Экономическая и управленческая информация, ее характеристики и классификация

Введение

 

Основная учебная цель курса — приобретение будущим менеджером должного уровня компетенции в управлении информационными ресурсами организации. Эта цель достигается путем формирования требуемого сочетания представления, понимания и умения, кото­рое обеспечивает управление информационными ре­сурсами организации с заданным качеством. Для это­го необходимо:

иметь представление:

• об информационных системах, ресурсах и технологиях;

• о системном и прикладном программном обеспе­чении информационных технологий;

• об основах сетевых технологий;

• о рынке технических и программных средств ин­формационных технологий;

• об организации информационного и документационного обеспечения управления;

знать:

• назначение и области применения различных ви­дов компьютерной, коммуникационной и органи­зационной техники;

• назначение и области применения основных ин­формационных технологий обеспечения управлен­ческой деятельности;

• назначение и состав организационно-методического обеспечения управления информационными ре­сурсами организации;

уметь:

• определять основные направления политики орга­низации в управлении информационными ресурсами

• оценивать эффективность различных вариантов ин­формационного обеспечения управленческой дея­тельности;

• выбирать и рационально использовать конкретные информационные технологии обеспечения деятель­ности на своем рабочем месте;

• определять потребности организации в квалифици­рованных специалистах в области информационного обеспечения управленческой деятельности и осуществлять соответствующую политику по подбору и обучению персонала;

• оценивать и рационально организовывать работу подразделений информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности.

Любая организация имеет информационную систему и информационные ресурсы. Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процес­сом ее получения и использования.

 

 

Рис.1 – Информационный контур системы управления

В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орган управления). Их совокупность определяется каксистема управления.

Управляющая часть оказывает на управляемый процесс оп­ределенное воздействие. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управ­ления, в связи с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замк­нутыйинформационный контур.

В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, о состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.

 

Тема1. Экономическая и управленческая информация, ее характеристики и классификация

Информация — это совокупностьсигналов, воспринимаемыхнашим сознанием, которые отражают те или иные свойстваобъектов и явлений окружающей нас действительности. Природаданных сигналов подразумевает наличие принципи­альных возможностей по их сохранению, передаче и трансформации (обработке),

Другой подход к определению информации отталкивается от схематичного пред­ставления процесса ее передачи. На предельном уровне абстрагирования в нем можно выделить два фундаментальныхэлемента:

• источник (передатчик);

• приемник (потребитель,клиент).

При их взаимодействии, собственно говоря, и возникает информация — некото­рое сообщение, которое тем или иным способом уменьшает незнание потребителя (приемника) о некотором объекте, факте или явлении. Основываясь на данном подходе, один из основоположников теории информации Клод Шеннон опреде­лил информацию как снятую неопределенность.

В одном терминологическом ряду с информацией стоят понятия “данные” и “знания”.

Под данными обычно понимают информацию, представленнуюв конкретных формах, которые адекватны возможным (ожидаемым) процессам ее обработки.

Знания — это информация, на основании которой путем логических рассуждений могут быть получены определенные выводы.

Также под знаниями иногда понимают данные, имеющие сложную организацию, обладающие как фактографической, так и семантической составляющими. Под фактографической составляющей понимается информация, связанная с регистра­цией событий и явлений, а под семантической — информация, касающаяся содер­жательного (смыслового) толкования зарегистрированных фактов.

 

Информация, используемая для принятии управленческих решений на всех уровнях, весьма разнообразна по своему содержанию. На уровне фирм (предпри­ятий) к ней относятся:

• технические характеристики средств производства (в первую очередь, обору­дования);

• описание технологии и условий производства;

• рыночная конъюнктура (цены, объемы спроса);

• сведения об оборотных средствах;

• сведения о кадровом составе;

• сведения о наличии и потребностях в ресурсах;

• нормативы, плановые задания;

• совокупность расчетных показателей (таких, как фондоемкость, рентабельность, себестоимость);

• различные приказы, инструкции, методики.

Перечисление и конкретизацию можно было бы продолжить, но у всех этих сведений есть общий признак — они относятся к производственно-хозяйственной деятельности людей. По этому признаку их определяют как экономическую информацию.

Можно согласиться с определением экономической информации, сформули­рованным В. Д. Бройдо. Согласно ему, “Экономическая информация — это та информация, которая возникает при подготовке и в процессе производствен­но-хозяйственной деятельности и используется для управления этой деятель­ностью”.

 

Характеристики экономической информации

Среди наиболееважных характеристик экономической информации, отражаю­щих предъявляемые к ней требования, могут быть названы корректность, ценность, достоверность, точность, актуальность, полнота.

Говорят, что информация является корректной, если она обладает такими формой и содержанием, которые обеспечивают ее однозначное восприятие всеми потре­бителями.

Под ценностью понимают свойство информации, отражающее, в какой степени она способствует достижению целей и задач ее потребителя (например, управля­ющей системы).

Свойство достоверности связывает содержательную сторону информациикакотражения некоторой объективной реальности с самой реальностью, а точность определяется мерой близости (удаленности) их друг от друга.

Понятие актуальности информации неявно подразумевает возможность измене­ний во времени состояния того объекта, к которому она относится. Актуальность информации отражает ее адекватность действительному состоянию референтно­го объекта.

Полнота информации отражает ее достаточность или недостаточность для при­нятия управленческого решения.

 

Система классификации

Важным понятием при работе с информацией является классификация объектов.

Классификация — система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.

Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и вы­делить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов — это процедура группировки на качественном уровне, направ­ленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.

Свойства информационного объекта определяются информационными параметрами, называемыми реквизитами. Реквизиты представляются либо числовыми данными, напри­мер вес, стоимость, год, либо признаками, например цвет, марка машины, фамилия.

Реквизит — логически неделимый информационный элемент, описываю­щий определенное свойство объекта, процесса, явления и т.п.

При классификации широко используются понятия классификационный признак и значение классификационного признака, которые позволяют установить сходство или различие объектов. Возможен подход к классификации с объеди­нением этих двух понятий в одно, названное как признак классификации. Признак класси­фикации имеет также синоним основание деления.

 

Классификация управленческой информации

Рисунок 2 – Классификация информации, циркулирующей в организации

 

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на вход­ную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация — это информация, поступающая в фирму или ее подразде­ления.

Выходная информация — это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразде­ление: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация— за пределами объекта.

 

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторич­ной, промежуточной, результатной.

Первичная информация—это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация — это информация, которая получается в результате об­работки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и про­межуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и по­стоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произ­веденной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество ис­правных станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация— это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информа­ция может быть справочной, нормативной, плановой:

• постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служаще­го, профессия работника, номер цеха и т.п.;

• постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосудар­ственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество про­дуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;

• постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме пла­новые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалис­тов определенной квалификации.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текс­товую и графическую.

Текстовая информация — это совокупность алфавитных, цифровых и специаль­ных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация — это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют эконо­мическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, норма­тивно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация — информация о параметрах объекта управления на буду­щий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Учетная информация — это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан ана­лиз хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управ­лению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативно­го учета.

Оперативная (текущая) информация — это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (дан­ный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколь­ко быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

 

 

Рисунок 3 – Общая структурная схема цикла информационного
процесса

Входная информация поступает в орган управления извне.

Часть ее, первичная информация, поступает от объекта управления и получается в результате непосредственного измерения или подсчета. Допустим, для фирм, занятых в сфере промышленного производства, это объем выпущенной продукции, количество брака, численность рабочих, время простоев, запасы на складе и т. д., для банков и финансовых компаний - ставка рефинансирования, объем активов и пассивов, кредитов и депозитов, действующие нормы выплат по ним и т. д.

Первичная информация теснее всего соприкасается с конкретной стороной деятельности управляемых экономических объектов, причем включает как медленно изменяющиеся (условно постоянные), так и оперативные данные.

Особенностью первичной информации является то, что она очень часто содержит объемные характеристики работы объекта. На основании этих объемных характеристик с использованием нормативно-справочных данных в дальнейшем получается подробная оценка фактического состояния и динамики управляемого объекта.

С точки зрения процесса управления, первичная информация выполняет роль обратной связи, поступающей от управляемого объекта и показывающей достигнутые результаты, а также отклонения от нормативного функционирования объекта.

Остальная часть входной информации - ее иногда называют внешней и условно делят на осведомляющую и директивную - поступает из сторонних по отношению к управляющей системе органов.

Директивная информация исходит из вышестоящих органов и в зависимости от характера подчиненности может включать параметры и условия формирования обязательных (налоговых) выплат, плановые задания и их корректировки, выделенные лимиты.

Осведомляющая информация поступает от вышестоящих органов, а также от фирм, предприятий и организаций, связанных с объектом управления. Это поставщики, подрядчики, транспортные организации, финансовые институты (банки, пенсионные фонды, страховые компании), территориальные органы государственной власти. Если директивные данные непосредственно влияют на цели функционирования объекта, то осведомляющиеопределяют условия его работы.

Директивные и осведомляющие данные, в отличие от первичных, преимущественно имеют стоимостной или безразмерный характер.

По частоте изменения и форме использования выделяют нормативно-справочную информацию. Это экономические, технологические, материальные и трудовые нормативы, расчетные коэффициенты, каталоги, номенклатурные справочники.

Нормативно-справочная информация отличается большей стабильностью и, как правило, проще организуется в однородные массивы.

Нормативно-справочная информация так же, как и входная, является исходным материалом для последующей обработки и поступает в орган управления извне. По этому признаку ее можно было бы отнести к входной информации, но в отличие от последней нормативно-справочная информация используется многократно и после первоначального ввода длительное время хранится в системе управления. Поэтому мы считаем необходимым включить ее в состав внутренней информации, то есть информации, хранимой и обрабатываемой внутри системы управления.

Наиболее характерными операциями ее обработки являются выборка из соответствующих массивов и обновление. При создании информационных систем специфика хранения, обновления и использования нормативно-справочной информации обусловливает ее выделение вместе со средствами поиска и обновления в отдельную подсистему.

Из нормативно-справочной и входной информации в результате обработки получается все обилие производной информации. Методы обработки могут быть самыми разными, от простой передачи, агрегирования и группировки до сложных экономических расчетов, граничащих с анализом.

Производная информация, полученная в результате таких расчетов, отражает более сложные экономические характеристики производства:

себестоимость разных видов продукции,

производительность труда,

рентабельность.

Для сравнения текущей работы объекта с директивными заданиями часть производной информации выражается в тех же показателях, что и директивные задания. Однако производная информация неизмеримо шире по составу и форме представления, чем входная и выходная, поскольку она отражает все разнообразие используемой информации и сложность ее обработки. Она во многом зависит от типа экономико-математических моделей, которые используются при организации процессов управления.

Получение производной информации является целью обработки и определяет выбор соответствующих методов.

В обработке как процессе преобразования информации можно выделить этап получения прогнозной, плановой и учетной информации.

Учетная информация относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим условиям. В нее входят как первичная информация, так и часть производной. Это данные о фактическом выпуске продукции по стоимости, номенклатуре и качеству, о затратах ресурсов, потерях, запасах, использовании оборудования, начисленной заработной плате, налоговых и премиальных выплатах и др. Они получаются из первичных данных с использованием принятых нормативов, тарифов, цен, ставок и других видов нормативно-справочной информации. Специфика учета как функции управления определяет специфику обработки учетной информации и необходимость ее первоочередной автоматизации.

Учетная информация описывает уже совершившиеся процессы, реально существующие условия. Она определенна и не зависит от последующих действий или принимаемых решений.

В отличие от нее прогнозная и плановая информация может корректироваться при изменении условий или целей.

Расчеты учетных и плановых данных образуют в некотором смысле встречные потоки.

В процессе расчетов учетные данные в основном агрегируются, группируются и идут от натуральных показателей к стоимостным, а плановые данные - наоборот, от стоимостных и укрупненных натуральных показателей к детальным данным технической подготовки и обеспечения производства.

Учетная и плановая информация является основой всего процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции.

Так, оценка деятельности фирмы получается при прямом сравнении соответствующих показателей учетных и плановых данных.

Вместе с нормативно-справочной учетная и плановая информация оказывается внутренней для органов управленияи при создании информационных систем должна храниться в ее информационной базе. Над ней проводятся наиболее сложные виды обработки, обеспечивая решение управленческих задач.

Окончательным итогом обработки можно считать получение выходных данных. Выходными их называют потому, что подразумевается управление ими (или контроль) со стороны вышестоящих (внешних) органов. Обычно данные при этом физически не удаляются, а участвуют в последующих циклах обработки. Частьиз них поступает к объекту управления, а часть - к вышестоящим органам и другим подразделениям.

Информация, поступающая к объекту управления, оказывает нужные воздействия и тем самым влияет на его дальнейшую работу. Эта информация обычно вырабатывается с участием человека, определяется в процессе принятия решений, и поэтому ее называют управляющей. Примером могут служить фонды экономического стимулирования, объем и структура инвестиций, перераспределение ресурсов и т. д.

Информация, поступающая к вышестоящим органам, имеет характер отчетности и может выдаваться в установленных статистическими и налоговыми органами формах. Она значительна по объему.

Деление выходной информации на управляющую и отчетную оказывается условным, так как она может пересекаться, содержать одни и те же данные.

К выходным относят также данные, поступающие к другим подразделениям и являющиеся для них осведомляющими.

Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информацион­ной системе. Для страны — это будут информационные ре­сурсы страны, для организации какого-то уровня — ин­формационные ресурсы организации.

Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 25 января 1995 г. определяет ин­формационные ресурсы как отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других инфор­мационных системах).

Любая организация существует в некоторой внешней сре­де. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структур­ных подразделении предприятия и работающих там людей, технологическими, социальными, экономическими и дру­гими отношениями между ними.

В зависимости от источника возникновения в рамках орга­низации имеется внутренняя и внешняя информация, со­ставляющая ее информационные ресурсы.

Информация внутренней среды, как правило, точная, пол­но отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее обра­ботка часто может осуществляться с помощью стандарт­ных формализованных процедур.

Пример внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках,. каналах сбыта. Внешняя среда — экономические и политические субъек­ты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиен­тами, поставщиками, посредниками, конкурентами, госу­дарственными органами и т.п.

Информация из внешней среды часто приблизительна, не­точна, неполна, противоречива, имеет вероятностный ха­рактер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки.

Пример внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства.

Управление информационными ресурсами означает:

• оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;

• изучение документооборота организации, его рационализа­ция; стандартизация типов и форм документов; типизация информации и данных;

• преодоление проблемы несовместимости типов данных;

• создание системы управления данными и т.п.

Информационная технология Под технологией понимается совокупность методов обра­ботки, изготовления, изменения состояния, свойств, фор­мы сырья, материала или полуфабриката, осуществляем в процессе производства продукции. Это высшее умение чего-нибудь делать. Когда мы говорим об информационном технологии, в качестве материала выступает информация. В качестве продукта — тоже информация. Но это качествен­но новая информация о состоянии объекта, процесса или явления. Технология представлена методами и способами работы с информацией персонала и технических устройств

Информационная технология — система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения. представления и использования информации.