Затраты на поддержание запасов. Рассматривая каждую из перечисленных причин, необходимо помнить, что поддержание запаса связано с определенными расхода¬ми и что большие запасы в общем случае нежелательны.
Необходимость создания больших запасов обычно обусловлена чрезмерно продолжительными циклами поставок. Целью управления запасами является нахождение такой их величины, ко¬торая, с одной стороны, минимизирует общие затраты по их поддержанию и, с другой стороны, была бы достаточной для успешной работы предприятия. Первым этапом процесса управления является идентификация всех затрат по завозу и хранению запасов.
Затраты по хранению. Эта широкая категория затрат включает расходы на складское оборудование и помещения, обработку, страховку, а также расходы, связанные с мелкими кражами, порчей, старением, обесцениванием, налогами, и издержки неиспользованных возможностей капитала. Очевидно, издержки хранения запасов, как правило, подталкивают к созданию наименьших запасов и частому их пополнению. Затраты этого типа в основном увеличиваются прямо пропорционально сред¬нему размеру запасов.
Величина запасов в свою очередь зависит от частоты по¬полнения Затраты по размещению и выполнению заказов. В отличие от затрат по хранению, которые находятся в прямой зависимости от среднего размера запасов, затраты по размещению и выполнению заказов в большинстве случаев являются постоянными. Например, такие затраты, как почтовые расходы или расходы на междугородные телефонные переговоры, на¬ладку оборудования и приемку партии, как правило, не зависят от размера одной партии.
Поэтому данный элемент общих затрат определяется как произ¬ведение постоянных затрат на размещение заказа и по приемке одной партии и количества партий в год. Общие затраты по поддержанию запасов (Total Inventory Costs, TIC) опреде¬ляются как сумма затрат по хранению запасов, определяемых по формуле : TIC = S+ H, где Q — количество материала, которое необходимо заказать. S — затраты на размещение одного заказа; D — годовая потребность в материале; Hгодовые издержки хранения единицы среднего запаса материала. В процессе управления запасами, как элементом оборотных активов необходимо также учитывать и другие расходы.
Расходы по освоению новой продукции. Изготовление каждого нового продукта связано с получением необходимых материалов, организацией определенных комплексов оборудования, заполнением требуемой документации, выделением соответствующего времени и материалов, изъятием предыдущего запаса материалов; Расходы, связанные с пуско-наладочными работами при изменении продукции. Если бы с переходом от одного продукта к другому не были связаны никакие расходы и потери времени, продукция производилась бы мелкими партиями.
Это позволило бы снизить уровни запасов, что привело бы к экономии затрат. Поэтому компании пытаются снизить пуско-наладочные расходы, чтобы иметь возможность выпускать более мелкие партии продукции; Потери, связанные с нехваткой запаса (дефицитом). Когда запас какого-либо изделия или материала исчерпывается, заказ на это изделие или материал либо ожидает, пока его запас будет пополнен, либо должен быть отменен.
Суще¬ствует определенный компромисс между расходами на поддержание уровня запаса и потерями, являющимися следствием исчерпания запаса. В этом случае иногда не удается добиться разумного баланса, поскольку часто невозможно оценить упущенную прибыль, последствия утраты клиентов и величину штрафов за несвоевременное исполнение условий контракта. Зачастую оценка величины этих расходов является не более чем предположением, хотя часто можно указать их диапазон.
Установление правильной величины заказа и размера партии продукции, необходимой для полного использования производственных мощностей фирмы, связано с определением минимальных общих затрат, вытекающих из совместного влияния четырех видов расходов: издержки хранения, расходы на пуско-наладочные работы, расходы на размеще¬ние заказов и потери, связанные с дефицитом. Разумеется, на издержки по поддержанию уровня запасов оказывает сильное влияние и составление графика поставок. 2