Унификация текста документа

Унификация текста документа. В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями документ и юридическая сила документа. В Федеральном законе Об информации, информатизации и защите информации закреплено следующее определение понятия документ Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 24-ФЗ. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения Делопроизводство и архивное дело. Для более полной характеристики понятия документ следует раскрыть и понятие реквизит. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д ГОСТ закрепляет следующее определение Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения М. Издательство стандартов, 1998. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов планирование - посредством подготовки различных планов учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства регламентации деятельности уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др. распорядительной деятельности приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др. накопления и обобщения информации отчеты, акты, доклады и др. передачи информации письма, телеграммы, телефонограммы и др Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова документ documentum - доказательство, свидетельство.

В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием юридическая сила документа. Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан, которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления Кузнецова Т.В. Делопроизводство Документационное обеспечение управления М. ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез , 1999 С. 10 Юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Именно это обстоятельство вызвало к жизни процессы унификации, которые имеют многовековую историю.

Процессы унификация оправданы и экономически, и юридически. Экономически оправданы, потому что тем самым облегчается процесс составления и обработки документа, становится возможной и машинная обработка, например, благодаря унификации по концу первой фразы делового письма можно определить его тему и степень важности.

Юридически оправданы, потому что с помощью проверенных практикой формулировок смысл передается точно. В случае конфликта стороны могут использовать эти формулировки в качестве бесспорных аргументов. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. По официальному определению унификация - это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов. А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация текста производится по следующим основным направлениям состав информации, структура текста, языковые средства представления информации. Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения.

Состав информации в служебных документах устанавливается следующим образом из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация например, графа партийность из личного листка, в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий индивидуальный номер налогоплательщика. Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов.

Во всех случаях используется двухчастная структура текста первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы вторая - существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года. Не менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме.

При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способ фиксации постоянной информации на бумаге трафарет, анкета, таблица. В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией справка с места работы. При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека прил. 1 . Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам при составлении графика отпусков, описи дел по личному составу, штатного расписания прил.2, 3 . Форма документа появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др. Организация работы с документами Учеб. В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе М. Инфра-М, 1998 - С. 25. 1.2. Унифицированные системы документацииВсе формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения М 1998 Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации.

Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности. Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику.

Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию общему и специальному, нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой - в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д. В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества.

В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения.

Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы например, на отчет о научно-исследовательской работе или отдельные виды продукции например, форматы бумаги, так и на унифицированные системы документации. Унифицированная система документации УСД - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство Документационное обеспечение управления М. ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез , 1999 С. 15. Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства ведомства, осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии Делопроизводитель - 2001 - 1. II. Периоды унификации документов2.1. Унификация документов в 1920-1930-е гг. Период 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства. Принимая во внимание, что для успехов унификации необходимо ее постоянно действующее научно-методическое и организационно-техническое обеспечение, в конце 1924 года было принято решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства Оргстрой. Его учредителями стали НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, НКПС и некоторые другие центральные ведомства.

Выбор учредителей основывался на том, что они представляли собой отдельные отрасли управления с широко развитыми сетями подведомственных звеньев, для которых можно было бы разрабатывать общеотраслевые рекомендации, стандарты и т.п. Фактически Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который вел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ. Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи 1. Изучение и обобщение накопленного в центре и на местах опыта унификации делопроизводства и выработка на этой основе принципиально новых решений по совершенствованию управленческого труда, в том числе и делопроизводства. 2. Оказание учреждениям, предприятиям и т.п. практической помощи в унификации текста документов путем разработки и внедрения специальных проектов. 3. Обеспечение мероприятий унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой стандартной и бланочной документацией. 4. Обучение заинтересованных лиц современным методам ведения управленческих работ. 5. Информирование широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях унификации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

Исполняя эти задачи, Оргстрой оказывал помощь в унификации всем отраслям народного хозяйства транспорту, строительству, финансам, сельскому хозяйству и т.д. Оргстрой разрабатывал проекты унификации текста документов самых различных направлений управленческого труда.

Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране совершенствование призывной системы для местных органов военного управления разработка и внедрение новых форм учета и т.д. Вместе с тем следует указать, что основным видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства, которая занимала до 70 от общего объема работ.

Райцхаум А.Л У истоков организации секретарского дела в нашей стране Секретарское дело 2001 - 1. Для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты унификации, так и проекты унификации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольного, по личному составу, по жалобам и заявлениям.

Оргстрой предлагал заказчикам и новые виды делопроизводственных работ, находившихся в стадии апробации.

Так, например, в 1928-1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делопроизводства, основанную на четкой классификации поступающих, подготавливаемых и отправляемых документов, их распределения по исполнителям и повышении ответственности этих работников. Одно из методических пособий Оргстрой так и называлось Долой регистратуру или единые принципы быстрого движения, исполнения документов и текущей архивизации без регистрации. Успеха эта система не имела уже потому, что основой социалистического хозяйствования являлся учет, а эта система его обходила.

Разрабатывались также проекты по унификации работы машбюро, архивов учреждений и архивов чертежно-графической документации, по внедрению карточной системы регистрации и классификаторов документации и т.д. Наряду с этим Оргстрой подготавливал для заказчиков формы наиболее часто встречавшихся в практике их работы документов и правила унификации служебных документов.

Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию делопроизводства, охватывая своими постановками все новые и новые объекты, во много раз увеличивал свои экономические показатели Райхцаум А.Л Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века Делопроизводитель - 2001 - 1 Однако к концу 20-х гг. после создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Государственного института техники управления ИТУ , Оргстрой претерпел определенные изменения, поскольку был объединен с этим институтом.

А О Оргстрой преобразовали во Всесоюзное объединение организационного строительства. В своей работе оно стало более зависеть от методических рекомендаций и указаний ИТУ в частности, ИТУ везде требовал привязки к разработанному им Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий. Появился определенный уклон в сторону политизации проводимых работ.

Показательным в этом отношении стало I-е Всесоюзное совещание работников по советскому строительству, чистке госаппарата, ИТУ, его местных органов и системы Оргстроя, проходившее в Москве с 9 по 13 января 1931 г. На нем деятельность Оргстроя подверглась критике как ориентированная на достижение только материальных результатов в ущерб социально-политическим проблемам.

Предлагалось больше внимания уделять политической оценке объектов, классовому составу. Эти решения знаменовали собой изменения во внутренней политике государстве, когда был взят курс на совершенствование техники производства, а совершенствование аппарата управления вообще было отодвинуто за задний план. Линия на свертывание унификации делопроизводства нашла свое логическое завершение в Постановление Президиума ЦКК ВКП б и Коллегию НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г которым ИТУ был ликвидирован. Еще ранее Постановлением СНК СССР от 21 октября 1931 г. Оргстрой был преобразован в государственное Всесоюзное объединение Союзоргучет и передан в подчинение ЦСУ СССР. Сфера деятельности этого объединения была ограничена выпуском унифицированных форм учета и отчетности.

С ликвидацией ИТУ и Оргстроя дело унификации делопроизводства в нашей стране было фактически прекращена. Продолжение этой работы стало возможным лишь к концу 50-х - начало 60-х гг. ХХ века. Оценивая деятельность Оргстроя по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века, следует признать его положительную роль в совершенствовании управленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов.

Именно комплексность, когда объекта в ходе процессов унификации получал пакет нормативно-методической документации для перехода на новые формы работы совокупность новых форм, бланков и других видов документации, а также набор технических средств для механизации конторского труда, являлась залогом успеха постановок Оргстроя.

Опыт этой работы сохраняет свою значимость и для нашего времени. 2.2. Унификация документов в 1960-1970-е гг. Единая государственная система делопроизводства ЕГСД . Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х - началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства ЕГСД , активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций.

Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений Единая государственная система делопроизводства Основные положения М. Издательство стандартов, 1975 Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа.

В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы Унификация и стандартизация документов Рациональная организация документооборота Организация труда делопроизводственного персонала Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Вначале кратко остановимся на трех из названных групп вопросов, а именно на тех, подходы к которым в настоящее время существенно изменились. Это означает, что использовать рекомендации ЕГСД по этим вопросам в основном нельзя, так как многие из них устарели. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас. Речь идет об унификации и стандартизации документов, организации труда работников и механизации и автоматизации делопроизводства.

Первая группа состоит из раздела Подготовка служебных документов. В нем документирование управленческой деятельности рассматривается с точки зрения создания документов различными уровнями управления. Перечень наиболее важных организационно-распорядительных документов, издаваемых на различных уровнях, может быть использован и в настоящее время для определения видов документов, которые должны составляться и использоваться в тех или иных управленческих ситуациях.

В разделе устанавливаются юридические основания издания распорядительных документов, что важно знать современным руководителям, а часто и их секретарям-референтам. Следует сказать, что примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов приведен в приложении к ЕГСД. Перечень содержит не только наименования видов документов, но и определяет каждый из них и эти определения используются и сегодня во всех учебниках и учебных пособиях. Следующее направление - Основы организации труда делопроизводственного персонала включает следующие вопросы общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб структура и функции делопроизводственных подразделений учреждения должностной и численный состав делопроизводственного персонала нормирование делопроизводственных работ основные требования к оборудованию рабочих мест условия труда работников делопроизводства.

Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели.

Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов 1995 г Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 1998 г. и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников см например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993 Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г Однако рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение - канцелярия.

Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции.

В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Как известно, с момента выхода ЕГСД значимость службы делопроизводства возросла. Уже с 1980 года в крупных министерства и ведомствах начинают создаваться управления делами.

Расширились функции служб делопроизводства. Виды современных служб и их функции были закреплены более поздним документом - Государственной системой документационного обеспечения управления, о котором речь пойдет ниже. Однако и сейчас соответствующие рекомендации ЕГСД можно использовать как основу для организации и определения направлений деятельности делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций. Что касается рекомендаций, включенных в раздел Механизация делопроизводственных процессов, то их использовать нельзя.

Закономерно, что именно эти рекомендации устарели. Темпы развития средств механизации и автоматизации работ в сфере делопроизводства велики. Современные технические и программные средства создания и обработки документов в корне изменили представления о работе с документной информацией. Изменения происходят столь быстро, что закрепить их каким либо методическим документом просто невозможно.

Отдельно нужно остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.

Рассматриваемое направление состоит из пяти тематических разделов 1. Организация документооборота 2. Регистрация документов 3. Контроль за исполнением документов 4. Составление номенклатуры дел и формирование дел 5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. В разделе Организация документооборота сформулированы принципы основные требования организации движения документов в учреждении и на предприятии, которые лежат в основе действия и современных систем прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов необходимо добиваться максимального единообразия в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.

Таким образом, содержание раздела подчинено идее оптимизации и максимального единообразия работы с документами на всех стадиях их создания и движения.

В нем даны рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, методика определения объема документооборота. Следующий раздел - Регистрация документов. В нем сформулирован основной принцип организации регистрации, актуальный и сейчас - однократность.

Основное внимание в разделе уделено карточной форме учетно-справочного аппарата. Подчеркивается единство технологии регистрации и контроля исполнения документов, которая основана на использовании единой формы регистрационно-контрольной карточки. На этой же основе достигается и единство построения справочной системы. Другими словами, единая регистрационно-контрольная карточка была спроектирована таким образом, что могла быть использована для регистрации документов, их учета, контроля исполнения и поиска документной информации.

При этом строго соблюдался основной принцип регистрации. Форма карточки была разработана как типовая, ЕГСД закрепляла ее размеры, состав реквизитов и зоны их расположения. Форма карточки приведена в приложении к ЕГСД и, хотя в настоящее время она не является обязательной, вполне может служить основой для разработки системы регистрации документов предприятия при использовании как традиционной, так и автоматизированной технологии ДОУ. Кстати многие организации и предприятия сейчас используют регистрационно-контрольную карточку, рекомендуемую ЕГСД, так как она содержит необходимые реквизиты для регистрации документов. Контроль исполнения документов. В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения.

В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов.

Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку. Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю.

Эти формы могут служить основой и для разработки соответствующих форм по итогам контрольной деятельности на конкретном предприятии. Положения, включенные в следующий раздел ЕГСД Составление номенклатур дел и формирование дел, заслуживают особого внимания, так как они получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде. Раздел, подготовленный как рекомендательный, после выхода ЕГСД нашел почти повсеместное применение.

В 1980 году Положение о ГАФ СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела. В разделе рассматривается ряд элементов методики составления номенклатуры дел, порядок ее согласования и утверждения, правила индексации дел. Кроме того, в него включены правила систематизации отдельных категорий документов при формировании их в дела. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов 1986 г. Такое же широкое применение получили и получают в настоящее время рекомендации раздела Подготовка документов к последующему хранению и использованию. В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.

ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности.

Нужно сказать, что проблемам научно обоснованного отбора документов для хранения и уничтожения на многих предприятиях уделяется очень мало внимания. Это особенно характерно для негосударственных коммерческих предприятий. Однако современное законодательство все чаще обращается к вопросам документационного обеспечения управления. В частности, ряд законодательных норм обязывает негосударственные предприятия организовать хранение управленческой, кадровой и др. документации в соответствии с современными нормами и правилами.

Проведение этой работы ложится на службы ДОУ, в том числе на секретарей руководителей фирм. И в этом им может помочь ЕГСД, так как в данный раздел включены также рекомендации по составлению описей документов постоянного и временного хранения, изложен порядок передачи дел в архив организации, оформления годовых разделов описей, графика передачи дел. В разделе приводятся и сведения о сроках хранения документов, но ими руководствоваться не следует.

В настоящее время действуют современные нормативные документы по определению сроков хранения документации, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения 2000 г Помощь в работе секретарей и других специалистов по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались.

Это Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции форма регистрационно-контрольной карточки формы для сведений по контролю исполнения документов форма номенклатуры дел. Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть использован еще ряд приложений Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.

Они могут служить основой для разработки таких документов в конкретной организации. Формы описей дел, акта о выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию. Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране.

Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям Секретарское дело - 2001 - 2 Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУ . Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение.

При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.

Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ была принята в 1988 году последняя редакция - 1991 г. в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий.

В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов Государственная система документационного обеспечения управления Основные положения Общие требования к документам и службам документационного обеспечения М. Издательство стандартов, 1991. 1. Документирование управленческой деятельности 2. Организация работы с документами управление документацией 3. Механизация и автоматизация работы с документами 4. Служба документационного обеспечения управления.

Раздел Документирование управленческой деятельности состоит из четырех частей Состав управленческих документов Унификация и стандартизация управленческих документов Оформление управленческих документов Составление текстов управленческих документов. Из перечисленного сразу можно выделить часть, касающуюся оформления служебной документации, так как именно эти нормы в настоящее время не используются. Все остальные нормы и правила следует использовать.

При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и, конечно же, к их текстам. Нужно учитывать, что ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей магнитные ленты, диски и др Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Следующий раздел Организация работы с документами построен таким образом, что так же, как и ЕГСД, охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Поэтому нет необходимости их подробно рассматривать. Остановимся лишь на некоторых отличиях, которые связаны в основном с возможностью использования автоматизированных технологий при работе с документами. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов.

Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов. Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы ИПС по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы ручные картотеки, массивы на машинных носителях. Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы.

Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений участков деятельности, классификатор видов документов и др. В разделе рассматривается технология делопроизводственных операций в рамках создания и использования ИПС регистрации документов, их индексации, ведения справочной работы, оперативного хранения документов, составления номенклатуры дел формирования дел. По сути, она мало, чем отличается от изложенной в ЕГСД, за исключением того, что ориентирована на использование и традиционных методов, и возможностей средств автоматизации.

Нет необходимости подробно останавливаться и на таких подразделах, как Контроль исполнения документов , Подготовка документов к передаче в ведомственный архив. Рекомендации этих подразделов в основном соответствуют аналогичным рекомендациям ЕГСД и должны быть использованы в практике работы делопроизводственной службы конкретного предприятия. Рекомендации раздела Механизация и автоматизация работы с документами как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства.

Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами.

Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов. В последнем разделе Организация службы ДОУ заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия управление делами канцелярия общий отдел секретарь руководителя. В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства.

Раздел небольшой по объему, рекомендации даны в самом общем виде и содержат ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления и др. упоминались в данной статье.

В разделе не раскрываются функции служб делопроизводства, однако, они приведены в Примерном положении о службе документационного обеспечения управления, которое является приложением к ГСДОУ. Наряду с Примерным положением ГСДОУ снабжена еще целым рядом приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления, включая секретарей.

В их число входят Примерный перечень документов, подлежащих утверждению Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм РКФ Формы номенклатур дел Перечень типовых сроков исполнения документов Форма обложки дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ. Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес.

Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям Секретарское дело - 2001. 2.3. Унификация документов в 1970-1980-е гг. Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы.

Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением.

Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации ОКУД , впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД Секретарское дело - 2001- 1 Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач регистрация форм документов упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве сокращение количества применяемых форм исключение из обращения неунифицированных форм документов обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления рациональной организации контроля за применениям унифицированных форм. Общероссийский классификатор управленческой документации.

Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299 М. Госстандарт, 1993. В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами- разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации УСОРД , разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт 01 - резерв, так что фактически в ОКУД включено девять УСД 02 - организационно-распорядительная документация 03 - первичная учетная документация с 1997 г. 04 - банковская документация 05 - финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций 06 - отчетно-статистическая документация 07 - учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий 08 - документация по труду 09 - документация пенсионного фонда Российской Федерации 10 - внешнеторговая документация.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации содержит наименования 61 формы по следующим задачам создание организации, предприятия реорганизация организации, предприятия ликвидация организации, предприятия приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий распорядительная деятельность организаций, предприятий организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия прием на работу перевод на другую работу увольнение с работы оформление отпусков оформление поощрений оформление дисциплинарных взысканий.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению, но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.

Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации Секретарское дело - 2003 - 4. 2.4. Унификация документов в 1990-е гг. Изменение в общественно-политической сфере в 1990-е гг. естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации.

В наше время уровень стандартизации и унификации постоянно повышается. За последние десять лет стандарты пересматривались трижды, а последние два изменения разделены всего двумя годами Государственная система стандартизации ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-92, ГОСТ Р 1.5-92 М 1994 В настоящее время при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации УСОРД постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. далее - документы, включенные в ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД . Стандарт устанавливает состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов обязательных элементов. В ГОСТе детально описывается каждый реквизит.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом О Государственном гербе Российской Федерации Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021 . Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак знак обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом положением об организации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО . Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет ИНН КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации при ее наличии. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес номер телефона и другие сведения по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс 020 . Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения, для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну единую дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г а также оформление даты в последовательности год, месяц, день месяца, например 2003.06.05. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации и Справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени имеете, владеете или были, находились и т.д Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы - распорядительную часть без констатирующей письма, заявления - просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах приказ, распоряжение и т.д. организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа приказываю, предлагаю, прошу. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа постановляет, решил. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа приказываем, решили. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа слушали, выступили, постановили, решили. В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положение, инструкция, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акт, справка, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи инициалов, фамилии и даты согласования.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют заверительную надпись Верно должность лица, заверившего копию личную подпись расшифровку подписи инициалы, фамилию дату заверения.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении слова В дело номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа при необходимости - часы и минуты. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 210х297 мм и А5 148х210 мм. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее 20 мм - левое 10 мм - правое 20 мм - верхнее 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой рисунок А.1 и продольный рисунок А.2 . Реквизит 01 02 или 03 располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов - центрированным начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов - флаговым каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов - общий бланк - бланк письма - бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03 , 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03 , 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03 , 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках русском слева и национальном справа на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.