Исходя из этого, контроль следует определить как процесс выявления, оценки и информирования об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадениях и результатах их анализа.
С одной стороны, это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонений от установленных стандартов.
С другой, – это процесс отслеживания хода выполнения и оценки полученных результатов в процессе реализации принятых управленческих решений.
^ Основной причинойнеобходимости контроля в управленческой деятельности является та или иная степень неопределенности любого управленческого решения.
Управленческое решение принимается во вполне определенный момент времени, которому соответствуют конкретные информация, внешние и внутренние условия. Реализуется же решение в течение более или менее продолжительного периода времени, в ходе которого появляется дополнительная информация, претерпевают изменение все условия реализации принятого решения.
Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.
Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях:
- диагностики состояния дел,
- ориентирования,
- стимулирования,
- корректировки действий,
- распространения передового опыта,
- осуществления авторского надзора,
- педагогической и
- правоохранительной.
^ Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения;
Ориентирующая функция контроля направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания;
Стимулирующая функция контроля проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора.
^ Корректирующая функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась. Сделать это следует «на месте», не откладывая в «долгий ящик». Руководитель должен сознавать, что фактическое положение есть результат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя. Какой должна быть тактика руководителя в данной ситуации?
^ Авторский надзор - одна из функций контроля, в ходе которого автор не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения, обсуждает с заинтересованными лицами сомнения, учится, повышает свою квалификацию. Контроль выполняет в этом случае и педагогическую функцию.
Контролю свойственна и правоохранительная функция, так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и защиты существующих норм права.
^ 11.2. Виды контроля и их классификация
Известны различные виды контроля и признаки их классификации. В качестве последних могут быть особенности субъектов контроля, характер задач, взаимоотношение субъекта контроля с подконтрольным объектом, используемые методы и техника контроля, и др.
Выделяют следующие виды контроля:
- формальный,
- реальный,
- внутренний и
- внешний виды контроля.
^ В специальной литературе по менеджменту в последние годы авторы чаще указывают три вида контроля:
- предварительный,
- текущий и
- итоговый.
^ В зависимости от субъекта различают:
- государственный,
- ведомственный,
- общественный виды контроля, которые, в свою очередь, могут иметь подвиды.
Их относят к общим, поскольку эти виды используются во всех сферах общественной и государственной жизни.
Классификация видов контроля производится по следующим основаниям:
а) по принадлежности к предприятию носителя контроля (внутренний и внешний контроль или проверка);
б) по обязательности контроля (добровольный контроль, контроль согласно уставу, договорный контроль, контроль согласно законодательства);
в) по объекту контроля (контроль за объектом, контроль за решением, контроль за результатами);
г) по регулярности (регулярный и нерегулярный контроль, специальные проверки);
д) по объему контроля (полный, сплошной или выборочный контроль);
е) по отношению к времени реализации контролируемых управленческих решений и действий (предварительный, текущий и последующий контроль).
Создавая систему контроля исполнения принятых решений, необходимо выполнить комплекс действий по планированию и организации контрольной деятельности на предприятии, в организации или в учреждении. Комплекс действий по организации контроля должен включать в себя следующие элементы.
1.
^ Выбор концепции контроля. (Менеджер должен решить, следует ли на предприятии применить всеобъемлющую систему планирования, контроля, отчетности и менеджмента – “контроллинг” или организовать контрольную деятельность применяя частные проверки и контроли).
2.
^ Определение цели контроля. (Менеджер на данном этапе формирования системы контроля устанавливает критерии целесообразности, правильности, регулярности и эффективности проведения контрольных мероприятий).
3.
^ Определение объектов контроля. (При планировании контрольных мероприятий вне рамок контроллинга менеджер должен определить направленность контрольных мероприятий. В качестве объектов контроля могут выступать потенциалы, методы, результаты, промежуточные и итоговые показатели деятельности предприятия).
4.
Определение контролируемых норм. (В их качестве выступают объекты должностных или функциональных обязанностей, такие как этические, правовые, производственные и сравнительные нормы, цели, задачи, виды деятельности предприятия.
5.
^ Определение субъектов контроля. Это действие предполагает выбор вида контроля по критерию “зависимости от процесса”.
6.
Определение методов контроля.
(По направлению: - прогрессивный контроль – от положения вещей к его отображению или
- ретроградный контроль – от отображения к положению вещей;
По непосредственности:
- методы непосредственного контроля и
- методы косвенного контроля (по контрольным индикаторам).
7.
^ Определение объема контроля.
(Различают: полный,
сплошной,
выборочный контроль.
Правильный выбор объема контроля оказывает существенное влияние на эффективность контрольной работы, управленческой деятельности и работы предприятия в целом. Например, в условиях массового производства сплошной контроль может привести к значительному увеличению численности персонала контрольных органов, увеличению издержек и снижению объемов реализации готовой продукции. Поэтому в данных условиях прибегают, как правило, к выборочному контролю качества продукции).
8.
^ Определение действий по контролю. (При необходимости руководитель может указывать последовательность мероприятий при осуществлении конкретной программы контроля. В ряде случаев лица, привлеченные к проведению контрольных мероприятий могут действовать разрозненно).
9.
^ Определение точек контроля. (Организовывая контрольные мероприятия необходимо четко обозначить место или места осуществления контрольных мероприятий, время начала и окончания контроля, установить последовательность контрольных мероприятий).
10.
^ Определение средств контроля. (В целях повышения качества контроля необходимо обеспечивать контрольную деятельность определенными ресурсами. В качестве ресурсов могут быть использованы, например, различные счетные устройства, компьютеры с соответствующим программным обеспечением и т.п.)
11.
^ Определение областей контроля. (При принятии решения о проведении контрольных мероприятий следует четко обозначить область объекта контроля, параметры которой интересуют руководителя. Это позволит снизить затраты времени и ресурсов на осуществление контрольных мероприятий, а также ограничить поток информации, проходящей через руководителя. Например, при аудиторской проверке контролю могут быть подвергнуты отдельные статьи баланса предприятия).
12.
^ Определение допусков на погрешности. (При организации контрольных мероприятий необходимо установить величину допустимой ошибки результатов контроля. Методика расчета данной величины приводится в соответствующей статистической учебной или справочной литературе).
13.
^ Определение способа сообщения результатов контроля. (По результатам контроля как правило составляется акт с подписями лиц, осуществлявших контрольные мероприятия, и лиц, действия или объекты ответственности которых подвергались проверке. В письменных отчетах могут быть указаны особые мнения по результатам проверки).
14.
^ Определение способа оценки отклонений. (Это действие подразумевает анализ отклонений, локализацию их причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления ситуации).
Следует иметь ввиду, что контрольные мероприятия проводимые спонтанно, бессистемно не дадут положительных результатов. В рамках всего комплекса деятельности предприятия следует придерживаться принципа систематичности и всесторонности контроля за выполнением решений. На предприятии не должно быть неприкосновенных для контроля зон или участков работы. Их существование может стать источником серьезных конфликтов не только внутри предприятия, но и с субъектами внешнего окружения, источником правонарушений и т.д.
^ 11.4. Основные принципы и критерии организации контроля
При организации системы контроля принято придерживаться следующих общепризнанных принципов:
1.
осмысленность и однозначное восприятие стандартов сотрудниками;
2.
двустороннее общение с сотрудниками;
3.
достаточность контрольных мероприятий и действий;
4.
установление жестких, но достижимых стандартов;
5.
вознаграждение за достижение установленных стандартов и норм.
В интересах формирования действенной системы контроля исполнения принятых решений следует придерживаться критериев оценки организации процессов контроля. К ним относятся:
1.
эффективность контроля;
2.
эффект влияния на людей;
3.
выполнение задач контроля;
4.
границы контроля (ограничения контроля).
Критерий эффективности контроля предполагает его оценку на успешность, которая состоит и сравнения полезности контроля (избежание в будущем расходов, связанных с недостатками, последствиями и устранением недостатков, выполнение обязательств) и расходов на контроль (затраты на персонал и материальное обеспечение, а также затраты на устранение недостатков).
^ Критерий эффекта влияния на людей. Контрольные мероприятия могут по разному воздействовать на персонал предприятия. В одном случае они будут стимулировать к повышению качества работы, содействовать формированию чувства удовлетворения, доверия и приобретению знаний. В другом случае меры по контролю могут вызвать недоверие, угрозы, демотивацию и т.п. Исходя из этого контрольные мероприятия должны осуществляться таким образом, чтобы исключить возможность защитной реакции у проверяемых лиц.
^ Выполнение задач контроля. Данный критерий является одним из основных. Результатами контроля могут выступать выявление совпадений и отклонений при реализации принятых проектов, устранение отклонений, выработка решений относительно достоверности данных о потенциальных возможностях и результатах работы, а также достижение эффектов обучения (положительные изменения в состоянии дел в будущем на основе анализа причин недостатков).
^ Границы контроля. В обществе общепризнанны некоторые ограничения на осуществление контрольных мероприятий.