Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов

Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов. Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа кроме текста, которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита кроме текста 28 знаков. Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 через один интервал. Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему - от границы левого поля печатают реквизиты заголовок к тексту, текст без абзацев, отметка о наличии приложений, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизитах подпись, гриф согласования, заверительные надписи верно слова примечания и основание, если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию в приказах, распоряжениях слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ в протоколах слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев отступив 32 печатных знака реквизит адресат отступив 40 печатных знаков реквизиты гриф ограничения доступа к документу и гриф утверждения отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите подпись.

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях. 10 1.4. Требования к бланкам документов Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк документа это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации авторе документа.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 210х297 мм и А5 148х210 мм. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее 20 мм - левое 10 мм - правое 20 мм - верхнее 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.

Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 10 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой прил. 1 и продольный прил. 2. Реквизит 01 02 или 03 располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов - центрированным начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов - флаговым каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов - общий бланк - бланк письма - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03, 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03, 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках русском слева и национальном справа на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. Издательство стандартов, 2003. II. Документирование деятельности учреждений 2.1.