Рапорт – служебное сообщение, донесение, доклад младшего по званию старшему военному начальнику (Словарь русского языка С. И. Ожегова).
Сотрудники милиции, при письменном обращении к начальнику, должны оформлять данное обращение рапортом, независимо от того, содержит ли это обращение элементы заявления, предложения или жалобы. В форме рапорта также может представляться отчет о проделанной работе, либо о совершенных действиях.
Рапорт должен содержать сведения о лице, которому он подается. Рапорт, содержащий информацию служебного характера, адресуется только начальнику органа внутренних дел. Рапорт с личной просьбой, или другой информацией неслужебного характера может подаваться как на имя начальника органа внутренних дел, так и на имя начальника (командира) подразделения или службы органа внутренних дел. Что касается содержания рапорта, то оно излагается в свободной форме.
В органах внутренних дел приняты следующие формы обращения различных категорий сотрудников:
· начальника к подчиненному – приказание, сообщение, уведомление, указание;
· лиц, состоящих на равнозначных должностях – просьба, сообщение, уведомление;
· подчиненного к начальнику – просьба, доклад.
Соответственно, начинать рапорт, адресованной начальнику, следует словами «прошу» либо «докладываю», другие формулировки не допустимы.
Заканчиваться рапорт должен сведениями о лице, его написавшем (должность, звание, фамилия и инициалы), а также указывается дата составления рапорта. Рапорт подписывается составляющим его лицом.
Необходимо отметить, что отдельные сотрудники при оформлении рапорта по факту правонарушения стараются максимально сократить описание произошедшего события. Данное негативное обстоятельство порой приводит к невозможности лица, принимающего решение по делу, представить себе всю обстановку совершенного правонарушения, наличие смягчающих и отягчающих вину правонарушителя обстоятельств, степень общественной опасности деяния, что порой приводит к необоснованному ослаблению ответственности правонарушителя.
В связи с этим, при написании рапорта о выявленном правонарушении и проделанной работе рекомендуется достаточно подробно излагать информацию о правонарушителе, его и своих действиях, обстановке происшествия и т.п.