Для визначення розміру суми, що підлягає стягненню з працівника за завдану шкоду, необхідно встановити дійсний розмір шкоди. Саме розмір дійсної шкоди становить той критерій, за допомогою якого у подальшому з урахуванням виду відповідальності, конкретної обстановки, за якої було завдано шкоду, матеріального стану працівника точно встановлюється сума, що підлягає відшкодуванню.
Розмір заподіяної підприємству шкоди щодо майна, яке було в експлуатації і на яке передбачені амортизаційні відрахунки, визначається за фактичними витратами на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості (собівартості) матеріальних цінностей за вирахуванням фактичного зносу згідно з установленими нормами, але не нижче ніж на 50 відсотків від балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Міністерство статистики України, відповідно до розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору.
Таким чином, розмір прямої дійсної шкоди спочатку визначається в натурі, а згодом провадиться грошова оцінка вартості матеріальних цінностей. Необхідність визначення шкоди в натурі відпадає тільки тоді, коли має місце нестача грошових сум.
При розкраданні, нестачі, умисному знищенні або умисному зіпсутті матеріальних цінностей шкода визначається за державними роздрібними цінами. В разі відсутності на даний вид матеріальних цінностей роздрібних цін шкода визначається за цінами, що встановлюються Державними комітетом України по цінах.
Пленум Верховного Суду України в п. 15 постанови від 29 грудня 1992 р. роз'яснив, що, визначаючи розмір шкоди, суд має виходити з вартості матеріальних цінностей на день виявлення шкоди, а у випадку зміни цін — застосовувати ціни, що діють на день прийняття рішення про її відшкодування.
На підприємствах громадського харчування (на виробництві та в буфетах) і в комісійній торгівлі розмір шкоди, заподіяної розкраданням або нестачею продукції і товарів, визначається. за цінами, встановленими для продажу (реалізації) цієї продукції і товарів.
При визначенні розміру шкоди, завданої внаслідок псування майна, слід виходити з розміру зменшення його вартості. Якщо це майно було відремонтованим, то розмір шкоди становлять витрати на ремонт для поновлення майна в попередньому стані. Витрати на ремонт, що призвели до поліпшення стану майна в порівнянні з тим, яким воно було до ремонту, прямої дійсної шкоди не становлять і не можуть бути віднесені на рахунок працівника.
Вже зазначалося, що при визначенні прямої дійсної шкоди повинні враховуватись встановлені норми витрат, що розробляються і затверджуються відповідними міністерствами і відомствами. Практика застосування норм природних витрат свідчить, що ці норми не можуть застосовуватись у випадках, коли доведено, що матеріальні цінності були вкладені працівником.
При виявленні з вини працівника нестачі одних товарів і лишків інших нестача підлягає стягненню з винного, а лишки — оприбуткуванню на користь підприємства. Залік лишків та перекриття ними нестач допускаються як виняток за один і той же період, що перевіряється, у однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи і відносно матеріально-товарних цінностей одного і того ж найменування.
Матеріальна відповідальність за трудовим правом — це дольова відповідальність, при якій кожна особа, яка завдалашкоду, відповідає тільки за себе і відшкодовує збитки лише у певній частині (долі). Навіть при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності настає дольова матеріальна відповідальність. Частка (доля) відповідальності кожного члена колективу (бригади) визначається залежно від терміну роботи в складі бригади і пропорційно розміру заробітної плати працівника. Члени бригади звільняються від відповідальності при доведеності вини когось із членів бригади у заподіянні шкоди або коли встановлений факт крадіжки матеріальних цінностей сторонніми особами.
Солідарна матеріальна відповідальність застосовується лише за умови, якщо вироком суду встановлено, що шкода підприємству заподіяна спільними умисними діями кількох працівників, які мали спільну мету заподіяти шкоду і винні у вчиненні злочину. Солідарна відповідальність означає, що особи, винні у заподіянні шкоди, несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі, без визначення частки (долей) кожного. У порядку цивільного судочинства суд має право зобов'язати цих осіб відшкодувати шкоду солідарно, якщо при постановленні обвинувального вироку цивільний позов був залишений без розгляду або коли вирок в частині цивільного позову скасовано і справа в цій частині направлена на новий розгляд в порядку судочинства.
Встановлення солідарної відповідальності кількох осіб за заподіяну підприємству шкоду означає, що ця шкода може бути стягнута з одного із притягнутих до солідарної матеріальної відповідальності, який пізніше вимагатиме від інших осіб, які спільно з ним завдали шкоду, відшкодування в рівних долях, за винятком частини, що припадає особисто на нього.
Пленум Верховного Суду України в п. 16 постанови від 29 грудня 1992 р. роз'яснив, що при вирішенні позовів, у яких об'єднано декілька вимог про відшкодування працівником шкоди, розмір шкоди, що підлягає відшкодуванню, визначається по кожній з об'єднаних вимог з урахуванням відповідного їй виду і меж матеріальної відповідальності. Визначена в такий спосіб сума відшкодування по кожному випадку заподіяння шкоди включається до загальної суми, яка підлягає стягненню з працівника з урахуванням передбаченого ст. 233 КЗпП річного строку для заявлення позову по кожній вимозі й поважності причин його пропуску.
При визначенні розміру матеріальної шкоди, заподіяної працівниками самовільним використанням в особистих цілях технічних засобів (автотракторів, тракторів, автокранів тощо), що належать підприємству, з яким вони перебувають у трудових відносинах, слід виходити з того, що така шкода, заподіяна не нри виконанні трудових (службових) обов'язків, підлягає відшкодуванню із застосуванням норм цивільного законодавства, зокрема ст. ст. 203, 453 Цивільного кодексу України. У цих випадках шкода відшкодовується у повному розмірі, включаючи і неодержані підприємством прибутки від використання працівником технічних засобів.
В разі матеріальної відповідальності в межах середнього місячного заробітку він визначається виходячи із заробітку за два останні календарні місяці роботи працівника, що передували дню виявлення шкоди, якщо шкода виявлена після його звільнення. В разі, коли працівник працював на даному підприємстві менше двох місяців, його заробіток обчислюється із заробітку за фактично відпрацьований час.