Гос. Стандарты на документацию.
Закон «о стандартизации» от 10 июня 93г. Стандарт–деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения: 1.Безопасности продукции, работ и услуг для окр. среды, жизни, здоровья, имущества; 2.Тех и информ совместимости, а также взаимозаменяемости прод-ии; 3.Кач-ва прод-ии, работ и услуг в соответ. с ур-нем развития науки, техники, технологий, единства измерений; 4.Экономии всех видов ресурсов; 5.Безопасности хоз. объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и др чрезвычайные ситуации; 6.Обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
К нормативным док-ам по стандартизации относятся: 1.ГОСТ, применяемый в установленном порядке; 2.международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; 3.общеросс. классификаторы технико-экон и социал инф-ии; 4.стандарты отраслей, предприятий, научно-технич и инженерных обществ и др обществ объединения. Госстандарты и общеросс классификаторы технико-экон и соц инф-ии принимает Госстандарт РФ. Требования, устанавливаемые стандартами, общеобязат для всех гос органов упр-ия и субъектов хоз деятельности всех форм собственности. Все Госстандарты объединены в единую госсистему стандартизации.
Единая госсистема стандартизации–это иерархически организованная система классификации и кодирования самих госстандартов. Самостоят комплекс сост-ют стандарты на унифицир системы документации и единую систему классификации и кодирования технико-экон инф-ии: ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экон инф-ии»; ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицир системы документации.
Запись инф-ии унифицированных док-ов в коммуникативном формате»; ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицир системы документации. Придание юр силы док-ам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыз средствами вычислит техники. Общие положения». ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации.
Требования к построению формуляра-образца». ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец» ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет». ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированная система документации. Ситсема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению док-ов» ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 4-Унифицированные системы документации (УСД). Цель УСД: Унификация производится с целью кол-ва применяемых в деятельности предприятий док-ов; типизации их формы; снижения трудовых, временных и мат затрат на их подготовку и обработку; достижения информ совместимости автоматизированных баз данных. В основе создания УСД лежит метод унификации – установления единообразия состава и форм, управленческих док-ов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач.
Одновременно разрабатывают классификаторы технико-экон и социал инф-ии, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся В УСД. В наст время действует 8 УСД: 1.Унифицированная система (УС) организационно-распорядит документации (УС ОРД); 2.УС банковской документации; 3.УС финансовой, учетной и отчетной бух документации бюджетных учрежедений и орг-ий; 4.УС отчетно-статистической документации; 5.УС учетной и отчетной бух документации предприятий; 6.УС документации по труду; 7.УС документации Пенсионного фонда РФ; 8.УС внешнеторговой документации. 5-Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Эти классификаторы обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на 3 группы: 1.общероссийские; 2.отраслевые; 3.классификаторы предприятий. С точки зрения содержания классификаторы делятся на 3 группы: 1.Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управленческой деятельности экономических и социальных показателях.
К ним относятся: общероссийский классификатор (ОК) стандартов (ОКС), ОК продукции (ОКП), ОК валют (ОКВ), ОК единиц измерения (ОКЕИ), товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД). 2.Классификаторы информации об организационных структурах. К ним относятся: ОК органов гос. власти и управления (ОКОГУ), ОК предприятий и организаций (ОКПО), ОК экономических районов (ОКЭР), ОК отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), ОК пунктов погрузки и выгрузки на ж/д, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ). 3.Классификаторы информации о населении и кадрах.
К ним относятся: ОК информации по социальной защите населения (ОКИСЗН), ОК специальностей по образованию (ОКСО), ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), ОК информация о населении (ОКИН). Структура и содержание классификаторов технико-экономической информации на примере ОК управленческой документации выглядит следующим образом: - ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов разрешенных к применению в народном хоз-ве. Он предназначен для решения следующих задач: 1.регистрации форм документов; 2.упорядочивание информационных потоков в народном хозяйстве; 3.сокращение количества применяемых форм; 4.исключения из обращения неунифицированных форм документов; 5.обеспечение учетом и систематизацией унифицированных форм; 6.обеспечение учетом и систематизацией документов на основе их регистрации; 7.контроля за составом документов и исключения дублирования информации применяемой в сфере управления; 8.рациональная организация контроля за перемещением и применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации ОКУД являются: -общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) РФ, разработчиками унифицированных систем документов (УСД). В ОКУД применены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные УСД. (Пр.: 0202 – унифицированная система ограничения распределения документации). Код унифицированной системы состоит из 7 цифр и контрольного числа.
В ОКУД принята иерархическая классификация с 3 ступенями.
Каждая позиция классификации состоит из 2 блоков: 1.блок идентификации; 2.блок наименований объекта классификаций.
Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код в ОКУД строится след. образом: ХХ ХХ ХХХ Х В кодовом обозначении унифиц. формы документа отражены след. признаки классификации: 1.1 и 2 знаки (класс форм) – принадлежность унифицированного документа к соответствующей унифицированной системе документации; 2.3 и 4 знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; 3.5,6 и 7 знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри класса. Кроме того, 6 унифицированная система отчетной документации (класс 06) помимо кодового обозначения унифицированной формы докум. контрольного числа и наименования формы содержится также индекс и периодичность представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений сложившихся в органах гос. статистики. 6-Гос. системы документационного обеспечения управления.
Основные требования к документам.
ГСДОУ – это совокуп. принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах гос. управления на предприятиях Основные цели ГСДОУ: 1.в упорядочении документооборота организации; 2.сокращение кол-ва и повышение качества документов; 3.создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации; 4.совершенствование аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов гос. управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждения, организации, включая документы создаваемые средствами вычислительной техники.
Основные положения ГСДОУ охватывают след. положения: 1.документирование управленческой деятельности; 2.организации работ с документацией; 3.механизации и автоматизации работ с документами; 4.организация службы ДОУ. Раздел документирования управленческой деятельности содержит: 1.Положения, определяющие состав управленческих документов; 2.Основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации; 3.Оформление реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы; 4.Содержит общие требования к составлению документов. Раздел организации работы с документами устанавливает принципы и порядок: 1.принципы и порядок документооборота организации; 2.построение информационно-поисковой системы по документам учреждения; 3.контроля исполнения документов; 4.подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
Положения ГСДОУ внедряются в практике путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендации по различным аспектам.
Унификации состава и формы управленческих документов. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления. Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, которая была разработана в 1993 году.