Согласно закона о бухгалтерском учете, при принятии учетной политики, организация должна утвердить рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.
В силу того, что План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности является типовым для предприятий всех организационно-правовых форм и отраслевой принадлежности, а также содержит большое количество альтернативных вариантов учета по многим объектам и направлениям, предприятиям рекомендуется утверждать свой рабочий План счетов.
Переход на новый план счетов можно было осуществлять либо с 1 января 2010 г., либо на 31 декабря 2009 г., так как переход на новый план счетов в течение года может вызвать определенные трудности с составлением промежуточной бухгалтерской и налоговой отчетности. Переход организации с нового года на новый план счетов должны быть зафиксирован в приказе об учетной политике.
Прежде чем приступить к переходу на новый план счетов, организация должна провести инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, с использованием унифицированных форм, утвержденных постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 18 августа 1998 г. № 88.
На основании результатов проведенной инвентаризации организация приступает к переносу остатков по счетам плана действующего и вновь введенного.
Бухгалтерские проводки, выполненные в целях перехода к новому плану счетов бухгалтерского учета, необходимо отразить во внутреннем документе организации – бухгалтерской справке, которая также составляется бухгалтером организации в данном отчетном периоде.
Замена рабочего плана счетов, в связи с переходом на новый план счетов, может затронуть правила документооборота и некоторые моменты учета в организации, что должно быть также отражено в приказе (распоряжении) организации.
Основная цель разработки рабочего плана счетов – построить такую схему бухгалтерского учета, чтобы она могла учесть потребности в аналитике не только для структурных подразделений, но и для всех целей ведения учета. Это и формирование бухгалтерской отчетности, и подготовка информации для управления, исчисления налогов и сборов, и ведение статистического учета.
Как правило, структура каждого счета рабочего плана счетов предполагает следующую иерархию информационных данных по возрастанию степени детализации аналитического учета:
- счет;
- субсчет;
- аналитические признаки первого уровня;
- аналитические признаки второго уровня и т. д.
Количество уровней аналитических признаков диктуется потребностями и техническими возможностями организации: (прежде всего уровнем автоматизации учетного процесса).
Каждый последующий уровень (по возрастанию номера) детализирует признак предшествующего уровня.
Аналитические признаки группируются в один уровень счета на основании какой-либо единой характеристики (группы основных средств, видов сырья и материалов, видов деятельности предприятия, поставщиков и покупателей, мест возникновения и пр.).
Следует обратить внимание, что организация имеет право не использовать (изменять или дополнять) субсчета, указанные в типовом Плане счетов.
Переход на новый план счетов – процесс не простой. Он не только затронет перенастройку программного обеспечения, подготовку новых журналов ордеров и т.д., но и потребует переобучение работников бухгалтерских служб. Поэтому руководитель предприятия и главный бухгалтер должны выбрать наиболее оптимальный, экономически целесообразный момент перехода на новый план счетов.