Сотрудники милиции вправе применять в отношении граждан меры административного принуждения только при наличии для этого законных оснований. О том, имелись ли такие основания, можно судить, только если решение об их применении будет объяснено и мотивировано в соответствующем процессуальном документе.
В Кодексе РФ об административных правонарушениях не даны образцы процессуальных документов, составляемых в ходе административного производства.
Тем не менее, процессуальные документы должны соответствовать определенным требованиям, поскольку они фиксируют процессуальные действия, совершаемые в предусмотренной законом форме. Из таких требований важно назвать следующие:
1. Процессуальный документ должен соответствовать тому нормативно-правовому акту, которым предусмотрено его составление (по наименованию, форме, содержанию). В тех случаях, когда в акте указаны реквизиты процессуального документа, их включение в составляемый документ обязательно. Соответствие процессуального документа нормативно-правовому акту предполагает также ссылки на правовые нормы, предусматривающие составление данного документа. Так, например, при появлении гражданина в общественном месте в состоянии опьянения на него, в соответствии с ч. 1 ст. 28.2 КоАП РФ, должен быть составлен протокол по ст. 20.21 КоАП РФ (появление в общественных местах в состоянии опьянения). Однако, если субъект данного правонарушения не достиг 16-ти летнего возраста, то его деяние надлежит квалифицировать по другой норме и протокол в этом случае составляется не по ст. 20.21 КоАП РФ, а по ст. 20.22 КоАП РФ (появление в состоянии опьянения несовершеннолетних).
2. Содержание процессуального документа должно соответствовать фактическим обстоятельствам.Это означает, что обстоятельства, имеющие отношение к вопросу, который разрешается данным документом, должны получить в нем отражение. К примеру, если имело место распитие на улице алкогольной и спиртосодержащей продукции (ст. 20.20 КоАП РФ), то и в составляемых документах должно быть зафиксировано именно распитие, т.е. употребление спиртосодержащей продукции, а не нахождение гражданина на улице в состоянии опьянения (ст. 20.21 КоАП РФ).
3. Процессуальный документ должен быть логичным, кратким и ясным. Это означает, что все вопросы излагаются в нем последовательно, с тем, чтобы каждое новое положение следовало из предыдущего, или было логически связано с ним, чтобы не встречались противоречия и не вытекающие из текста документа выводы. В нем не должно быть лишних слов. Четкость текста и однозначность суждения обеспечивают единообразное понимание смысла документа.
4. Грамотность и культура оформления процессуального документа. Документ должен быть изложен грамотно не только в общепринятом смысле, с соблюдением правил грамматики и синтаксиса, но и юридически грамотно, т.е. в соответствие с современным уровнем правовых знаний. Недопустимо употребление таких выражений, как «признательные показания», «проходит по делу» и т.п., сокращений слов (например, вместо «места происшествия» – «м/п»). С грамотностью документа связана и культура его оформления. Это качество документа определяется также тем, насколько разборчиво и аккуратно он написан, правильно ли и красиво расположен текст.
Документы составляются в соответствии с общими правилами и специальными правилами, регламентирующими отдельные их виды. Общим правилом является требование указывать в документе: кто (какой орган, должностное лицо) его составил, место, время процессуального действия, данные о лицах, участвующих в его производстве, содержание процессуального действия в том порядке и последовательности, в каких оно осуществлялось, заявления, сделанные участниками.
Документ подписывается лицами, участвующими в производстве соответствующего действия. Все внесенные изменения, дополнения и исправления должны быть оговорены и удостоверены подписями этих лиц. В случае отказа правонарушителя подписать протокол, сотрудник милиции вносит в него соответствующую запись, которая удостоверяется его подписью, а также подписями понятых, если они участвуют в процессуальном действии.
Лицу, отказавшемуся подписать протокол, должна быть предоставлена возможность дать объяснение причин отказа, которое заносится в данный протокол.
Если гражданин в силу физических недостатков или состояния здоровья не может подписать протокол, то ознакомление этого лица с текстом протокола производится в присутствии понятых, которые подтверждают своими подписями содержание протокола и факт невозможности его подписания.