При розгляді цього питання насамперед зазначимо, що відповідно до абзацу 2 п.13 ст.24 Закону із змінами та доповненнями, подання засновником (засновниками) або уповноваженою ними (ними) особою документів державному реєстратору для проведення державної реєстраці змін до установчих документів юридичної особи здійснюється виключно на паперових носіях без подання електронних документів.
Державна реєстрація змін до установчих документів юридичної особи проводиться відповідно до ст. 29 Закону. Зокрема, для проведення державної реєстрації таких змін засновники (учасники) або уповноважений ним орган чи особа повинні подати особисто з пред'явленням паспорта та документа, що засвідчує його (їх) повноваження за місцем знаходження юридичної особи (надіслати рекомендованим листом з описом вкладення) такі документи:
заповнену реєстраційну картку на проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи (форма № 7);
нотаріально посвідчену копію рішення засновників (учасників) юридичної особи або уповноваженого ними органу, яким затверджено зміни до установчих документів;
оригінал установчих документів юридичної особи з відміткою про їх державну реєстрацію і взяття на облік;
два примірники змін до установчих документів юридичної особи та два примірники установчих документів у новій редакції або два примірники установчих документів у новій редакції;
документ, що підтверджує внесення реєстраційного збору за проведення державної реєстрації змін до установчих документів.
У разі внесення змін до статуту, які пов'язані із зменшенням статутного фонду (статутного або складеного капіталу) юридичної особи, крім вище зазначених документів, додатково подається документ, що підтверджує, внесення плати за публікацію у спеціалізованому друкованому засобі масової інформації відповідного повідомлення.
При внесенні до установчих документів, які пов'язані зі зміною складу засновників (учасників) юридичної особи, крім документів які зазначені вище, додатково подається або копія рішення про вихід юридичної особи із складу засновників (учасників), завірена в установленому порядку, або нотаріально посвідчена копія заяви фізичної особи про вихід зі складу засновників (учасників), або нотаріально посвідчений документ про передання права засновника (учасника) іншій особі, або рішення уповноваженого органу юридичної особи про примусове виключення засновника (учасника) зі складу засновників (учасників) юридичної особи, якщо це передбачено законодавством або установчими документами юридичної особи.
Коли вносяться зміни до установчих документів, які пов'язані зі зміною складу засновників (учасників) юридичної особи на підставі факту смерті фізичної особи — засновника (учасника) та відмови інших засновників (учасників) у прийнятті спадкоємця (спадкоємців) померлого до складу засновників, додатково подається нотаріально посвідчена копія свідоцтва про смерть фізичної особи або відповідна довідка органу реєстрації актів громадянського стану чи судове рішення про оголошення громадянина померлим.
При внесенні змін до установчих документів, які пов'язані зі зміною найменування або місцезнаходження юридичної особи, додатково подається свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи.
У разі внесення змін до установчих документів, які пов'язані зі зміною мети установи, додатково подається копія відповідного судового рішення.
Державному реєстратору забороняється вимагати документи для проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи інших документів, якщо вони не передбачені частинами 1-6 ст.29 Закону.
Документи, які подані для проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи, приймаються за описом, копія якого в день надходження документів видається (надсилається рекомендованим листом) з відміткою про дату надходження документів.
Дата надходження документів для проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи вноситься до журналу обліку реєстраційних дій.
Про залишення документів, які подані для проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи без розгляду, засновникам (учасникам) юридичної особи бо уповноваженій ними особі не пізніше наступного робочого дня з дати їх надходження державним реєстратором видається (надсилається рекомендованим листом з описом вкладення) відповідне повідомлення із зазначенням підстав залишення документів без розгляду та документи, що подавалися для проведення державно реєстрації змін до установчих документів юридичної особи, відповідно до опису.
Залишення документів, які додавалися для проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи без розгляду, не перешкоджає засновникам (учасникам) юридичної особи або уповноваженій ними особі повторному зверненню до державного реєстратора після усунення причин, що були підставою для залишення цих документів без розгляду, в загальному порядку
Державний реєстратор має також право залишити без розгляду документи, які подані для проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи, у випадках, якщо вони: подані за неналежним місцем проведення державної реєстрації; документи не виконані державною мовою, не машинодруком або від руки друкованими літерами; вислані рекомендованим листом підпис заявника на реєстраційній картці нотаріально не посвідчений, не прошиті і не пронумеровані; нотаріально не посвідчені на установчих документах підписи засновників (учасників) не подано документа, що підтверджує внесення реєстраційного збору; копія квитанції або копія платіжного доручення; подані не у повному обсязі
Державний реєстратор не пізніше наступного робочого дня з дати проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи повинен видати (надіслати рекомендованим листом з описом вкладення) засновникам (учасникам) юридичної особи або уповноваженому ними органу один примірник оригіналу установчих документів у новій редакції, один примірник оригіналу установчих документів у старій редакції з відмітками державного реєстратора про проведення державної реєстрації змін до установчих документів та передати відповідним органам статистики, державної податкової служби, Пенсійного фонду України, фондів соціального страхування повідомлення про проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи із зазначенням номера та дати, внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру та відомості з реєстраційної картки на проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи.
У разі проведення державної реєстрації змін до установчих документів, які пов'язані із зміною найменування або місцезнаходження юридичної особи, державний реєстратор крім документів, які передбачені частиною чотирнадцятою цієї статті, додатково повинен видати (надіслати рекомендованим листом) засновникам (учасникам) юридичної особи або уповноваженому ними органу нове свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи та свідоцтво, яке було замінено з відміткою про видачу нового свідоцтва.
В цілому порядок проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи здійснюється за процедурами державної реєстрації юридичної особи.
Оскільки для фізичної особи-підприємця чинним законодавством не передбачені установчі документи, реєстрації змін до них не може бути. З цієї причини ст. 45 Закону передбачена державна реєстрація змін до відомостей про фізичну особу-підприємця, які містяться в Єдиному державному реєстрі, а саме зміни щодо імені фізичної особи, або місця її проживання тощо. Вони набирають чинності з дня їх державної реєстрації.
Для проведення державної реєстрації змін до відомостей про фізичну особу-підприємця, фізична особа-підприємець подає державному реєстратору особисто (надсилає рекомендованим листом з описом вкладення) такі документи: заповнену реєстраційну картку на проведення державної реєстрації змій до відомостей про фізичну особу-підприємця; оригінал свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця; документ, що підтверджує сплату реєстраційного збору за державну реєстрацію змін до відомостей про фізичну особу-підприємця.
Якщо для проведення державної реєстрації змін до відомостей про фізичну особу-підприємця подаються особисто, то державну реєстратору слід пред’явити паспорт, а коли уповноваженою особою то вона повинна пред'явити свій паспорт та документ, що засвідчує її повноваження.
Державному реєстратору забороняється вимагати документи для проведення державної реєстрації змін до відомостей про фізичну особу-підприємця, якщо вони не передбачені ч.2 ст.47 Закону.
Документи, які подаються для проведення державної реєстрації змін до відомостей про фізичну особу-підприємця, приймаються за описом, копія якого в день надходження документів видається (надсилається рекомендованим листом) заявнику з відміткою про дату надходження документів. Дата надходження документів на проведення державної реєстрації змін до відомостей про фізичну особу-підприємця вноситься до журналу обліку реєстраційних дій.
Державний реєстратор має право залишити без розгляду документи, які подані для проведення державної реєстрації замін до відомостей про фізичну особу-підприємця, якщо вони: документи подані за неналежним місцем проведення державної реєстрації змін до відомостей, про фізичну особу-підприємця; не виконані державною мовою, не виконані машинодруком або від руки друкованими літерами, вислані рекомендованим листом, а підпис на реєстраційній картці не посвідчений нотаріально; не подано документа, що підтверджує внесення реєстраційного збору (копія квитанції або копія платіжного доручення з відміткою банку); документи подані не у повному обсязі.
Про залишення документів, які подавалися для проведення державної реєстрації змін до відомостей про фізичну особу — підприємця, без розгляду заявнику не пізніше наступного робочого дня з дати надходження документів, які подані для проведення державної реєстрації змін до відомостей про фізичну особу-підприємця, державним реєстратором видаються (надсилається рекомендованим листом з описом вкладення) відповідне повідомлення із зазначенням підстав залишення документів, які подавалися для проведення державної реєстрації змін до відомостей про фізичну особу-підприємця, без розгляду та документи, що подавалися для проведення державної реєстрації змій до відомостей про фізичну особу-підприємця, відповідно до опису.
Державна реєстрація змін до відомостей про фізичну особу-підприємця здійснюється за процедурами, передбаченими — для проведення державної реєстрації фізичної особи-підприємця (ст.43 Закону).
У підсумку зазначимо, що згідно ст.22 Закону зміни до установчих документів повинні бути зафіксовані в Єдиному державному реєстрі. Зокрема,
інформація про проведення державної реєстрації юридичної особи, про зміну місцезнаходження юридичної особи, про зміну найменування юридичної особи, про прийняття засновниками (учасниками), уповноваженим ними органом або судом рішення про виділ, про прийняття засновниками (учасниками) або уповноваженим ними органом рішення щодо припинення юридичної особи, про постановления судового рішення щодо припинення юридичної особи, якщо таке рішення не пов'язане з банкрутством юридичної особи, про постанов-I лення судового рішення щодо порушення провадження у справі про банкрутство юридичної особи, про зменшення статутного фонду (статутного або складеного капіталу) юридичної особи, про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи, про втрату або заміну свідоцтва про державну реєстрацію, про прийняття фізичною особою рішення щодо припинення підприємницької діяльності, про постановления судового рішення щодо припинення підприємницької діяльності фізичної особи-підприємця, якщо таке рішення не пов'язане з банкрутством фізичної особи-підприємця, про постановлення судового рішення щодо порушення провадження у справі про банкрутство фізичної особи-підприємця, про постановления судового рішення щодо припинення провадження у справі про банкрутство юридичної особи або фізичної особи-підприємця підлягає обов'язковому опублікуванню в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації.
Форма та зміст повідомлення щодо внесення відомостей до Єдиного державного реєстру встановлюються Державною інформаційною службою.
Підставою для опублікування повідомлень є внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру, які підлягають опублікуванню протягом десяти робочих днів з дня внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру.
За публікацію повідомлень про зменшення статутного фонду (статутного або складеного капіталу) юридичної особи, про прийняття засновниками (учасниками), уповноваженим ними органом або судом рішення про виділ, про прийняття засновниками (учасниками), уповноваженим ними органом рішення щодо припинення юридичної особи справляється плата в розмірі трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, про прийняття фізичною особою-підприємцем рішення про припинення підприємницької діяльності справляється плата в розмірі одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян. Документом, що підтверджує внесення плати за опублікування повідомлень, є копія квитанції або копія платіжного доручення з відміткою банку.
Кошти, що надходять як плата за опублікування повідомлень, використовуються для відшкодування витрат, пов'язаних з веденням Єдиного державного реєстру та виданням спеціалізованого друкованого засобу масової інформації.
Відповідно до п.3 розділу 2 Закону про внесення змін щодо спрощення механізму державної реєстраці припинення суб’єктів господарювання Прикінцевих та перехідних положень, усі юридичні та фізичні особи-підприємці, створені та зареєстровані до першого липня 2004 р. зобов’язані до 18.08.2011 р. (протягом року з дня набрання чинності цим Законом) подати державном уреєстратору реєстраційну картку для включення відомостей про них до Єдиного державного реєстру та для заміни свідоцтв про їх державну реєстрацію на свідоцтва про державну реєстрацію єдиного зразка або для отримання таких свідоцтв. Після настання встановленого стрку свідоцтва про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців свідоцтва про їх державну реєстрацію, видані до 01.07.2004 р. вважаються не дійсними.