Заявка на сорт подається до Установи особою, яка має на це право, повинна стосуватися тільки одного сорту. Заявка складається українською мовою і повинна містити:
заяву про визнання прав на сорт з позначенням видів прав на сорт, які має намір отримати заявник; ім'я (назву) та адресу місця проживання (місцезнаходження) заявника; ім'я та адресу місця проживання автора (авторів); зазначення ботанічного таксона (українською та латинською мовами); запропоновану назву сорту; технічну анкету сорту, зазначення показників для визначення придатності сорту для поширення в Україні (якщо в заяві позначено намір на бути майнове право інтелектуальної власності на поширення сорту рослин); відомості про походження сорту, які містять методи та вихідні форми, що використовуються для його створення; відомості про інші заявки щодо цього сорту; відомості про здійснене комерційне використання; доказ сплати збору за подання заявки; інші визначені Установою відомості, необхідні для набуття прав на сорт.
Опис сорту повинен розкривати ознаки сорту та його властивості з повнотою, необхідною для визначення сорту. Автор (селекціонер) має право вимагати, щоб його не згадували як автора в будь-якій публікації про заявку чи патент. До заявки додаються, у встановленому Установою порядку, зразки посадкового матеріалу. Ознаки сорту - показники, за якими розрізняють сорти під час проведення експертизи заявки без врахування їх економічної важливості; Посадковий матеріал - рослини та їх частини, що вважаються придатними для відтворення цілісних рослин; Інші вимоги до документів заявки визначаються Установою. За подання заявки сплачується збір. Документ про сплату збору має надійти до Установи разом із заявкою або протягом двох місяців від дати подання заявки. Цей строк може бути продовженим на шість місяців за умови сплати відповідного збору. Якщо Установа вважає, що на момент одержання матеріали заявки не відповідають вимогам частини першої цієї статті, вона повідомляє про це заявника.
Для внесення змін до матеріалів надається двомісячний строк від дати одержання заявником повідомлення Установи. Якщо за цей час невідповідність буде усунуто, датою подання заявки вважатиметься дата одержання Установою виправлених матеріалів. У противному разі заявка вважається неподаною, про що заявнику надсилається повідомлення. Рішення про встановлення дати подання заявки заклад експертизи надсилає заявникові після надходження документа про сплату збору за подання заявки. У разі несплати або несвоєчасної сплати збору рішення не надсилається, а заявка вважається відкликаною.