Кратко о предпроектном исследовании

Кратко о предпроектном исследовании. Предпроектные исследования являются обязательным этапом, необходимым для оценки реальности поставленных перед автоматизацией задач. Необходимость анализа предметной области до начала написания программы при разработке масштабных проектов была осознана давно. Требуется предварительная проработка информационной схемы, которая отражала бы общие взаимосвязи предметной области и особенности организации соответствующей информации. Знания о предметной области - это совокупность сведений о той части реального мира, которая имеет существенное значение или непосредственное отношение к процессу функционирования программы.

Сюда входят факты и закономерности, относящиеся к предметной области, гипотезы о возможных связях между явлениями, процессами и фактами, процедуры для решения типовых задач.

Любой проект по автоматизации должен начинаться с самой важной и нелегкой задачи - согласования планируемых результатов проекта с миссией и стратегическими целями предприятия. Решение о целесообразности реализации проекта должно приниматься исходя из того, насколько он соответствует стратегии, целям компании и путям их достижения. И тут зачастую кроется первая и наиболее значимая проблема - не всегда на предприятии имеется четкое представление о его миссии и стратегии. Большую часть времени этапа предпроектного исследования занимает анализ бизнес-процессов на предприятии - очень трудоемкая и кропотливая работа.

В процессе этой работы необходимо описать и по возможности формализовать все происходящие на предприятии бизнес-процессы, механизмы принятия решений и подходы к оценке эффективности деятельности. Наиболее пристальное внимание должны быть уделено той области деятельности предприятия, которая будет автоматизироваться, но только в контексте общей системы.

Попытка начать автоматизацию с отдельной задачи без исследования всей системы обязательно приведет к провалу проекта. Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев в результате формализации и описания бизнес-процессов выявляются узкие места в работе предприятия и неэффективные повторяющиеся операции. Результатом предпроектного обследования является официальный документ, подписанный как руководством предприятия, так и руководством внедренческого центра. В данном документе или пакете документов отражена текущая структура предприятия, взаимосвязи отделов, потоки документооборота внутри отделов, потоки документооборотов между отделами, приведен список документов и отчетов которые существуют на предприятии.

Данный документ, являющийся результатом предпроектного обследования, очень важен не только внедренческому центру и его специалистам, которые будут реализовывать проект, но и руководству предприятия, он позволяет четко увидеть недостатки управленческой структуры, её возможную избыточность или узкие места.

Данный документ позволяет, в некоторых случаях, принять необходимые решения по частичной реорганизации отделов, переноса отдельных функций с одних подразделений на другие, ещё до начала составления технического задания на автоматизацию. Это позволяет избежать частой переработки технического задания во время реализации проекта, и тем самым, избежать затягивания реализации проекта. 1.3 Построение структуры предприятия. Построение структуры предприятия можно разбить на три шага построение организационной модели, построение функциональной модели и построение информационной модели. 1.3.1 Организационная модель предприятия.

Рисунок 1.1. Организационная модель предприятия Примечание Подразделения, выделенные тёмной тонировкой, принимают непосредственное участие в процессе, подлежащем автоматизации, светлой тонировкой - опосредованное участие, без тонировки - не принимают участия. Число в кружке в правом нижнем углу подразделения - штатная численность его сотрудников.

Итак, по самым первым предварительным оценкам мы установили, что автоматизации подлежат функции директора цеха, а так же следующие подразделения мастерская, магазин, склад материалов, технологический отдел и бухгалтерия. Бухгалтерию мы выделили более светлой тонировкой, т.к. в основном она будет использовать или поставлять информацию для будущей системы. Более подробно остановимся на этом на этапе создания информационной модели предприятия. 1.3.2 Функциональная модель предприятия. Как происходим взаимодействие предприятия с внешней средой? Покупатели делают заказ на производство конкретной модели мягкой мебели.

Через 1-2 недели готовый заказ доставляется клиенту. Для снабжения производства всем необходимым мебельный цех закупает материалы, фурнитуру и матрацы на стороне у различных поставщиков. Все это мы отобразили в первой части функциональной модели предприятия. Рисунок 1.2 а Функциональная модель предприятия внешние связи Теперь рассмотрим взаимодействие отделов предприятия в ходе производственной деятельности.

Информация о полученном заказе передается директору, который прикрепляет его к конкретному мастеру, а так же в технологический отдел, где подготавливаются все технологические документы и ведомость комплектации. Технологическая документация передается в мастерскую, ведомость комплектации в бухгалтерию. Тут формируется накладная на получение необходимых материалов со склада. Материалы со склада поступают в мастерскую, где мастер приступает к выполнению заказа.

Когда заказ готов, водитель цеха доставляет его заказчику. Все материалы, необходимые мебельному цеху, поступают от поставщиков на склад, а затем в мастерскую, где используются для создания мягкой мебели для конкретного заказа. Рисунок 1.2 б Функциональная модель предприятия внутренние связи На третьей части функциональной модели отобразим работу каждого отдела цеха, имеющего отношение к автоматизации. Директор цеха Директор осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, а так же организует взаимодействие всех его структурных подразделений.

Для этого к нему должны стекаться все информационные потоки. Можно выделить следующие основные функции директора цеха, касающиеся производственных процессов 1 распределение заказов среди мастеров 2 закупка необходимых для производства мягкой мебели материалов 3 утверждение новых моделей мебели, разработанных дизайнером-технологом.

Для выполнения этих основных функций директор должен поддерживать постоянную связь с бухгалтерией своевременно получать информацию и документацию о функционировании предприятия договоры, счета, отчеты, сводки, размер з п работников и т.д Так как все информационные потоки цеха стекаются к директору то есть он в основном работает с информацией, то более подробно функции директора мебельного цеха мы рассмотрим на информационной модели предприятия. Магазин Функции продавца в магазине заключаются в следующем 1 прием заказа является первой операцией жизненного цикла нового изделия.

Заказ принимается продавцом в магазине при мебельном цехе. Покупатели могут варьировать расцветку обивки и комплектацию модели. Продавец оформляет договор и принимает предоплату 2 организация доставки готового заказа покупателю. После информации о готовности заказа продавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем создает гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты.

Рисунок 1.2 в Функциональная модель магазина Технологический отдел дизайнер-технолог технологического отдела выполняет две не связанные между собой задачи изготовление новых моделей мягкой мебели и технологическая проработка заказов. С первой задачей все ясно - дизайнер-технолог, изучая спросы покупателей, создает новые модели мягкой мебели. Вторая задача состоит в следующем после получения информации о новом заказе дизайнер-технолог по необходимости проводит технологическую коррекцию рабочих и сборочных чертежей и выпуск технологической документации - карт раскроя материалов, таблиц операций и т.д. Затем формирует ведомости комплектации- список материалов и комплектующих, необходимых для изготовления изделия, с указанием их точного количества.

Рисунок 1.2 г. Функциональная модель технологического отдела Склад материалов Кладовщик выполняет следующие функции 1 после получения накладной на получение требуемого количества материалов со склада передает материалы в мастерскую для изготовления заказа 2 создает суммарную ведомость на закупку недостающего количества материала у поставщиков 3 производит прием закупленных материалов на склад.

Рисунок 1.2 д. Функциональная модель склада материалов Мастерская Всю работу над конкретным заказом выполняет один мастер. Его работу можно разбить на четыре этапа. На первом этапе мастер распиливает пиломатериалы, обрабатывает части изделия и собирает каркас модели. На втором этапе производится раскройка чехлов, в которые затем будет уложена набивка мягкие элементы. На третьем этапе создаются пружинные блоки этот этап пропускается, если блоков нет в модели. Последним этапом является обтяжка мягкой мебели тканью.

Рисунок 1.2 е. Функциональная модель мастерской 1.3.3 Информационная модель предприятия. Для построения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на предприятии. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе предприятия. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагает получение входной информации, ее обработку и передачу для выполнения последующих операций.

Рисунок 1.3. Информационная модель предприятия Примечание Стрелками синего цвета показаны информационные потоки документации жизненного цикла внутри предприятия, зеленого цвета - информационное взаимодействие предприятия с внешней средой, а красными - контролирующие потоки, которые хотя и не предполагают формирования отдельных документов, но играют существенную роль. Пояснения к нумерации стрелок Продавец в магазине принимает заказ на производство мягкой мебели от покупателя.

Далее информация о заказе 1 передается директору, который передает заказ в мастерскую, и в технологический отдел. В Технологическом отделе подготавливаются 2 вида документов ведомость комплектации 2 уходит в бухгалтерию, а технологическая документация 3 передается в мастерскую. В бухгалтерии формируется накладная на получение материалов 4 и передается на склад.

Если необходимые материалы есть в наличии, то кладовщик подготавливает накладную на передачу материалов 5 , она отправляется в мастерскую. Если материалы отсутствуют на складе, то формируется ведомость на закупку 6 , которая уходит директору. Директор связывается с поставщиками и договаривается о поставке необходимых материалов на склад. После оплаты счёта 7 в бухгалтерии закупленные материалы от поставщиков поступают на склад вместе с приходными документами 8 . После выполнения заказа, информация о его готовности 9 поступает из мастерской в магазин.

Продавец связывается с покупателем, сообщает ему, что его заказ выполнен, и договаривается о времени доставки. Документы на получение заказа 10 продавец передает водителю. Водитель подписывает документы у клиента и передает их в бухгалтерию. В бухгалтерию так же передается предоплата 11 и остаток оплаты заказа 12 . Разработанные дизайнером проекты новых моделей мягкой мебели 13 передаются директору для утверждения.

Бухгалтерия осуществляет ежемесячные платежи в муниципальные службы налоги 14 , пенсионные начисления работников цеха 15 , коммунальные платежи 16 . Бухгалтерия по мере необходимости доставляет оперативную информацию директору 17 . Красными стрелками на схеме показаны контролирующие потоки, которые не предполагают формирования отдельных документов. Это материальный и финансовый контроль бухгалтерии 18 , технический контроль над выполнением заказа 19 технологического отдела и управленческий контроль 20 директора цеха. 1.4 Определение миссии, выделение критических факторов успеха и проблем предприятия задание 1 . 1.4.1 Миссия предприятия.

Миссия предприятия - определенный смысл его существования, который оказывает решающее воздействие на результаты деятельности. Четко сформулированная миссия вдохновляет и побуждает, дает возможность сотрудникам предприятия проявлять инициативу, формирует главные предпосылки успеха деятельности предприятия при различных воздействиях на нее со стороны внешней и внутренней среды.

Определим миссию предприятия Мебельный цех - разработка и производство высококачественной мягкой мебели, которая была бы доступна всем слоям населения, удовлетворяла бы все запросы и создавала комфорт потребителю. 1.4.2 Критические факторы успеха После определения миссии предприятия необходимо произвести ее декомпозицию на стратегические цели. Из всех сформулированных целей нужно выбрать несколько наиболее важных, которые называют критическими факторами успеха.

Т.е критические факторы успеха КФУ - это те мероприятия по реализации стратегии, конкурентные возможности, результаты деятельности, которые каждая компания должна обеспечивать или стремиться к этому, чтобы быть конкурентоспособной. Критические факторы - это те движущие силы, которым фирма должна уделять особое внимание, так как они определяют успех или провал компании на рынке, ее конкурентные возможности, непосредственно влияющие на ее прибыльность.

При определении КФУ нужно соблюдать правило необходимости и достаточности, согласно которому каждый критический фактор успеха необходим для достижения миссии предприятия, а все вместе факторы должны быть достаточны для ее достижения. Определим критические факторы успеха мебельного цеха 1. высокое качество продукции - снижение числа дефектов, уменьшение потребности в ремонте и т.д. 2. удобство обслуживания - простота оформления и быстрота выполнения заказов, гарантийный ремонт 3. скорость обработки информации - для эффективной работы цеха важна скорость обработки информации, так как быстрота выполнения заказов напрямую зависит от этого фактора. 4. расширение ассортимента - разработка новых моделей с современным дизайном, но в ценовой нише, соответствующей уровню достатка среднего класса, дает возможность удовлетворить вкусы и запросы всех слоев населения, а это, в свою очередь, поможет поднять репутацию предприятия у потребителя 1.4.3 Структурные проблемы предприятия.

Структурные проблемы предприятия - это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия.

Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов предприятия. На данный момент, на наш взгляд, на предприятии существуют следующие структурные проблемы 1. Неэффективный обмен информацией между отделами цеха и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениям цеха не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки материалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию. 2. Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок.

А ошибки ведут к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов. 3. Нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих на складе материалов. 4. Не электронного каталога моделей мебели, производимой цехом, позволяющего реально увидеть варианты изготовления и отделки.

Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине. 5. Нет разделения труда в мастерской. Каждый мастер ведет заказ полностью, с первого до последнего этапа. Как следствие - неэффективное использование труда мастеров. 1.4.4 Цели информационной системы. Цели, стоящие перед информационной системой ИС , должны соответствовать миссии и списку КФУ предприятия и, как правило, следуют из структурных проблем предприятия.

ИС призвана устранить те проблемы, которые можно решить при помощи оптимизации информационного аспекта деятельности предприятия. Для осуществления миссии предприятия и устранений назревших проблем принято решение разработать и внедрить информационную систему, позволяющую повысить эффективность работы мебельного цеха. Для этого нужно провести комплексную автоматизацию всего производственного процесса. 1.4.5 Список задач информационной системы.

Список задач, стоящих перед ИС, должен показать, как или с помощью чего достичь поставленных целей. Соотношение целей и задач ИС аналогично соотношению миссии и списка КФУ предприятия. В идеале, на предприятии должен работать единый программный комплекс, связывающий работу разных специалистов на различных рабочих местах в единую технологическую и информационную цепочку. Для этого мы составили список первоначальных целей, стоящих перед ИС 1. Проанализировать обмен информацией между отделами цеха и директором.

По возможности упростить передачу, сделать ее более эффективной, устранить дублирование информации. Автоматизировать документооборот внутри предприятия. Это позволит сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета и, самое главное, сократить время обработки заказов. Руководство предприятия в любой момент времени будет иметь необходимую оперативную информацию. 2. Автоматизировать работу технологического отдела.

Т.к. цех выпускает только стандартный набор мягкой мебели не создает мебель на заказ, то имеет смысл заранее подготовить всю конструкторско-технологическую документацию и ведомости комплектации. Это позволит повысить производительность труда технолога, и значительно сократить время технологической проработки рабочих и сборочных чертежей, выпуска карт раскроя и т.д. Как следствие значительно сократиться брак на производстве, время обработки заказов и будет достигнута значительная экономия материалов. 3. Немаловажным фактором повышения эффективности работы предприятия является организация строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих, обеспечение бесперебойного снабжения производства всем необходимым, наличие оптимальных запасов на складе, то есть, по сути, внедрение автоматизированной системы складского учета. 4. Создать электронный каталог моделей мягкой мебели, производимой в цехе, а также связать этот каталог с прайс-листом.

По каталогу можно будет сразу получить ведомость комплектации, стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций для изготовления. 5. Произвести разделение труда в мастерской. 2.