Информационные системы и технологии как инструмент формирования управленческих решений

Информационные системы и технологии как инструмент формирования управленческих решений. Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели /2, 243/. Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера.

В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Хотелось бы обратить внимание на тот факт, под организацией будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: "организация" и "фирма". Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами.

Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями. Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде следующих составляющих блоков: • ввод информации из внешних или внутренних источников; • обработка входной информации и представление ее в удобном виде; • вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему; • обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Информационная система определяется следующими свойствами: • любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем; • информационная система является динамичной и развивающейся; • при построении информационной системы необходимо использовать системный подход; • выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения; • информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники.

Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте. Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать: • структурированность решаемых управленческих задач; • уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято; • принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса; • вид используемой информационной технологии. Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими. Что можно ожидать от внедрения информационных систем? Внедрение информационных систем может способствовать: • получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.; • освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; • обеспечению достоверности информации; • замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге; • совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме; • уменьшению затрат на производство продуктов и услуг; • предоставлению потребителям уникальных услуг; • отысканию новых рыночных ниш; • привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг. 1.2. Основные технические и программные средства, используемые при разработке и реализации управленческих решений в сфере торговли и услуг АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций /1, 132/. При выборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ: • возможность функционировать в рамках автоматизированной системы; • круглосуточная работа; • работа в реальном масштабе времени; • обеспечение требований ко времени реакции системы; • регистрация всей информации, циркулирующей в системе; • хранение данных о состоянии устройств системы; • возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ; • обеспечение высокой надежности технических средств АРМ. Представленные выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающего требованиям АРМ. Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ. Среди технических средств, используемых при разработке и реализации управленческих решений в сфере торговли и услуг, можно выделить: • Городская телефонная линия. • Высокоскоростное подключение к сети Интернет. • Принтер. • Сканер. • Факс. • Телефон и др. Если в качестве технической базы (технического обеспечения) автоматизированного рабочего места (АРМ) специалиста вполне можно выбрать типовой компьютер, предлагаемый многими продавцами компьютерной техники, то неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим потерям времени, денег и тяжелым психологическим последствиям.

Достаточно лишь представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т.д. Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной направленности.

Однако персональный компьютер непосредственно не может взаимодействовать с программами профессионального назначения, необходима операционная система, с помощью которой все остальные программы-приложения и будут работать.

Компьютер и операционная система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой базируются все прикладные программы.

Рабочее место нельзя рассматривать узко специализированно - только решение задач складского учета, помимо этого необходимо решать множество задач подготовки деловой документации, ведения архива, текущего обслуживания компьютера и т. п. Эти задачи поможет решить базовое программное обеспечение.

Кроме того, в отдельных случаях требуются средства для разработки собственных программ-приложений (инструментальных средств). Поэтому в общей совокупности программное обеспечение АРМ специалиста представляет собой достаточно большой комплекс программ, который укрупненно можно на следующие группы и подгруппы. - Операционные системы и оболочки. - Инструментальные средства. - Прикладное программное обеспечение, которое подразделяется, в свою очередь, на общесистемное и проблемно-ориентированное обеспечение Операционные системы подразделяются на однопользовательские (преимущественно для домашнего использования) и многопользовательские, предназначенные для работы компьютера в офисной сети. Поэтому выбор ОС для АРМ специалиста не представляет особого труда: это должна быть современная система, совместимая с ОС сервера предприятия, а именно, операционная система Microsoft Windows XP (рис.2). Windows XP имеет высокий уровень защиты, она облегчает администратору сети управление защитой, в частности, он может контролировать круг пользователей, имеющих права доступа к сетевым ресурсам: файлам, каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д. Причем правами на каждый ресурс и правами для каждого пользователя можно управлять централизованно.

Учетные записи пользователей хранятся централизованно (на сервере) в зашифрованном виде, что препятствует обнаружению пароля каждого пользователя как при его передаче в сети, так и при попытке несанкционированного просмотра параметров регистрации.

Рис.1. Графический интерфейс пользователя Windows XP Не маловажным является тот факт, под эту операционную систему можно установить множество прикладных программных продуктов, в том числе Microsoft Office XP (включающий Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express). Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3,0, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus, программа в себе функции факс-аппарата, автоответчика и АОНа на компьютере VentaFax, программа сканирования документов Abbyy Fine Reader 6,0, PageMaker. Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением. 2.