Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии его содержательной части (текста).Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки. Архивная копия полностью повторяет запрашиваемый документ. После текста архивной выписки или на обороте листа указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа, послужившего основанием для оформления данной выписки.
Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на местах скреплений заверены руководителем архива.
Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются заявителю обычным письмом.