Характеристика программных средств. В настоящее время информация об общественном движении на территории Иркутской области хранится в отдельных текстовых файлах, многие из которых содержат большой объём информации, что затрудняет работу с данными. Часто ограничения по памяти системы не позволяют работать с такими объёмами данных.
По этой причине целесообразен переход к использованию СУБД. Система управления базами данных существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объёмов хранящейся в многочисленных таблицах информации.
При разработке базы данных НКО предпочтение было отдано системе управления базами данных Microsoft Access.
Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД . В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объёмами информации. Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД , предоставляет дополнительные возможности по разработке работающих с базами данных приложений, которые функционируют в среде Windows и соответствуют многим потребностям по управлению данными.
Используя запросы, можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, использовать Microsoft Access для создания различных по сложности отчётов. Формы и отчёты наследуют свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев формат, условия на значения и некоторые другие характеристики данных указываются только один раз. К числу наиболее удобных средств Access относятся средства разработки объектов - мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчётов, выбрав с помощью мыши нужные опции. Для полной автоматизации приложения с помощью макросов можно легко связать данные с формами и отчётами. Средства Access позволяют создавать приложения, работающие не только с базой данных Access, ни и с другими наиболее распространёнными форматами данных. Приложение может работать непосредственно с файлами dBASE, с базами данных Paradox , Btrieve, FoxPro и любой базой данных, поддерживающей ODBC . При заполнении базы данных НКО информацию о зарегистрированных общественных организациях можно импортировать из базы данных Paradox отдела юстиции Иркутской области.
Также можно легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц и экспортировать данные в них. Структура Microsoft Access В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Основные объекты базы данных Access 1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных.
Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля столбцы, в которых хранятся различного рода данные, и записи строки. В записи собрана вся информация о конкретном предмете. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным . 2. Запрос.
Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать образец или инструкции. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют . 3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Можно использовать формы для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру 4. Отчёт. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включён в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчёт на принтер, можно просмотреть его на экране . 1. Макрос.
Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определённое событие . 2. Модуль.
Объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые нельзя найти с использованием макросов. Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на Рисунке 3.4. В таблицах хранятся данные, которые можно извлекать с помощью запросов. Используя формы, можно выводить данные на экран или заменять их. Формы и отчёты могут использовать данные непосредственно из таблиц или через запросы. Для выполнения нужных вычислений и преобразования данных запросы могут использовать встроенные функции или функции, написанные в Access Basic. События, связанные с формами или отчётами, могут запускать макросы или функции и процедуры Microsoft Access Basic. Из макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложения открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчётах выполнять запросы и создавать новые таблицы. В Access Basic можно создать, модифицировать и удалить любой объект Access, обрабатывать данные по строкам или столбцам, а также каким либо другим способом. Из модуля можно вызвать библиотечные процедуры DLL Microsoft Windows, чтобы использовать в приложении не только встроенные в Access функции, но и возможности Windows. 3.4.База данных НКО общественных и некоммерческих организаций г. Иркутска и Иркутской области.
На Рисунке 3.5. приведена структура базы данных NKO. На ней представлены списки полей 6 таблиц базы данных NKO . Имена таблиц выводятся в заголовках списков.
Связи между таблицами приведены ниже Первая таблица Связь Вторая таблица Организации один к одному Участники Организации один ко многим Город Организации один ко многим События Тематика один к одному События В схеме данных ниже заголовка с именем таблицы перечислены поля этой таблицы. Линии, соединяющие списки полей, показывают связи между таблицами.
Таблица Тематика Имя поля Тип поля Описание поля КодТематики Счётчик Уникальный код тематики НазваниеТематики Текстовый Название темы Таблица Форма Имя поля Тип поля Описание поля КодФормы Счётчик Уникальный код формы ОргПравФорма Текстовый Организационно-правовая форма организации Таблица Организации Имя поля Тип поля Описание поля Код организации Счётчик Уникальный код организации Название организации Текстовый Полное название организации ОргПравФорма Текстовый Организационно-правовая форма организации Основана Числовой Год основания организации Зарегистрирована Числовой Год регистрации организации ЧислоУчастников Числовой Количество участников организации ЧислоАктивистов Числовой Количество активистов организации Руководитель Текстовый Ф.И.О. руководителя организации Город Текстовый Название города Адрес Текстовый Полный адрес организации с почтовым индексом Телефон Числовой Номер основного телефона Телефон 2 Числовой Номер дополнительного телефона Электронная почта Текстовый Адрес электронной почты Об организации Мемо Дополнительные сведения об организации Конец деятельности Числовой Дата прекращения деятельности организации Примечания Мемо Примечания ДатаПослКорректировки Дата время Дата внесения последних изменений Таблица Участники Имя поля Тип поля Описание поля Код участника Счётчик Уникальный код участника Фамилия Текстовый Фамилия участника Имя Текстовый Имя участника Отчество Текстовый Отчество участника ДомашнийАдрес Текстовый Полный адрес участника ДомашнийТелефон Числовой Номер домашнего телефона участника РабочийТелефон Числовой Номер рабочего телефона участника КонтактныйТелефон Числовой Номер контактного телефона Факс Числовой Номер факса ЭлектроннаяПочта Текстовый Адрес электронной почты МестоРаботы Текстовый Название организации Должность Текстовый Должность участника Профессия Текстовый Профессия участника ОбУчастнике Мемо Дополнительные сведения об участнике ЗакончилРаботу Числовой Год прекращения деятельности Таблица Город Имя поля Тип поля Описание поля Код города Счётчик Уникальный код города Название города Текстовый Название города Главное меню базы данных NKO Видеограммы других форм базы данных NKO показаны в Приложении 9. В Приложении 10 представлены примеры отчётов разработанной базы данных.