ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Как мы уже отмечали, прежде чем сдавать документы в архив, их следует подготовить к такой передаче, поскольку Основными правилами работы архивов организации, одобренными Росархивом 06.02.2002 (далее -Основные правила), определено (п. 9.3): документы «передаются... в государственный архив в упорядоченном состоянии».

В Основных правилах (подп. 3.7.23) описан порядок систематизации дел по личному составу. Подготовка к передаче на государственное или муниципальное хранение включает ряд процедур.

Схема № 20
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив

Процедура 1. Проведение экспертизы ценности документов.

Схема № 21
Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это отбор документов для дальнейшего хранения или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Она проводится путем полистного просмотра дел.

При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела.

Возможность и длительность использования документов пре­допределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, ка­кие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить го­сударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хра­нятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

 

Процедура 2. Оформление дел.

Схема № 21
Полное оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соот­ветствии с установленными правилами.При оформлении производится систематизация документов в деле, подшивка или переплет дела, нумерация его листов, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела (при необходимости).

Законченные делопроизводством дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения после окончания календар­ного года, в котором они были заведены, подлежат оформле­нию, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Ос­новными правилами работы ведомственных архивов для их по­следующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин­декса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк­турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел.

Совсем по-другому оформляются дела постоянного, вре­менного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются ме­таллические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеру­ются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкла­дывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, кото­рые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их ис­пользования все листы дела нумеруют черным графитным ка­рандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумерует­ся. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, ну­меруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруют­ся на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации не­большого количества листов на них ставятся номера предыду­щих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же дела­ют, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется зано­во с места возникновения ошибки.

Для учета количества листов в делах постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соот­ветствующий акт) изменения в составе и состоянии докумен­тов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литер­ных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера лис­тов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва­ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко­торый затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов произво­дится оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.*

При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведе­ний по номенклатуре дел:

• полное наименование организации с указанием ее подве­домственности;

• наименование структурного подразделения;

• делопроизводственный индекс дела, состоящий из ин­декса структурного подразделения и номера дела по но­менклатуре;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, пре­дусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архи­ва и организации. Этот архивный шифр проставляется в ве­домственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хране­ния и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреж­дения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвер­жденных руководителем организации.

Наименование организации должно указываться в имени­тельном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название бе­рется в скобки, новое дописывается под ним.

Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его за­головок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится об­щий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание докумен­тов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид до­кументов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, от­ражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих до­кументов. Например: Приказы директора предприятия по про­изводственным вопросам № 1—78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1—20.

Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Прика­зы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1—56. Копии.

К заголовку составляется аннотация, если в деле содержат­ся документы, имеющие справочное значение, документы, ко­торые могут служить предметом самостоятельного поиска, осо­бо ценные документы, наличие которых не может быть опре­делено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по марке­тинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для кото­рой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты докумен­тов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) са­мого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиаль­ных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней запи­сей в журнале.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком слу­чае под датой делается об этом запись: «В деле имеются доку­менты за... год(ы)».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, со­держащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Если дело начато в одной организации, а закончено в дру­гой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа­цию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание коли­чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла­туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч­нем документов с указанием сроков хранения или после уточне­ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по­стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Процедура 3. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним.

Составление описи — это завершаю­щий этап работы с документами в делопроизводстве По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются:
• описи дел постоянного хранения;
• описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения;
• описи дел временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, а также в целях облегчения поиска необходимых сведений, могут составляться отдельные описи на дела по личному составу.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об­разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется от­дельно на дела: постоянного хранения (см. приложение 11); временного (свыше 10 лет) хранения (см. приложение 12); по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной вало­вой нумерацией.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ­ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хра­нения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных докумен­тов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное ко­личество нормативно-методической литературы, то организа­ция хранения электронных документов в делопроизводстве за­частую осуществляется стихийно.ъ