Организация и организационный процесс. Самые обычные действия в нашей жизни должны быть организованы.
Например, домохозяйка определенным образом организует использование семейного бюджета, студент – подготовку к экзамену, предприятия – производство продукции и т.д. Без определенной организации невозможно построить дом, создать автомобиль, запустить орбитальную станцию. Умение организовывать является основным для каждого менеджера. Для этого я сначала обозначу такие вопросы: Что такое организация и ее процесс? Организация – это объединение её ресурсов: людей и других материально-вещественных элементов, которые определенным образом расположены в её пространстве и взаимодействуют между собой.
Можно рассмотреть слово Организация и в другом смысле и это будет звучать так: Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Чтобы было понятнее можно сказать, что это определение организации справедливо не просто для организации, я для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно.
Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением очень маленьких (подробнее в 3 части). В организации протекают различные процессы, среди которых особое значение принадлежит организационному. Организационный процесс имеет два основных аспекта. Один из них отражает деление организации на её структурные компоненты – подразделения, участки и т.д. – соответственно целям и стратегиям.
Структура должна создавать возможность членам организации эффективно работать совместно для достижения её целей. Второй аспект связан с взаимоотношениями её членов, их взаимодействием с ресурсами для достижения её целей. Организаторская работа менеджера реализуется в процессе «организовывания» деятельности её членов. Организационный процесс (процесс организовывания) – это процесс реализации функции организации дейтельности её членов, проявляющийся в установлении надлежащего уровня использования всех ресурсов организации для достижения её целей, механизм превращения планов в действия.
Сам процесс «организовывания» включает следующие последовательно осуществляемые этапы: 1)анализ целей и планов по их достижению; 2)установление главных целей (задач); 3)распределение главных целей (задач) на подцели (задания); 4)распределение ресурсов и направлений их использования по подцелям (заданиям); 5)оценка результатов реализованных мероприятий.
Менеджер должен постоянно повторять эту последовательность этапов, используя её для постоянного совершенствования организационного процесса (рис.1). Конечный результат процесса «организовывания» - установление эффективного взаимодействия между всеми видами ресурсов организации. Основу данного процесса составляет взаимодействие между субьектами управленческой деятельности (физическое или юридическое лицо, а также другая система, от которых исходит управляющее (властное управление)), и между их объединениями в структурные подразделения организации.
Такое взаимодействие разделяется на административное, информационное и техническое. В процессе административного взаимодействия вышестоящие уровни иерархии управления передают нижестоящим уровням управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции, рекомендации, осуществляют за ними контроль и т.д. Технические взаимодействие между субъектами управленческой деятельности осуществляется в процессе их участия в практической деятельности – подготовке, принятии и реализации решений, совещаниях и т.д. И техническое и административное взаимодействие между субъектами управления в организации реализуется посредствам их информационного взаимодействия, где они обмениваются информацией для принятия решений, как официальной (закрепленной периодически), так и неофициальной (не обладающей официальным статусом). Обеспечение взаимодействия между субъектами управленческой деятельности в организации во многом определяет содержание организаторской деятельности менеджера.
Рис. 1. Этапы процесса «организовывания» 2.