Понятие документирования

Понятие документирования. Документирование это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда.

В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов.

Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами. Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать.

Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Так, Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации ст. 5 указывает Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Организация работы с документами это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит прием и первичная обработка документов их предварительное рассмотрение и распределение регистрация документов контроль исполнения документов информационно-справочная работа исполнение документов их отправка систематизация формирование дел и текущее хранение документов. 1.2. Основные правила составления и оформления документов Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно методических документов каждое учреждение организация, фирма устанавливает свои требования к работе с документами в уставе положении, регламенте, правилах, инструкциях.

В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе - права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов - состав применяемых в аппарате управленческих документов - компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов - порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью - обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования - обеспечение юридической силы документа - создание условий для оперативного исполнения документов возможность оперативного поиска документов использования их в справочных целях - возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов.

Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке. Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. 1 Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. Издательство стандартов, 2003. С. 3 01-Государственный герб Российской Федерации 02-герб субъекта Российской Федерации 03-эмблема организации или товарный знак знак обслуживания 04-код организации 05-код формы документа 06-наименование организации 07-справочные данные об организации 08-наименование вида организации 09-дата документа 10-регистрационный номер документа 11-ссылка на регистрационный номер и дату документа 12-место составления или издания документа 13-гриф ограничения доступа к документу 14-адресат 15-гриф утверждения документа 16-резолюция 17-заголовок к тексту 18-отметка о контроле 19-текст документа 20-отметка о наличии приложения 21-подпись 22-гриф согласования документа 23-визы согласования документа 24-печать 25-отметка о заверении копии 26-отметка об исполнителе 27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28-отметка о поступлении документа в организацию 29-идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему.

Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24. Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат.

Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 текст документа передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов обязательных элементов. Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое закреплено за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. 7 В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной административной документации зафиксированы государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении 1 образцы бланков документов - в приложении 2. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. 1.3.