Общие сведения об информации

Общие сведения об информации. Информация представляет важнейший элемент информаци­онной среды управления (ИСУ). Кроме нее ИСУ включает: информационные технические средства управления (компью­тер, телефон, факс и др.), технологии, профессионализм работников аппарата управления и ра­ботников сферы производства, общую культуру управленческих отношений, систему документооборота.

Уровни развития составляющих ИСУ должны взаимно соот­ветствовать, при этом среда играет активизирующую роль, вы­ступая как дополнительный ресурс. При большом несогласова­нии составляющих ИСУ друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии). Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать на обычных машинках, вычисления на калькуляторах) следует использовать простые системы передачи информации и приглашать специалистов со средним уровнем образования в области информатики.

Основная задача ИСУ — доведение до конкретного работни­ка нужной информации в нужное время. Обычно информацию разделяют на два больших класса: объективную, овеществленную в товаре; субъективную, отраженную, организованную людьми. К объективной относится информация, полученная от объек­та управления как потребительской стоимости. Например, информация о работнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, местожитель­ство и т.д.; информация о конкуренте: прайс-листы на продук­цию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т.д. Основную долю составляет класс субъективной информации.

Со­отношение субъективного и объективного в отраженной инфор­мации зависит от многих факторов, в том числе от уровня про­фессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уров­ня и технических средств управления. Таким образом, хотя сам источник информации носит объ­ективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходят прием, преобразование и передача ее человеком.

Работник может и сам организовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т.д. ). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале. Субъективность информации нельзя отождествлять с оши­бочностью, недостоверностью — это разные категории. Субъек­тивная информация может иметь высокий уровень объективно­сти и достоверности.

Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Че­ловек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое воздействие на объект управ­ления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная инфор­мационная связь). Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем: • отделить ценную информацию от «шумов»; • выделить из информации наиболее важную часть, позво­ляющую анализировать текущее состояние объекта управ­ления и выработать правильное решение.

Большое значение имеет работа со слухами. В типичный пе­речень тем для слухов входит следующая информация: • предстоящие сокращения; • новые дисциплинарные и экономические меры наказания; • изменения в структуре организации; • грядущие кадровые перемещения и повышения; • подробности споров руководителей; • подробности личной жизни руководителей.

Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превра­титься в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных. Для работы со слухами существует два основ­ных метода: воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распростране­ние несанкционированной бытовой информации; информирование работников об интересующих их вопро­сах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. Управление информационным процессом, связанным со слухами, существенно улучшает микроклимат в коллективах и в компании в целом.