рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

PR-материалы для внешней аудитории

Работа сделанна в 2006 году

PR-материалы для внешней аудитории - Реферат, раздел Политика, - 2006 год - Методология составления PR-текстов Pr-Материалы Для Внешней Аудитории. Письмо В Современном Мире С Его Бурно Раз...

PR-материалы для внешней аудитории. Письмо В современном мире с его бурно развивающимися новыми электронными средствами коммуникации письмо, отправленное по почте или с курьером, при всей своей традиционности не утратило определенной значимости.

Прежде всего письмо, приходящее в запечатанном конверте, предназначено персонально лицу, указанному в качестве адресата, и никому более, и именно этот факт придает данному виду письменной коммуникации особый личностный характер. Тем не менее, поскольку речь идет о деловом письме, оно должно быть составлено с соблюдением всех необходимых для этого требований Формат письма. Как правило, деловые письма пишутся на бланке организации, на котором, помимо полного наименования организации, отправившей послание, указываются также ее почтовый и электронный адреса, контактные телефоны.

Эти данные обязательно должны быть специально указаны, если письмо пишется не на бланке. Считается, что деловые письма не должны быть длиннее одной или двух страниц если требуется отправить более объемную информацию, то обычно пишется сопроводительное письмо, а содержательная часть послания идет как приложение. Текст печатается через один интервал, абзацы разделяются либо двойным интервалом, либо сдвинутым началом строки.

Обращение. Имя адресата, с указанием его звания или должности, его почтовый адрес и дата отправления, а также тема сообщения по европейским стандартам помещаются в верхнем левом углу письма. В русской практике в настоящее время принято обращение Уважаемый господин в том случае, когда фамилия адресата не известна, в обращении указывается должность этого лица Уважаемый господин директор. Содержание. Обычно письмо начинают кратким вводным абзацем, в котором излагаются причины и цель его написания, а также объясняется, почему оно написано данному адресату. Далее следует абзац или два, в которых раскрывается существо дела в заключительном абзаце делаются какие-либо предложения.

Подпись. Имя автора письма должно быть напечатано, его собственноручная подпись ставится либо справа от имени, либо над его напечатанным именем. В специальной литературе деловые письма обычно классифицируют на основе их содержания, так как именно содержание письма и цель его написания определяют целевую аудиторию вообще и конкретных адресатов в частности 1. информирующее письмо цель написания такого письма сообщить, оповестить о каком-либо планируемом мероприятии, или о вновь принятых решениях, важных для адресата, или о предполагаемых действиях.

Эти письма прямолинейны и прозрачны они односторонни и поэтому не всегда требуют ответа. Но если в таком письме помимо информирующей части содержится приглашение принять участие в каком-либо мероприятии, то предварительная регистрация адресата на участие в этом мероприятии обычно желательна. 2. информационное новостное письмо, информационный релиз роль новостного письма заключается в регулярном информировании целевых аудиторий об изменениях, нововведениях, поисках и результатах повседневной деятельности организации.

В качестве способов передачи информации в формате информационных писем используются как традиционные каналы, такие как почтовая рассылка и курьерская доставка, так и электронные средства связи.

Информационное письмо не следует посвящать описанию нескольких событий или фактов его цель, помимо сообщения о какой-либо новости также и возможность лишний раз напомнить о себе. А это означает, чем больше новостных писем вы будете писать и чем чаще они доходят до целевой аудитории, тем больше оснований полагать, что вас не забудут. В первом абзаце информационного письма должна быть изложена в сжатой форме та информация, ради которой оно пишется.

Центральные абзацы два-три коротких абзаца должны дать дополнительные детали, так как именно они призваны раскрыть основную суть новизны вашей информации в заключительном абзаце выражается готовность, в случае необходимости, ответить на вопросы и привести аргументы, подтверждающие и доказывающие истинность вашей информации. Несколько иной вид имеют и другие цели преследуют информационные письма, рассылаемые во время предвыборных кампаний видными политическими деятелями, государственными структурами и руководителями крупного бизнеса.

Цель таких релизов одна увеличить электорат за счет объяснения своей программы или, не касаясь напрямую предвыборных обещаний, сообщить общественности, какую пользу стране и ее гражданам приносит деятельность данной структуры, партии или организации. 3. рекомендательное письмо рекомендательное письмо это свидетельство личной оценки успехов одного человека другим. Поскольку часто требуется, чтобы подпись лица, выдавшего рекомендацию, была заверена организацией, такое письмо приобретает одновременно и официальный характер. Рекомендательное письмо всегда содержит только известные автору письма факты относительно рекомендуемого лица. В таком письме может не быть персонального обращения за исключением тех случаев, когда оно является ответом на конкретный запрос и оно, так же как информационное письмо, не требует никакого ответа.

Рекомендательные письма бывают необходимы людям по разным поводам устройство на работу, получение гранта на исследование. 4. сопроводительное письмо в тех случаях, когда нужно переслать пакет материалов или документов, пишется письмо с перечнем всех вложений такое письмо заканчивается просьбой сообщить по телефону о получении почтового отправления. 5. письмо-заявление письмо-заявление может быть адресовано как в средства массовой информации, так и заинтересованным целевым аудиториям.

Как правило, это документ, в сжатой форме объясняющий позицию организации по отношению к какому-либо конкретному событию, факту или лицу. Цель такого письма недвусмысленно заявить о своем отношении к явлению, которое в настоящее время волнует либо всю широкую общественность, либо лишь часть ее в узкопрофессиональном плане, а может так случиться, что это явление или ситуация напрямую связаны с деятельностью самой организации. 6. письмо-просьба.

Необходимость в написании такого рода писем может возникнуть в любого рода организации. Регулярной практикой составления подобных писем-просьб оказывается работа специалистов по связям с общественностью.

В таких письмах рекомендуется очень продуманно объяснить, почему это послание адресовано данному лицу. Обязательно следует отметить преимущества, на которые адресат может рассчитывать в случае его положительного отношения к просьбе, но это нужно делать очень тонко и деликатно, чтобы подобными намеками не оскорбить адресата. Иногда имеет смысл включить имена известных и уважаемых людей, уже выразивших желание сотрудничать с вашей организацией по данному проекту.

Можно рекомендовать следующую структуру при составлении письма-просьбы привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заинтересовать его, включив некоторые детали и описав историю вопроса, разбудить желание принять участие и, наконец, заставить действовать. Такие письма обычно подписывает первое лицо организации. Ответы на такие письма высылаются либо с выражением согласия или отказа, либо с запросом о дополнительных деталях. Отвечать на полученные деловые письма можно как в устной форме, так и в письменной выбор зависит от необходимости выразить согласие или несогласие и дать ответ как можно скорее, и тогда предпочтительнее дать ответ оп телефону.

Если требуется развернутый ответ с изложением каких-то фактов или статистических данных, ответ в письменном виде будет более уместным. В настоящее время обмен письменными сообщениями между организациями происходит в основном по каналам электронной связи. 2.2. Информационный релиз Информационный релиз отличается от рассмотренных выше писем тем, что он не носит личностного характера, не имеет адресного обращения и может быть направлен не только в разного рода организации, но и в средства массовой информации в том числе.

Выделение информационного релиза в отдельную группу письменных материалов важно еще и потому, что в литературе по PR выделено несколько типов релизов, которые составляются в организациях службой по связям с общественностью. Именно информационные релизы, хотя напрямую не предназначены для СМИ, чаще всего обеспечивают начало контактов организации с журналистами.

К ним относят 1. ньюз-релиз см. п.4 PR-материалы для СМИ 2. бизнес-релиз, составляемый для фирм-партнеров или специалистов одного с данной фирмой профиля, которые могут заинтересоваться содержащимся в релизе информационным материалом. В СМИ такой релиз обычно не направляется. 3. специальный релиз для потребителей с информацией о товаре или услуге, который распространяется либо прямой рассылкой по почте, либо размещается в местах продаж или оказания услуг. 4. финансовый релиз, который содержит информацию о финансовом положении фирмы и предназначен прежде всего для держателей акций данной фирмы.

Но он также может представлять значительный интерес для партнеров и конкурентов, а иногда даже и для более широких финансовых и деловых кругов, и тогда им заинтересуются СМИ, имеющие разделы, посвященные финансам. 2.3. Приглашение Приглашения на участие в каком-либо мероприятии выставка, пресс-конференция печатаются на одной стороне листа плотной бумаги или полукартоне, в сложенном виде легко помещающемся в почтовый конверт.

Доставляются приглашения адресатам либо почтой, либо курьером. Текст приглашения должен быть кратким, но обязательно включать название мероприятия, время и место его проведения следует также указать виды городского транспорта, проходящие вблизи от места проведения акции. В приглашении в скрытой форме всегда должно содержаться обещание интересно и с пользой провести время либо за счет темы и порядка проведения самого мероприятия, либо за счет указания и имен известных людей, присутствие которых на мероприятии заранее запланировано.

Приглашение обычно адресовано конкретному лицу и начинается словами Уважаемый или Глубокоуважаемый, а далее следуют имя и отчество адресата. Иногда в тексте самого приглашения может не быть персонального обращения к приглашаемому лицу, но характер личностного обращения сохраняется за счет указания имени и фамилии адресата на конверте. 2.4. Проспект, буклет Проспект и буклет в равной мере относятся к печатной продукции, издаваемой организацией для распространения информации о своей деятельности среди целевых аудиторий. По определению слова проспект и буклет обозначают особым образом сложенный лист глянцевой бумаги или полукартона с текстом и иллюстрациями на обеих сторонах листа.

Разные авторы выделяют различные виды проспектов в зависимости от целей их создания Проспект визитная карточка организации.

Такой проспект имеет определенный срок жизни и видоизменяется с изменениями миссии организации, ее структуры, новыми направлениями деятельности, новыми людьми в руководстве и т.п. Проспект заказ используется производителями и рассылается потребителям, заказчикам и партнерам для облегчения оформления закупки. Проспект инструкция прилагается к технически сложному изделию и содержит указания по правилам пользования. Проспект календарь большинство организаций издает для рассылки и раздачи вместе с новогодними поздравлениями.

Цель подобного проспекта еще раз напомнить о своем существовании, и поэтому обязательными атрибутами проспекта-календаря являются логотип и слоган фирмы, а также адрес и телефоны для будущих контактов. Дизайнерское решение оформления любого вида проспекта всегда подчинено его целевой направленности. Все элементы дизайна соотношение объема текста к количеству и размеру иллюстраций, взаимосвязь между шрифтами, цветом и графикой все должно быть объединено с учетом вида проспекта, целей его создания и группы общественности, для которой он предназначен.

Обычно каждая страница проспекта отводится для освещения одной части общей задачи, которой посвящен весь проспект. Стандартное построение проспекта можно представить следующим образом Сколько бы ни было страниц в проспекте, первая, титульная страница, как правило, не содержит большого по объему текста. Здесь дается заглавие, иллюстрация, логотип и слоган организации.

Все внутренние страницы строятся однотипно и состоят из комбинации текста и иллюстраций вполне допустимо использование заголовков и подзаголовков в тексте на каждой внутренней странице. Не рекомендуется наложение текста на цветную иллюстрацию, так как это затрудняет чтение. По этой же причине не рекомендуется использовать шрифт только из прописных букв для всего текста. 2.5. Брошюра Слово брошюра специалистами службы PR чаще всего употребляется для обозначения печатного издания в виде книжечки малого формата, содержащей не более 8-10 страниц, прошитых или скрепленных металлическими скрепками.

Брошюра не является периодическим изданием организации, и это означает, что она всякий раз создается по-новому, с какой-либо конкретной целью. Брошюра распространяется организацией либо как самостоятельный продукт, либо в пакете с другими материалами и должна быть привлекательно оформлена. Задача брошюры вызвать интерес, возможно, ответить на какие-то вопросы и указать источники получения дальнейшей информации.

Среди основных целей, для которых создаются брошюры, следует назвать информирование, убеждения и просвещение. Но нельзя давать одни и те же факты из брошюры в брошюру. Очень важную роль в брошюре играет иллюстративный материал, и, как правило, границы его использованию ставит либо бюджет, либо уровень креативных и творческих способностей ее создателей. Нет определенных правил относительно соотношения текстового и изобразительного материала в брошюре, но следует помнить, что иллюстрации должны быть как бы говорящими, не нужно тратить место на их толкование и разъяснение.

Можно привести несколько общих правил по техническому оформлению брошюр, проспектов, буклетов Используйте подзаголовки для разбивки блоков текста Не располагайте в наклонном положении текст или отдельные его фразы, это мешает быстрому чтению Тщательно продумайте выбор шрифта и никогда не используйте курсив. 2.6. Листовка Листовки относятся к виду письменных материалов, в равной степени широко используемых как в рекламе, так и в целях передачи информации от PR-службы.

Их раздают на улице, в магазинах, в метро, их можно получить на семинарах и конференциях и в других местах, где проводятся массовые мероприятия. Обычно это листок бумаги размером А4 или меньше, текст на котором напечатан либо на одной стороне листа, либо на обеих. Листовку складывают только в том случае, если она распространяется по почте для нанесения адресата непосредственно на ней, на обратной стороне текста.

Часто листовка помимо текста содержит логотип фирмы или иллюстративный материал, но связь между иллюстрацией и текстом должна быть ясна и прозрачна. При написании текста для листовки следует всегда иметь в виду объем информации, которую вы хотите разместить, и общий размер листовки. Если листовка носит чисто информативный характер, используйте крупный шрифт, так как текст не займет много места, если же в ней даются подробные сведения о событии или продукции, тогда применяется более мелкий шрифт и иллюстрации меньшего размера. 2.7. Заявка и предложение Эти письменные документы уже в своем названии содержат указание на их предназначение, они говорят о том, что вам что-то надо, что вы хотите что-то получить.

Заявка и предложение обычно начинаются с описания ситуации, в которой организация находится в настоящее время, иногда приводятся причины и дается обоснование, почему она оказалась в этой ситуации просителя. Затем в таком письме обычно приводятся пути, с помощью которых организация планирует выйти из этой ситуации и решить связанные с ней проблемы.

Точный расчет необходимых средств прилагается вместе с потребностью в человеческих ресурсах и календарным планом всего проекта. 3. PR-материалы, предназначенные для внутренней аудитории Правильно налаженная программа внутренней коммуникации в организации требует регулярного внимания и участия в ней руководства организации, определенных и достаточных средств, отводимых на ее осуществление, штатных сотрудников для ее реализации и продуманных методов оценки ее эффективности.

Особое значение внутренняя коммуникация приобретает в крупных организациях, как в бизнесе, так и в государственном секторе. Видов таких коммуникационных материалов достаточно много, и от организации зависит, какие именно из них окажутся наиболее востребованными в каждом отдельном случае. 3.1. Отчет Один и тот же отчет может быть предназначен одновременно как для внутренней, так и для широкой внешней общественности но, как правило, отчет составляется с конкретной целью и предназначается определенной целевой аудитории.

Прежде всего, это отчеты, связанные с так называемыми календарными датами, или отчеты по окончании работ или определенных этапов работ, выполняемых всей организацией по заказу партнера или клиента. Специалиста по связям с общественностью могут пригласить для объединения в единый документ всех материалов и фактов, собранных разными отделами и составленных разными авторами.

Он начинает свою работу с внимательного ознакомления с этими материалами, а затем предлагает вариант или несколько вариантов макета расположения материалов для законченного документа. Каковы бы ни были цель составления отчета, его адресная ориентация или количество исполнителей, существуют общие правила внешнего оформления отчета 1. Титульный лист. На нем указывается название отчета, имя и должность составителя, а также адрес организации и дата составления. 2. За титульным листом обычно следует оглавление с перечнем всех разделов, содержащихся в отчете, списки прилагаемых таблиц, диаграмм, фотографий и рисунков.

Страницы с этими данными в отчетах помечаются римскими цифрами, при этом титульный лист входит в это число, но не номеруется. 3. Затем дается краткая

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Методология составления PR-текстов

В конце 80-х начале 90-х годов создаются первые отечественные PR-агентства точнее, их прообразы, среди них Никколо М, Имиджленд PR, Имидж-контакт и… В 1991 году образовалась Российская ассоциация по связям с общественностью … Нужны также технические знания и опыт изучения общественного мнения, анализа социальных проблем, связей со средствами…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: PR-материалы для внешней аудитории

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Эта работа не имеет других тем.

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги