инжинирингового обеспечения, служба инвестиций (в части научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических работ) и др. Для координации деятельности этих структурных подразделений в области договорно-правовой работы целесообразно разработать и утвердить единоличным исполнительным органом организации Положение "Об организации договорно-правовой работы". Указанное Положение должно устанавливать единый порядок заключения, изменения, прекращения и признания недействительными заключаемых от имени коммерческой организации предпринимательских договоров, организации их учета, хранения, контроля за исполнением договорных обязательств и анализ причин их неисполнения.

Юридические службы оказывают постоянную методическую помощь структурным подразделениям и лицам, задействованным в договорно-правовой работе, дают соответствующие разъяснения, проводят консультации, совместно с ними разрабатывают проекты договоров различных видов, визируют представляемые им проекты договоров. При визировании проекта договора юридическая служба коммерческой организации должна не только обеспечивать соответствие договора действующему законодательству по форме и содержанию, но и максимально способствовать обеспечению экономических интересов этой организации.

При проведении юридической экспертизы юридические службы обязаны контролировать наличие необходимых для данного вида договора существенных условий; четкость изложения текста, не допускающего двусмысленного толкования; соответствие содержания договора преследуемой организацией цели; соответствие формы договора требованиям законодательства (простая письменная форма, нотариально удостоверенная, необходимость государственной регистрации); наличие у лица, подписавшего договор, соответствующих полномочий.

Для того чтобы обеспечить достижение преследуемой договором цели - получение качественного продукта или работы (услуги), а также с целью оптимизации налогообложения юридические службы должны контролировать наличие у контрагента соответствующих лицензий на осуществление тех или иных видов деятельности, а в необходимых случаях - государственной аккредитации или сертификатов качества продукции (товаров, работ, услуг).

Определенные различия существуют при подготовке проекта договора самой организацией и при получении ею проекта договора от контрагента. Юридическая служба участвует в согласовании условий поступивших в организацию договоров и подготовке протоколов разногласий.

При рассмотрении вопроса постановки договорно-правовой работы в современной коммерческой организации важно также остановиться на следующих двух моментах: определение структуры, которая несет ответственность за соблюдение организацией договорно-правовых обязательств, и видов договоров, которые подлежат обязательному визированию юридической службой.

Полагаем, что с точки зрения соблюдения договорных обязательств ответственность должна возлагаться на структурное подразделение организации, в функциональные обязанности которого входит исполнение или получение исполнения соответствующего продукта (работы, услуги). Например, за исполнение договора поставки должна быть ответственна служба маркетинга и сбыта, за исполнение договора перевозки груза - автотранспортная служба, и т.д. Юридическая служба может быть непосредственно ответственна, к примеру, за исполнение договора на юридическое обслуживание другой организации. Такой порядок возложения ответственности за исполнение договорных обязательств обеспечивает оптимизацию структуры управления и повышает эффективность функционирования организации в целом.

Вопрос об обязательности юридической экспертизы для всех видов договоров в период централизованной плановой экономики не стоял вообще. Только после визирования проекта договора в юридической службе он представлялся на подпись руководителю организации*(944). В современной предпринимательской практике, когда важна оперативность в заключении договоров, когда существует значительная степень делегирования полномочий и ответственности от руководителя организации к руководителям структурных подразделений, когда отдельные производственные подразделения становятся в рамках единой организации самостоятельными центрами прибыли, ответственными за свой финансовый результат, ситуация несколько изменилась. Нецелесообразным является визирование в юридической службе каждого договора, ставшего по форме типовым для соответствующей организации. В данном случае юридическая служба участвует в разработке модельного образца (бланка) типового договора. Во многих коммерческих организациях имеется установленный либо Положением о договорно-правовой работе, либо соответствующим организационно-распорядительным документом (приказом, распоряжением) перечень случаев, когда юридическая экспертиза проекта договора является обязательной либо, наоборот, не является обязательной. Так, обязательному визированию в юридической службе могут подлежать предпринимательские договоры, имеющие комплексный характер (смешанные договоры), в исполнении которых задействовано несколько структурных подразделений организации; договоры, цена которых превышает определенную сумму; договоры, связанные с участием в других организациях или объединениях организаций; договоры, заключаемые на длительный срок, например на срок более одного года. Перечень оснований для проведения обязательной юридической экспертизы проектов договоров может быть расширен по усмотрению самой организации в зависимости от специфики ее деятельности, наличия квалифицированного персонала в тех или иных структурных подразделениях, опыта предпринимательской деятельности и иных условий.

В случаях, когда обязательная юридическая экспертиза не требуется, договор визирует руководитель структурного подразделения, в функциональные обязанности которого входит реализация соответствующих договоров. Он несет персональную ответственность за надлежащее исполнение договорных обязательств как со стороны самой организации, так и ее контрагентов: в случае неисполнения договорных обязательств со стороны контрагентов ответственный руководитель должен принять меры по понуждению контрагента к надлежащему исполнению, в том числе организовать предъявление претензии и т.п.

Предпринимательские договоры определенных видов, помимо юридической службы, целесообразно также направлять для экспертизы в финансово-экономическую службу - для выяснения экономической целесообразности заключения договора, соблюдения интересов организации в вопросах ценообразования и пр., в службу бухгалтерского учета - для правильности определения объекта учета и оптимизации налогообложения хозяйственной операции. Перечень оснований для проведения наряду с юридической соответствующих профильных экспертиз также целесообразно предусмотреть в Положении или приказе (распоряжении) об организации договорно-правовой работы.

В организационно-распорядительном документе необходимо определить, помимо руководителя и его заместителей, которые действуют в соответствии с учредительными документами организации, перечень должностных лиц, которые имеют право от лица организации заключать предпринимательские договоры. Полномочия этих лиц на заключение договоров определяются возложенными на них функциональными обязанностями и могут быть ограничены предметом, ценой договора и прочими условиями.

Поскольку сроки большинства договоров длительного характера истекают в последний день календарного года, в коммерческих организациях за несколько месяцев до окончания года начинаются договорные кампании по заключению или продлению сроков действия предпринимательских договоров. О сроках и порядке проведения, особенностях конкретной договорной кампании юридической службой составляется соответствующий приказ (распоряжение) за подписью руководителя организации.

Претензионно-исковая работа призвана обеспечить:

экономические интересы коммерческой организации путем снижения и предупреждения непроизводительных расходов;

защиту и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов коммерческой организации и ее структурных подразделений;

анализ причин, вызывающих неисполнение договорных обязательств организацией и ее контрагентами.

Порядок организации претензионно-исковой работы, как правило, определяется Положением о претензионно-исковой работе, утверждаемым единоличным исполнительным органом организации.

Претензионно-исковая работа осуществляется юридической службой в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями организации и прежде всего со службой бухгалтерского учета и финансово-экономической службой. Структурные подразделения, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют в юридический отдел материалы для предъявления претензий. Положением о претензионно-исковой работе устанавливаются сроки, в течение которых структурные подразделения должны информировать юридическую службу о фактах, являющихся основанием для предъявления претензий. Юридическая служба оформляет претензии, а в случае их неудовлетворения - иски, если соответствующими структурными подразделениями переданы необходимые документы, свидетельствующие о нарушении прав и законных интересов организации и обоснованности предъявляемых претензий и исков.

Требования юридической службы о подготовке и передаче ей необходимой для ведения претензионно-исковой работы документации (копий или выписок из договоров, спецификаций, технических обоснований экономических расчетов убытков и др.) должны быть обязательными для исполнения подразделениями, к которым по характеру выполняемых ими производственных и управленческих функций такие требования предъявляются. На руководителей структурных подразделений может быть в соответствии с действующим законодательством возложена дисциплинарная или материальная ответственность за несообщение или несвоевременное сообщение юридической службе сведений о нарушении контрагентами договорных обязательств, а также за непредоставление или несвоевременное предоставление юридической службе документации, затребованной ею в установленном порядке для ведения претензионно-исковой работы.

В случае установления при рассмотрении предъявленных контрагентами претензий и исков вины должностных лиц и работников организации в нарушении договорных обязательств сотрудники юридической службы могут затребовать соответствующие объяснения от виновных лиц и оформить материалы для привлечения их к дисциплинарной или материальной ответственности.

Юридические службы участвуют в рассмотрении материалов о состоянии дебиторской задолженности с целью выявления долгов, требующих принудительного взыскания; готовят заключения и предложения о списании безнадежной задолженности; осуществляют контроль за соблюдением в организации порядка приемки продукции по количеству и качеству.

Юридические службы подготавливают и рассматривают иски и отзывы на иски, передают исковые материалы для рассмотрения в суды общей юрисдикции и арбитражные суды; представляют в установленном порядке в этих органах интересы организации.

Следует отметить, что тенденцией текущего момента является сокращение объема претензионной работы при увеличении значения функций юридических служб, связанных с обеспечением исполнения решений судов. Уменьшение объема претензионной работы связано, в свою очередь, с двумя обстоятельствами: во-первых, с отсутствием требований современного законодательства в сравнении с ранее действующим к обязательности претензионного порядка рассмотрения разногласий (необходимость такого порядка стороны могут добровольно предусмотреть в договоре; тогда претензионный порядок разрешения спора будет для них обязательным); а во-вторых, с наличием партнерских отношений с контрагентами, заботой коммерческой организации о своей деловой репутации, когда нарушение прав и интересов других организаций и граждан устраняется без предъявления претензий, т.е. по первому требованию. Во времена плановой экономики предъявление претензий являлось обязательным для предприятия, за выставлением штрафных санкций осуществлялся жесткий контроль вышестоящей организацией, а руководители предприятий, не обеспечивающие предъявления претензий, привлекались к дисциплинарной ответственности. При всем этом предъявление претензии одного государственного предприятия к другому по сути означало перекладывание денег из одного кармана в другой, без изменения их собственника.

В рыночной экономике возросло значение исполнительного производства, поскольку не у всех вступивших в силу решений судов есть перспектива исполнения (ненадлежащее обеспечение исполнения договорных обязательств, отсутствие денежных средств на счетах в банках и др.). Появилась новая категория судебных дел, связанных с банкротством организаций и индивидуальных предпринимателей-граждан.

Юридическая служба обеспечивает текущий анализ и обобщает результаты рассмотрения претензионных разногласий и судебных споров для постановки перед руководством вопросов об улучшении деятельности организации и оптимизации ее взаимодействия с контрагентами.

Современная предпринимательская практика, основанная на разграничении собственности хозяйствующих субъектов, их участников, государства, муниципальных образований, на многообразии организационно-правовых форм предпринимательской деятельности, в качестве важнейшей ставит перед юридическими службами коммерческих организаций задачу по обеспечению функционирования соответствующей организационно-правовой формы предпринимательской деятельности. Для унитарных государственных, муниципальных, казенных предприятий эта часть правовой работы связана прежде всего с осуществлением взаимодействия с собственником имущества, находящегося соответственно в хозяйственном ведении или оперативном управлении организации.

Особым разнообразием рассматриваемое направление деятельности юридических служб отличается в хозяйственных обществах и товариществах, в которых для обеспечения эффективности этой работы в составе юридических служб создаются специальные подразделения - корпоративные отделы или секторы.

Правовое обеспечение корпоративной работы связано в первую очередь с организацией взаимодействия хозяйственных обществ (товариществ) со своими участниками; с организацией функционирования органов управления хозяйствующих субъектов - общих собраний участников (акционеров), советов директоров, исполнительных органов организации (единоличного - директора или генерального директора и коллегиального - правления или дирекции); с реализацией прав участников (акционеров) на выход из товарищества, на отчуждение долей участия (акций), а также с реализацией других прав участников (акционеров) - на участие в органах управления, на получение части прибыли (дивидендов) от деятельности коммерческой организации и пр.

В крупных коммерческих организациях, входящих в предпринимательские объединения (холдинги, финансово-промышленные группы), корпоративные отделы участвуют в обеспечении взаимодействия основного (материнского) и дочерних хозяйственных обществ или в обеспечении исполнения договора, лежащего в основе добровольного предпринимательского объединения. В этой области юридические службы основных обществ разрабатывают уставы, внутренние документы дочерних обществ, договоры с их руководителями и осуществляют контроль за соблюдением этих документов.

Корпоративные отделы непосредственно или во взаимодействии с отделом ценных бумаг обеспечивают оформление выпуска и обращения ценных бумаг, эмитированных самой организацией, а также приобретение ценных бумаг других организаций. В этой части корпоративные отделы осуществляют взаимодействие с Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) или ее региональными органами: подготавливают и передают для государственной регистрации выпуски ценных бумаг (при необходимости сопровождаемые проспектами ценных бумаг), отчеты о размещении ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента эмиссионных ценных бумаг; информируют органы ФКЦБ о существенных фактах, затрагивающих финансово-хозяйственную деятельность эмитента*(945).

В открытых акционерных обществах корпоративные отделы юридических служб в соответствии со ст.92 Закона об АО обеспечивают публичность их деятельности: организуют публикацию годовых отчетов в средствах массовой информации, бухгалтерских балансов, счетов прибылей и убытков, проспектов ценных бумаг, сообщений о проведении общего собрания акционеров, списков аффилированных лиц и иных сведений, определяемых ФКЦБ.

Важной составляющей этого направления деятельности юридических служб является организация взаимодействия с органами Министерства РФ по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства в части подачи уведомлений и ходатайств в соответствии со ст.17 и 18 Закона о конкуренции на товарных рынках (в случаях создания коммерческих организаций, объединения организаций, приобретения основных средств, пакетов акций (долей участия) в уставных (складочных) капиталах хозяйственных обществ (товариществ) и др.).

Корпоративные отделы юридических служб организуют созыв и проведение общих собраний участников (акционеров), советов директоров хозяйственных обществ, подготавливают самостоятельно или с участием других служб проекты решений этих органов, обеспечивают законность их деятельности и принимаемых решений, в том числе с точки зрения соблюдения порядка совершения хозяйственным обществом крупных сделок и сделок с заинтересованностью. Юридические службы осуществляют подготовку и представление компетентным органам управления хозяйственных обществ для утверждения проекты внутренних документов, регулирующих функционирование соответствующей организационно-правовой формы предпринимательской деятельности - Положений об общем собрании участников (акционеров), о совете директоров (наблюдательном совете), о правлении (дирекции), о генеральном директоре, о ревизионной комиссии (ревизоре) и т.п.

Важным направлением деятельности юридической службы является обеспечение социального партнерства в организации, контроль за соблюдением трудового законодательства, участие во взаимодействии с профсоюзами и иными организациями, представляющими работников.

С принятием Трудового кодекса РФ значение правовой работы в сфере трудовых отношений значительно возросло. Развитие социального партнерства как ведущего принципа, положенного Трудовым кодексом РФ в основу правового регулирования взаимоотношений между работниками и работодателем, требует активного участия юридических служб в подготовке и мониторинге коллективных договоров и соглашений.

Юридические службы разрабатывают формы трудовых договоров, заключаемых с каждым работником; ученических договоров, заключаемых с лицами, принятыми учениками; соглашений о направлении работников на обучение; принимают участие в создании и контроле за соблюдением Правил внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов организации, содержащих нормы трудового права.

Юридические службы участвуют в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, предотвращению потерь рабочего времени, а также предотвращению имущественного ущерба в связи с фактами правонарушений или хищений (растраты, присвоения) имущества организации. Юридические службы визируют кадровые приказы о приеме, переводе, увольнении работников, подготавливают заключения по представленным материалам о привлечении работников организации к дисциплинарной и материальной ответственности. Сотрудники юридических служб принимают участие в подготовке и проведении аттестации работников на соответствие занимаемой должности.

Юридическая служба оказывает помощь профсоюзному комитету и другим организациям, представляющим работников, в реализации их правомерной деятельности, проводит консультации по правовым вопросам для персонала.

Юридические службы организаций обязаны принимать активное участие в разработке и осуществлении мероприятий по обеспечению качества выпускаемой продукции (работ, услуг). Актуальность этого направления деятельности связана в настоящее время, в частности, с глобализацией экономики и включением России в мировое сообщество, в котором торговля продукцией (работами, услугами) осуществляется, как правило, организациями, чья система управления сертифицирована в соответствии с требованиями международного стандарта качества серии ИСО-9000. Юридические службы принимают участие в разработке Стандартов предприятия по качеству (СТП), в частности, регламентирующих осуществление договорной работы, организацию документооборота, прием сырья и отпуск готовой продукции (работ, услуг), размещение заказов в организации, а также в подготовке СТП общего значения - "Руководство по качеству", "Корректирующие и предупреждающие действия", "Культура производства", "Порядок разработки методологических инструкций и рабочих процедур". Юридические службы принимают участие во внутреннем аудите организации, являющеся необходимым требованием международного стандарта серии ИСО-9000. Целесообразно, чтобы один из сотрудников юридической службы был сертифицирован как внутренний аудитор организации. Это будет способствовать повышению эффективности других направлений деятельности юридической службы, поскольку внутренний аудит связан с комплексными проверками функционирования структурных подразделений коммерческих организаций, выявлением причин их неоптимального взаимодействия, а также с разработкой рекомендаций по улучшению деятельности организации в целом.

Юридические службы всех коммерческих организаций (независимо от их организационно-правовой формы) призваны формировать корпоративную культуру организации*(946), важнейшей частью которой является правовая культура и существующий в организации правопорядок.

Юридические службы посредством участия во внутрифирменном обучении должны организовывать информирование трудового коллектива о действующем законодательстве, обеспечивать совместно с другими подразделениями изучение руководителями и специалистами законодательства, иных правовых актов и внутренних документов организации, относящихся к предмету их деятельности.

Повышение роли и значения юридических служб в деятельности современных коммерческих организаций выражается в участии этого структурного подразделения в стратегическом планировании. Зачастую руководитель юридической службы крупной коммерческой организации является заместителем руководителя и входит в группу стратегического планирования.